🆕 Neu — August 2026: Eine Notiz kann nun Ausgaben vom Mitarbeiter vorab bezahlt und solche direkt mit der Firmenkarte beglichen kombinieren. Sie erstatten nur die vorab getätigten Ausgaben, und die Kartenzahlung wird direkt in der Buchhaltung erfasst, ohne eine nicht existierende Schuld zu erzeugen. So funktioniert es. Außerdem in diesem Monat: Das Startbildschirm zeigt nun Ihre Entwürfe, die zuletzt bearbeiteten Notizen und die offenen Notizen mit der Gesamtsumme. Das Dashboard anzeigen.

Die Spesenabrechnung ersetzt Ihre Excel-Tabellen und die doppelte Dateneingabe. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Ausgaben direkt in DoliPlus, inklusive Belege. Zudem genehmigen und erstatten Sie ohne Papierkram.

Warum Sie Spesenabrechnungen in Ihrem ERP verwalten sollten

Die Erstattung von Mitarbeiterausgaben kostet Zeit. Belege gehen verloren und Berechnungen verzögern sich. Das Modul löst dieses Problem. Es ermöglicht die Erstellung, Genehmigung und Zahlung von Spesenabrechnungen an einem Ort. Zudem bietet es eine Liste vordefinierter Ausgaben (Restaurant, Flug, Taxi…). Schließlich berechnet es die Kilometerpauschalen nach dem URSSAF-Tarif, der vollständig anpassbar ist.

Neu: Ihre Teams können den Beleg per App fotografieren — die Ausgabenzeile wird dann automatisch ausgefüllt. Spesenabrechnung mobil: Beleg fotografieren, Zeile wird automatisch ausgefüllt

Was das Modul ermöglicht

Das Modul deckt den gesamten Prozess einer Ausgabenabrechnung ab. Hier sind die wichtigsten Funktionen.

  • benutzerspezifische Rechte (Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, E-Mail-Versand);
  • anpassbare Ausgabenarten, jeweils mit einem zugeordneten Umsatzsteuersatz;
  • automatische Berechnung der Kilometerpauschalen nach Fahrzeug und Entfernung;
  • ein Zusammenfassungs-PDF, das die Abrechnung und die gescannten Belege enthält, per E-Mail versendet;
  • Statistiken pro Benutzer oder pro Kunde;
  • ein Zahlungsmodus pro Zeile: Jede Ausgabe zeigt an, wer sie beglichen hat, der Mitarbeiter oder das Unternehmen;
  • die Umwandlung in eine Einkaufsrechnung, die anschließend per SEPA-Überweisung beglichen und in die Buchhaltung exportiert werden kann.

Modul konfigurieren

Nach der Aktivierung erscheint das Modul im Menü “Tools”. Die Konfiguration erfolgt dann über Registerkarten.

Konfiguration des Spesenmoduls in DoliPlus

Zunächst verbindet die Registerkarte Konten jeden Mitarbeiter mit einem Lieferantenkonto und einer Fahrzeugkategorie. Dieses Konto dient später der Erstattung: Es ermöglicht die Verbuchung der Spesen als Eingangsrechnung und deren Markierung als “bezahlt”. Bitte pflegen Sie es für alle Personen ein, die möglicherweise Kosten vorstrecken.

Spesen: Das jedem Mitarbeiter zugeordnete Lieferantenkonto, Registerkarte Konten

💡 Wussten Sie schon: Mitarbeiter ohne Lieferantenkonto können Spesen normal erfassen und genehmigen lassen. Die Erstattung bleibt jedoch ausstehend, solange dieses Konto fehlt. Bei Unsicherheiten prüfen Sie die Registerkarte Konten – leere Spalten fallen sofort ins Auge.

Die Registerkarte Verzeichnisse passt Ausgabentypen, Kilometerpauschalen, Fahrzeuge und Zahlungskategorien an.

💡 Wussten Sie schon: Passen Sie die Buchungscodes für Ausgabentypen an Ihr Kontenplan an. So wird jede Ausgabe korrekt in der Eingangsrechnung verbucht. Der VAT-Satz wird ebenfalls pro Ausgabentyp definiert.

