on 5 September 2026 Migliorare la gestione delle relazioni con clienti/fornitori con Dolibarr & DoliPlus
Questo modulo offre uno strumento complementare per mettere i clienti al centro dell’attenzione dell’organizzazione, al fine di rispondere meglio alle loro esigenze coinvolgendo tutti gli attori della relazione clienti intorno a questo obiettivo.
Le conversazioni in entrata o in uscita con i clienti/fornitori sono riassunte in uno scambio sulla scheda del cliente/fornitore dagli attori della relazione clienti dell’organizzazione.
Azioni/compiti possono essere successivamente assegnati ai vari attori coinvolti nello scambio, al fine di fornire una risposta o una soluzione alle richieste dei clienti o potenziali clienti.
Altri elementi come una conversazione via e-mail, un resoconto di visita, documenti possono essere anch’essi allegati a questo scambio, permettendo a tutti di disporre di tutte le informazioni necessarie per condurre azioni e prendere decisioni in modo efficace.
Una tabella riepilogativa generale offre una visione d’insieme degli scambi in corso e indica lo stato di avanzamento dei compiti a tutti i livelli della vostra organizzazione.
Finestre pop-up consentono di creare o modificare gli scambi e le azioni, mantenendo la concentrazione sulla tabella riepilogativa.
Presentazione della gestione delle relazioni con i clienti
Per quanto riguarda la gestione commerciale, all’attivazione del modulo, vengono aggiunte nuove schede se i moduli corrispondenti sono attivati nelle seguenti voci:
- Clienti/Fornitori,
- Preventivi, Proposte commerciali,
- Ordini,
- Fatture,
- Opportunità,
- Spedizioni,
- Contratti di servizio,
- Prodotti,
Per quanto riguarda la gestione degli acquisti, all’attivazione del modulo, vengono aggiunte nuove schede se i moduli corrispondenti sono attivati nelle seguenti voci:
- Ordini,
- Fatture fornitori,
Queste schede sono composte da un riquadro relativo al contesto e da una tabella che raggruppa gli scambi filtrati per cliente/fornitore, ordine, ecc.
Per allegare un ordine del cliente, un contratto di servizio o una spedizione a uno scambio, è più semplice avviare la creazione del dossier da queste schede.
Una tabella riepilogativa generale offre sia una visione d’insieme degli scambi aperti e dei loro stati, sia l’elenco delle azioni assegnate ai diversi attori dell’organizzazione con il loro stato di completamento.
Questa tabella evidenzia gli scambi non chiusi, seguiti dagli altri.
I filtri consentono di affinare la visualizzazione, mentre il pulsante “Altre colonne” permette di mostrare o nascondere le colonne in base al profilo utente.
- Pulsante per mostrare/nascondere singolarmente le righe dei dettagli di azioni, e-mail, ecc.
- Pulsante di gestione dello scambio: Visualizza, Modifica, Elimina + Aggiungi un’azione, collega un’altra azione, un’archivio e-mail, un resoconto (in base ai permessi degli utenti),
- Righe di dettaglio degli elementi collegati per tipo,
- Azione in blocco per mostrare/nascondere singolarmente le righe dei dettagli di azioni, e-mail, ecc.,
- Aggiungi uno scambio,
- Documenti collegati allo scambio,
- Oggetto collegato allo scambio, in questo esempio l’ordine,
I permessi degli utenti possono essere raffinati dall’amministratore dell’organizzazione.
Aggiungi/Modifica uno scambio
Agire sul pulsante contrassegnato con 5 per una creazione, e sul pulsante modifica nel riquadro 2.
