Zentralisieren Sie die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter

Sie möchten Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente Ihrer Teams an einem Ort bündeln? DoliPlus fasst diese Unterlagen in einem einzigen Datensatz zusammen – mit nur wenigen Klicks erreichbar.

So erstellen Sie eine Liste der Arbeitsverträge für Mitarbeiter und externe Dienstleister. Jedes Dokument bleibt gespeichert und für berechtigte Personen verfügbar.

Eine präzise Rechteverwaltung beschränkt Lese- und Schreibzugriffe. Ihre HR-Daten bleiben somit vertraulich.

Die Startseite des HR-Moduls

Das Menü HR öffnet sich mit einer Übersicht, wenn das KPI-Modul aktiviert ist: Karten „Aktive Arbeitsverträge“, „Urlaubsanträge zur Freigabe“, „Urlaube nach Status“, „Letzte Urlaubsanträge“ und, für Personen, die alle Verträge einsehen dürfen, „Letzte Arbeitsverträge“. Ohne das KPI-Modul öffnet das Menü HR direkt die Vertragsliste.

Arbeitsverträge erstellen und unterschreiben

Füllen Sie das vorgeschlagene Formular aus, um einen Job anzulegen. Ergänzen Sie anschließend benutzerdefinierte Felder, um alle erforderlichen Informationen zu erfassen.

Ein Tab „Unterschrift“ speichert eine generische Signatur. Diese wird in anderen Modulen wiederverwendet, z.B. für Serviceeinsätze oder Vermietungen.

Auch der Zugriff auf das DMS unterliegt Lese- und Schreibrechten. Sie entscheiden, wer alle Jobs einsehen darf, wer nur seinen eigenen sieht und wer neue anlegen kann.

Eine Listenansicht zeigt die Formularfelder sowie Ihre benutzerdefinierten Felder in separaten Spalten an.

Den Vertrag anlegen, Schritt für Schritt

1. Menü HR › Verträge: die Vertragsliste (Status „Aktiv“ oder „Geschlossen“, Nr., Name Vorname, Partner, Vertragstyp, Start- und Enddatum).
2. Klicken Sie im linken Menü auf den Eintrag zum Hinzufügen eines Vertrags (Recht „Arbeitsvertrag hinzufügen“).
3. Der Mitarbeiter: Wählen Sie ihn unter den Benutzern aus. Für einen externen Dienstleister wählen Sie stattdessen seinen Partner und dann seinen Kontakt; das Kästchen „Externen Benutzeraccount erstellen und zuordnen“ öffnet ihm dann einen Zugang zu DoliPlus (für einen Mitarbeiter lassen Sie es leer).
4. Der Vertragstyp („Unbefristet“, „Befristet“, „Ausbildung“, „Berufsausbildung“, „Zeitarbeit“, „Extern“) und das Startdatum sind Pflichtfelder. Erfassen Sie außerdem, sofern vorhanden, das Enddatum, die Unterschriftsdaten (Mitarbeiter, Geschäftsleitung), die Meldung vor der Einstellung und die arbeitsmedizinische Untersuchung.
5. „Vertrag bestätigen“: Sie kehren zur Liste zurück. Klicken Sie auf die Nummer, um den Vertrag wieder zu öffnen; „Aktualisieren“ und „Löschen“ (Recht „Arbeitsvertrag löschen“) befinden sich unten in der Karte.

Den Mitarbeiter am Bildschirm unterschreiben lassen

Öffnen Sie im Vertrag die Registerkarte „Signatur“. Tragen Sie zuerst den Namen unter dem Feld ein (Feld „Name, Vorname, Funktion“: Er erscheint unter der Unterschrift), und lassen Sie dann den Mitarbeiter im Feld „Darüber unterschreiben“ mit dem Finger oder der Maus unterschreiben — wird der Name erst danach eingetippt, verschwindet die Zeichnung. „Löschen“ beginnt von vorn, „Speichern“ übernimmt die Unterschrift, die dann oben in der Registerkarte erscheint. Sie wird auf Dokumente übernommen, die die Unterschrift des Mitarbeiters verlangen (Einsatz- und Mietscheine). Legen Sie den unterschriebenen Vertrag in der Registerkarte „DMS“ des Vertrags ab.

Die Personalakte eines Mitarbeiters vervollständigen

In der Karte eines Benutzers bündelt die Registerkarte für Verträge seine Personalakte:

• „Position/Funktion“ und „Vorgesetzter“ (die Person, die seine Urlaube genehmigt), jeweils mit dem Stift änderbar.
• Lohn und Kosten: „Durchschnittlicher Stundenlohn“ (dient zur Berechnung der in Projekten erfassten Zeiten), „Durchschnittlicher Tageslohn“, „Gehalt“ (brutto, monatlich), „Gehalt (Zuschlag)“, „Wöchentliche Arbeitsstunden“, „Buchungskonto“.
• Die Bank: „IBAN“, beim Speichern geprüft (eine falsche IBAN wird mit einer Meldung abgewiesen), und „BIC/SWIFT“.
• Unten die Liste der Arbeitsverträge des Mitarbeiters: Klicken Sie auf eine Nummer, um den Vertrag zu öffnen.

Die Lohn- und Bankzeilen sind nur für den Mitarbeiter selbst sichtbar (Recht „Eigene Arbeitsverträge einsehen“) sowie für Personen mit dem Recht „Alle Arbeitsverträge einsehen“. Zum Ändern ist zusätzlich das Recht „Arbeitsvertrag hinzufügen“ erforderlich.

Weitere Funktionen

Die Verwaltung von Arbeitsverträgen ergänzt die weiteren HR-Module von DoliPlus:

• den Benutzerdatensatz, der alle Informationen eines Mitarbeiters bündelt;
• die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten;
• die Spesenabrechnung.

Den gesetzlichen Rahmen finden Sie in der Definition des Arbeitsvertrags auf Wikipedia.