sur 30 avril 2016
La note de frais remplace vos tableaux Excel et la double saisie. Ainsi, chaque collaborateur déclare ses dépenses directement dans DoliPlus, justificatifs à l’appui. De plus, vous validez et vous remboursez sans paperasse.
Pourquoi gérer la note de frais dans votre ERP
Rembourser les dépenses des salariés prend du temps. En effet, les reçus se perdent et les calculs traînent. Le module règle ce problème. Il permet de créer, valider et payer les notes de frais au même endroit. Par ailleurs, il fournit une liste de dépenses prédéfinies (restaurant, avion, taxi…). Enfin, il calcule les frais kilométriques selon le barème de l’URSSAF, entièrement modifiable.
Nouveau : la saisie est aussi possible depuis l’application mobile DoliPlusMobi.
Ce que permet le module
Le module couvre tout le parcours d’une dépense. Voici donc les principales possibilités.
- des droits par utilisateur (création, édition, validation, envoi par e-mail) ;
- des types de dépenses personnalisables, chacun associé à un taux de TVA ;
- le calcul automatique des frais kilométriques selon le véhicule et la distance ;
- un PDF récapitulatif regroupant la note et ses justificatifs scannés, envoyé par e-mail ;
- des statistiques par utilisateur ou par client ;
- la transformation en facture d’achat, réglable ensuite par virement SEPA et exportable en comptabilité.
Configurer le module
Une fois le module activé, il apparaît dans le menu Outils. Ensuite, la configuration s’organise par onglets.
D’abord, l’onglet Comptes relie chaque utilisateur à un compte fournisseur et à une catégorie de véhicule. Ensuite, l’onglet Dictionnaires personnalise les types de dépenses, les barèmes kilométriques, les véhicules et les catégories de paiement.
Enfin, l’onglet Configuration fixe la numérotation, le modèle PDF, le groupe d’utilisateurs habilités à valider, et les événements automatiques (validation, envoi, paiement, annulation).
Saisir une note de frais
La saisie reste simple. Sur l’application web, vous indiquez le total HT ou TTC selon le type de frais. À noter : la quantité reste à 1, car c’est le total qui est saisi. En revanche, pour un déplacement, vous saisissez les kilomètres parcourus.
Par ailleurs, la saisie fonctionne aussi sur l’application mobile DoliPlusMobi, compatible iOS et Android. Vos équipes déclarent donc leurs frais depuis le terrain.
Valider, rembourser et comptabiliser
Une fois saisie, la note part en validation. Ensuite, un responsable habilité la valide. Puis le remboursement se règle par virement, et la note bascule en « payée ». Enfin, la transformation en facture d’achat permet d’exporter la dépense en comptabilité.
Générer le PDF avec les justificatifs
À la génération du PDF, les pièces déposées dans la GED s’assemblent à la suite du tableau de la note. Ces pièces peuvent être des images ou des fichiers PDF.
Pour exclure une pièce de l’assemblage, placez-la dans un sous-dossier « ne_pas_assembler » de la GED. Par ailleurs, si un PDF ne s’ouvre pas à l’assemblage, réimprimez-le en PDF puis remplacez-le. Enfin, une conversion automatique vers un format PDF compatible est désormais disponible.
Pour aller plus loin
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