- Uno stato consente di visualizzare o nascondere il dettaglio degli elementi associati nella tabella riepilogativa,
- Gli scambi con i clienti/fornitori possono essere di tipo “in entrata” o “in uscita” per indicare chi ha avviato il contatto,
- La modalità di contatto è definita da un dizionario nella configurazione del modulo,
- L’oggetto può essere libero o standardizzato da un dizionario definito nella configurazione del modulo,
- Selezionare il cliente/fornitore,
- Selezionare il contatto presso il cliente/fornitore,
- In caso di chiamata relativa all’interesse per uno o più prodotti (esempio: un prospect chiama),
- Destinatari dello scambio che riceveranno una notifica via e-mail con richiesta di conferma di lettura. In base alla configurazione, un gruppo designato può pre-compilare questo elenco, così come i gestori del conto cliente/fornitore di livello n in base alla configurazione del modulo,
- Un editor di testo per registrare lo scambio tramite dettatura vocale su Chrome, con inserimento di immagini tramite copia-incolla. Gli scambi consentono di annotare osservazioni e richieste formulate dai clienti.
- Un’area per il caricamento di documenti associati allo scambio. Vedere riquadri 6 sopra.
Filtrare gli scambi nella visualizzazione a elenco
Sono disponibili filtri per facilitare il monitoraggio di numerosi scambi.
Tra questi filtri:
- Il filtro Autore consente di limitare la tabella ai soli scambi di cui sono autore,
- Il filtro Destinatario consente di limitare la tabella ai soli scambi di cui sono autore e/o destinatario. Si noti che questo filtro non è disponibile per gli utenti i cui diritti filtrano già gli scambi a quelli di cui sono destinatari,
Notifiche
A ogni creazione, modifica o cancellazione, i destinatari vengono avvisati tramite e-mail con possibilità di conferma di lettura, in base alla configurazione.
I collegamenti sono attivi e consentono di aprire in una sessione DoliPlus le finestre corrispondenti.
L’autore riceve in cambio una notifica via e-mail e una tabella riepilogativa delle conferme di lettura riportata in fondo allo scambio.
Visualizzazione in modalità lettura dello scambio tramite collegamento cliccato dalla posta:
Aggiungere azioni e altri elementi allo scambio
Riprendiamo questo esempio di scambio e immaginiamo la distribuzione dei seguenti ruoli:
- Creazione di un’azione presso il gestore del conto per la conferma del suo bisogno. La maggior parte dei campi è pre-compilata per una compilazione rapida, pur dando la possibilità di modificare le opzioni. Al minimo, è necessario indicare il contenuto dell’azione e i destinatari. Verrà inviata anche una notifica con lo scambio come oggetto collegato.
- Creazione di un’azione presso l’ufficio tecnico per lo studio di fattibilità,
- Associazione di un resoconto della visita del precedente gestore commerciale,
- Associazione di un’e-mail in archivio del cliente,
In questo modo, ogni attore trova qui tutti i documenti e le conversazioni per fornire la migliore risposta al cliente in piena conoscenza di causa.
Dei pulsanti consentono di agire direttamente sull’azione collegata e, tramite il punto rosso/verde, di segnalarne la chiusura.
In base all’impostazione individuale dei diritti degli utenti, è possibile scollegare questa azione da questo scambio.
Aggiungere campi personalizzati al modulo
È possibile personalizzare il modulo di scambio utilizzando campi personalizzati come di consueto in DoliPlus. Vedere la configurazione del modulo.
Presentazione della gestione delle relazioni con i fornitori
Poiché una relazione cliente non può prescindere da una buona gestione delle relazioni con i fornitori, questo modulo può funzionare allo stesso modo con la gestione degli acquisti.
Qui, la creazione dello scambio dalla richiesta di acquisto consente di allegare automaticamente questa richiesta allo scambio.
Configurazione del modulo
Accedere alla configurazione del modulo tramite la gestione dei moduli o dal pannello di sintesi generale: un pulsante per l’amministratore consente di accedere alla console.
Attivare, secondo le esigenze, le diverse opzioni proposte ed spiegate durante la formazione iniziale.
Configurare i dizionari e i campi personalizzati eventualmente presenti.
Anche nel dizionario generale: Dizionario – Origini delle proposte/ordini
Impostare i diritti degli utenti.
Per approfondire, consultare la definizione di fidelizzazione del cliente su Wikipedia.