Die Registerkarte Konfiguration legt Nummerierung, PDF-Vorlage, berechtigte Validierer und automatisierte Ereignisse (Genehmigung, Versand, Zahlung, Stornierung) fest.

Spesen erfassen

Die Erfassung bleibt einfach. In der Webanwendung geben Sie den Nettobetrag oder Bruttobetrag je nach Ausgabentyp an. Hinweis: Die Menge bleibt auf 1, da der Gesamtbetrag direkt erfasst wird. Bei Dienstreisen tragen Sie die gefahrenen Kilometer ein.

Spesen in DoliPlus: Ausgaben, VAT und Zahlung pro Position

Die Erfassung funktioniert auch in der mobilen App DoliPlusMobi für iOS und Android. Ihre Teams können Spesen somit direkt vor Ort melden.

Wenn das Unternehmen bereits gezahlt hat: Die gemischte Spesenabrechnung

Vor Ort vermischt ein Arbeitstag oft zwei Situationen. Das Mittagessen wird mit der Firmenkarte bezahlt, während der Mitarbeiter das Parkticket bar vorstreckt. Diese beiden Ausgaben erfordern jedoch unterschiedliche Behandlung: Die erste schuldet dem Mitarbeiter nichts, die zweite schon.
Daher wählen Sie pro Ausgabe die Zahlungsmethode, sowohl in der Webanwendung als auch mobil. Die als „vom Unternehmen bezahlt“ markierten Methoden werden einmalig in den Modul-Wörterbüchern hinterlegt – beispielsweise eine Firmenkreditkarte.

💡 Wussten Sie schon: Die Ansicht zeigt dann zwei separate Beträge – was dem Mitarbeiter noch erstattet werden muss und was das Unternehmen bereits beglichen hat. Kein manuelles Nachrechnen mehr nötig.

Bei der Rechnungsstellung erfolgt die Aufteilung automatisch. Der vom Mitarbeiter vorgestreckte Betrag wird zu einer Rechnung auf seinen Namen, die erstattet werden muss. Der vom Unternehmen bezahlte Teil wird dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet und erscheint bereits ausgeglichen mit Bankbuchung: Kosten und Mehrwertsteuer fließen in die Buchhaltung, ohne einen zu zahlenden Lieferanten anzuzeigen, obwohl das Geld bereits geflossen ist.
Diese zeilenweise Abrechnung aktivieren Sie bei Bedarf in Ihrem DoliPlus. Teilen Sie uns mit, welche Zahlungsmethoden Ihre Teams tatsächlich nutzen – Firmenkarte, Bargeld, Scheck – und wir richten sie in Ihrer Installation ein.

Genehmigen, erstatten und buchen

Nach der Erfassung geht die Spesenabrechnung in die Genehmigung. Ein berechtigter Verantwortlicher bestätigt sie. Dann wird die Abrechnung als Einkaufsrechnung verbucht, und dieser Buchungssatz löst die Erstattung aus. Schließlich wird die Abrechnung als „bezahlt“ markiert.
Praktisch besteht der Weg einer Spesenabrechnung aus vier Schritten:

  1. Der Mitarbeiter erfasst seine Abrechnung und beantragt die Genehmigung;
  2. Ein berechtigter Verantwortlicher bestätigt sie;
  3. Ein Button bucht sie als Lieferantenrechnung auf das Konto des erstatteten Mitarbeiters;
  4. Der Button „Als bezahlt markieren“ schließt die Abrechnung ab, sobald die Überweisung erfolgt ist.

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Solange eine Abrechnung nicht verbucht ist, bleibt sie zur Erstattung offen – und der „Als bezahlt markieren“-Button zeigt Ihnen dies an.

💡 Wussten Sie schon: Eine bereits genehmigte Abrechnung lässt sich jederzeit wieder öffnen. Falls z.B. das Lieferantenkonto des Mitarbeiters fehlt, nutzen Sie „Wieder öffnen“, tragen das Konto nach und genehmigen erneut. Der Prozess setzt sich dann fort.

