Centralisez les contrats de travail de vos salariés

Vous cherchez à regrouper au même endroit les contrats de travail, les bulletins de salaire et les documents RH de vos équipes ? DoliPlus rassemble ces pièces sur une fiche unique, accessible en quelques clics.

Vous dressez ainsi la liste des contrats de travail des salariés comme des intervenants externes. Chaque document reste conservé et mis à disposition des personnes autorisées.

Une gestion fine des droits limite par ailleurs les accès en lecture et en écriture. Vos données RH restent donc confidentielles.

L’accueil du module GRH

Le menu GRH s’ouvre sur un tableau de bord quand le module KPI est activé : cartes « Contrats de travail actifs », « Congés à approuver », « Congés par statut », « Dernières demandes de congés » et, pour qui peut consulter tous les contrats, « Derniers contrats de travail ». Sans le module KPI, le menu GRH ouvre directement la liste des contrats.

Créer et signer un contrat de travail

Pour créer un dossier, remplissez le formulaire proposé. Vous ajoutez ensuite des champs personnalisés afin de compléter les informations à enregistrer.

Un onglet « signature » mémorise une signature générique. Celle-ci est réutilisée dans d’autres modules, par exemple l’intervention ou la location.

L’accès à la G.E.D. obéit lui aussi à des droits en lecture et en écriture. Vous décidez ainsi qui consulte tous les dossiers, qui consulte uniquement le sien et qui peut en ajouter.

Enfin, une vue en liste affiche les champs du formulaire ainsi que vos champs personnalisés dans des colonnes dédiées.

Créer le contrat, étape par étape

1. Menu GRH › « Contrats » : la liste des contrats (état « En activité » ou « Clos », réf., nom prénom, tiers, type de contrat, dates de début et de fin).
2. Dans le menu de gauche, cliquez « Ajouter un contrat » (droit « Ajouter un contrat de travail »).
3. Le salarié : choisissez-le parmi les utilisateurs. Pour un intervenant extérieur, choisissez plutôt son tiers puis son contact ; la case « Créer et associer un compte utilisateur externe » lui ouvre alors un accès à DoliPlus (laissez-la décochée pour un salarié).
4. Le type de contrat (« A durée indéterminée », « A durée déterminée », apprentissage, professionnalisation, intérim, externe) et la date de début sont obligatoires. Notez aussi, quand vous les avez, la date de fin, les dates de signature (salarié, direction), la déclaration préalable à l’embauche et la visite médicale.
5. « Valider le contrat » : vous revenez à la liste. Cliquez la référence pour rouvrir le contrat ; « Modifier » et « Supprimer » (droit « Supprimer un contrat de travail ») sont en bas de la fiche.

Faire signer le salarié à l’écran

Sur le contrat, ouvrez l’onglet « Signature ». Écrivez d’abord le nom sous le cadre (champ « Nom, prénom, fonction » : il s’inscrit au bas de la signature), puis faites signer le salarié dans le cadre « Signer au-dessus », au doigt ou à la souris — taper le nom après coup efface le tracé. « Effacer » recommence, « Enregistrer » conserve la signature, qui s’affiche alors en haut de l’onglet. Elle est reprise sur les documents qui demandent la signature du salarié (bons d’intervention, de location). Rangez le contrat signé dans l’onglet GED du contrat.

Compléter le dossier RH d’un salarié

Sur la fiche d’un utilisateur, l’onglet « Contrats » rassemble son dossier RH :

• « Poste/Fonction » et « Responsable hiérarchique » (celui qui approuve ses congés), modifiables avec leur crayon.
• La paie et les coûts : « Tarif horaire moyen » (il sert au calcul des temps passés sur les projets), « Tarif journalier moyen », « Salaire » (mensuel brut), « Salaire(complément) », « Heures de travail hebdomadaires », « Code comptable ».
• La banque : « IBAN », contrôlé à l’enregistrement (un IBAN faux est refusé avec un message), et « BIC/SWIFT ».
• En bas, la « Liste des contrats de travail » du salarié : cliquez une référence pour ouvrir le contrat.

Les lignes de paie et de banque ne s’affichent qu’au salarié lui-même (droit « Consulter son propre contrat de travail ») et aux personnes qui ont le droit « Consulter tous les contrats de travail ». Pour les modifier, il faut en plus le droit « Ajouter un contrat de travail ».

Pour aller plus loin

La gestion des contrats de travail complète les autres briques RH de DoliPlus :

• la fiche utilisateur, qui regroupe les informations de chaque collaborateur ;
• la gestion des congés et absences ;
• les notes de frais.

Pour le cadre réglementaire, vous pouvez consulter la définition du contrat de travail sur Wikipédia.