Die Protokolle von DoliPlus basieren heute auf einer modernisierten, einfacheren und leserfreundlicheren Oberfläche. Sie erfassen Ihre Notizen schneller, informieren die richtigen Personen und finden alles leicht wieder.

Die Protokoll-Oberfläche heute

Protokolle dienen dazu, Ihre Kommunikation zu dokumentieren: einen Anruf, einen Besuch, ein Meeting. Im Laufe der Versionen hat DoliPlus deren Oberfläche vollständig überarbeitet, um sie im Alltag praktischer zu gestalten.

Vier Punkte erleichtern nun die Arbeit:

1. Die Eingabe erfolgt über einen Texteditor mit automatischer Zwischenspeicherung des Entwurfs während des Schreibens;
2. Sie fügen Dateien per Drag & Drop hinzu und verknüpfen das Protokoll mit einem Kunden, einem Kontakt oder einem Projekt;
3. Ihre Empfänger werden automatisch per E-Mail benachrichtigt (und per interner Benachrichtigung, wenn das Benachrichtigungsmodul aktiviert ist);
4. Die Listenansicht lädt ohne Seitenneuladung und nutzt die Bildschirmbreite besser.

Daher notieren Sie das Wesentliche ohne Aufwand. Zudem greifen Sie anschließend auf Ihre Notizen in einer klaren Liste zu.

Geführte Eingabe und Lesebestätigung

Bei der Erstellung speichert der Editor Ihren Text schrittweise: Sie verlieren nichts, wenn die Sitzung unterbrochen wird. Sie können auch mit einer vorgefertigten Vorlage beginnen und eine Gruppe von Nutzern direkt einladen.

Vor allem erhält jeder Empfänger eine E-Mail mit dem Protokollinhalt und einem Rücklink. Wenn eine Bestätigung angefordert wird, antwortet er mit einem Klick auf Ja oder Nein. Sie verfolgen dann auf dem Datensatz, wer das Protokoll gelesen hat und wann. Sie behalten so den Nachweis, dass die Information korrekt weitergegeben wurde.

Die Listenansicht

Die Listenansicht fasst alle Ihre Notizen an einem Ort zusammen und lädt dynamisch. Sie filtern nach Titel, Datum, Autor, Kunden, Kontakt oder Projekt und klappen jede Zeile aus, um das vollständige Protokoll zu lesen, ohne die Seite zu wechseln. So durchsuchen Sie schnell den Verlauf eines Kunden oder eines Jobs.

Warum sollten Sie Ihre Nachverfolgungsnotizen pflegen?

Ein nicht dokumentierter Austausch wird schnell vergessen. Im Gegensatz dazu bereichert eine regelmäßige Dokumentation die Historie der Beziehung. Jeder findet so den roten Faden der Diskussionen, selbst nach mehreren Monaten.

Sie profitieren auf drei Ebenen:

• ein gemeinsames Gedächtnis: Das gesamte Team hat Zugriff auf dieselbe Historie;
• eine zuverlässige Nachverfolgung: Keine Zusage oder keine Mahnung geht verloren;
• Zeitersparnis: Die vereinfachte Eingabe motiviert, alles zu dokumentieren.

Gut geführte Protokolle werden so zu einem echten Verkaufsvorteil. Sie verknüpfen sie übrigens mit Ihren Ereignissen und Aufgaben.

Im Alltag motiviert diese Oberfläche geradezu, alles zu dokumentieren. Da die Eingabe schnell geht und der Entwurf sich automatisch speichert, notieren Sie ohne zu zögern. Zudem spart Ihnen die automatische Benachrichtigung der Empfänger die manuelle Information. Sie behalten so eine saubere, geteilte und nutzbare Spur jedes Austauschs.

Weiterführende Informationen

• Ereignisse, Aufgaben und Aktionen organisieren