PDF mit Belegen erstellen

Beim Erstellen der PDF werden die in der Dokumentbibliothek hinterlegten Anhänge automatisch an die Tabelle der Spesenabrechnung angehängt. Dabei kann es sich um Bilder oder PDF-Dateien handeln.

Um einen Anhang auszuschließen, legen Sie ihn im Unterordner „ne_pas_assembler“ ab. Falls ein PDF beim Zusammenfügen nicht geöffnet werden kann, drucken Sie es erneut als PDF aus und ersetzen Sie die Datei. Zudem steht nun eine automatische Konvertierung in ein kompatibles PDF-Format zur Verfügung.
Wie viele Ihrer Spesenabrechnungen vermischen bereits Firmenkarten und Vorschüsse Ihrer Mitarbeiter? Hier lässt sich in der Regel am meisten Zeit sparen.

Das Spesenabrechnungs-Dashboard: Alles auf einen Blick

Beim Öffnen des Moduls sehen Sie sofort den aktuellen Status. Drei Übersichten fassen die Situation zusammen – ohne jegliche Filtereinstellungen.

  • Entwürfe: Begonnene, aber noch nicht zur Freigabe eingereichte Abrechnungen.
  • Die 3 letzten bearbeiteten Abrechnungen: Wer hat was und wann geändert.
  • Offene Spesen: Ausstehende Rückzahlungen nach Mitarbeitern mit Gesamtsumme.

Die Frage „Wie viel schulde ich meinen Mitarbeitern diesen Monat noch?“ klärt sich somit auf einen Blick – ohne Export. Jeder Verweis und Name führt direkt zum jeweiligen Datensatz.

 

Spesenabrechnung: Das DoliPlus-Dashboard zeigt Entwürfe, zuletzt bearbeitete Abrechnungen und offene Beträge

 

Listen lassen sich nach jeder Spalte sortieren, auch nach Mitarbeiternamen. Praktisch, wenn eine Person mehrere ausstehende Abrechnungen hat.

💡 Wussten Sie schon: Der „bezahlte“ Betrag berücksichtigt Teilrückerstattungen. Eine in Raten beglichene Abrechnung bleibt sichtbar, solange ein Restbetrag offen ist. Details finden Sie im SEPA-Überweisungsauftrag.

Nach Freigabe und Erstattung wird die Ausgabe als Lieferantenrechnung verbucht. Belege bleiben im Dokumenten-Tab verfügbar.

Tab- Wörterbücher

Ermöglicht die Anpassung von Daten.

  1. Ausgabenarten
  2. Kilometergeld-Stufen
  3. Fahrzeugkategorien
  4. Zahlungskategorien
  5. Kilometergeld-Tarife

Hinweis:

Für die „Ausgabenarten“ müssen die standardmäßig bereitgestellten Buchungskonten an das in Ihrem Buchhaltungsmodul hinterlegte Kontenplan angepasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Ausgabe korrekt in den Lieferantenrechnungen verbucht wird.

Die Mehrwertsteuer wird in den Ausgabenarten festgelegt.

In Frankreich gelten für die Gastronomie folgende Steuersätze:

  • Der Satz von 10 % gilt für alle Lebensmittel, die sofort verzehrt werden, unabhängig davon, ob es sich um Take-away, Lieferung, Verzehr vor Ort oder Catering (ohne Zusatzleistungen wie Raummiete) handelt.
  • Der Satz von 5,5 % gilt für verpackte Lebensmittel, die gelagert und später verzehrt werden können. Zum Beispiel eine verschlossene Wasserflasche oder ein vakuumverpacktes Gericht. Es spielt keine Rolle, ob das Produkt später oder sofort verzehrt wird.
  • Der Satz von 20 % gilt für alkoholische Getränke, unabhängig davon, ob sie vor Ort, geliefert oder mitgenommen werden. Der Mehrwertsteuersatz für Alkohol ist einheitlich.

 

Weiterführende Informationen

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