auf 5 September 2026 Spesen auf dem Smartphone erfassen Sie nicht mehr – Sie fotografieren sie einfach. Mit der DoliPlusMobi-App macht Ihr Team ein Foto des Belegs, und die Ausgabenzeile füllt sich automatisch:
- Datum, Betrag, VAT-Satz, Ausgabenart und Händlername werden vom Beleg erkannt;
- Sie müssen nur noch prüfen und bestätigen;
- Die Erfassung funktioniert auch ohne Netz – im Parkhaus oder im Zug;
- Kilometer werden automatisch berechnet, basierend auf dem Fahrzeug des Mitarbeiters;
- Jede Ausgabe zeigt, wer gezahlt hat: der Mitarbeiter oder die Firmenkarte;
- Ist die Spesenabrechnung fertig, geht die Freigabeanfrage automatisch an den Vorgesetzten.
Mit anderen Worten: Die Spesenabrechnung entsteht mühelos im Laufe der Woche. Keiner verbringt mehr den Sonntagabend damit, einen Monat Reisekosten nachzuvollziehen.
Das eigentliche Problem ist nicht die Erfassung, sondern der verlorene Beleg
In den meisten Unternehmen wandert der Beleg erst in die Hosentasche, dann ins Handschuhfach – bis er unleserlich ist. Oft vergehen Wochen zwischen dem Geschäftsessen und der Aufforderung des Buchhalters.
Das Ergebnis kennen Sie: Vergessene Ausgaben, verärgerte Mitarbeiter und eine Buchhaltung, die nachhakt. Deshalb muss die Erfassung zum Zeitpunkt der Ausgabe erfolgen – nicht einen Monat später.
Fotografieren Sie den Beleg – die Zeile füllt sich von selbst
Diese Neuerung verändert den Alltag. Sobald Sie ein Foto machen, liest DoliPlus den Beleg und füllt die Ausgabe vor: Datum, gezahlter Betrag, VAT-Satz, Ausgabenkategorie und Händlername.
Der Nettobetrag steht nie auf dem Beleg: Die Software berechnet ihn aus dem gezahlten Betrag und dem Steuersatz neu. So bleibt der Betrag korrekt – selbst bei blassem oder zerknittertem Beleg.
Oben sehen Sie ein fotografiertes Hotelbeleg: Alle Felder wurden automatisch erkannt. Der Mitarbeiter muss nur prüfen, gegebenenfalls korrigieren und dann bestätigen. Genau das macht mobile Spesenabrechnungen wirklich schnell: Die Erfassung wird zur einfachen Kontrolle.
Der Beleg bleibt mit der Ausgabenzeile verknüpft und erscheint im PDF für den Vorgesetzten. So geht kein Anhang verloren.
Mobile Spesen ohne Internetverbindung
Der zweite praktische Vorteil: Außendienstmitarbeiter haben nicht immer Empfang – genau dann, wenn Ausgaben anfallen.
Die App speichert Eingaben lokal. Bei erneuter Verbindung sendet ein Knopf alles an DoliPlus. Falls der Server eine Zeile ablehnt, bleibt sie im Telefon – kein Eintrag geht verloren.
Kilometergeld berechnet sich automatisch
Die Staffelung hängt vom Fahrzeug und den Jahreskilometern ab. Diese mühsame Rechnung erfolgt automatisch.
Bei einer neuen Abrechnung übernimmt die App das Fahrzeug des Mitarbeiters und den Vorjahresstand. So gilt ab der ersten Januarfahrt die korrekte Stufe.
Firmenkarte oder Vorschuss? Entscheidung pro Ausgabe
Oft mischen sich beide Varianten: Das Mittagessen geht auf die Firmenkarte, während der Parkplatz bar bezahlt wird.
Die Zahlart wählen Sie zeilenweise – am Telefon wie am PC. So erstattet das Unternehmen nur tatsächliche Vorschüsse. Details zur gemischten Abrechnung finden Sie hier.
Voraussetzungen für den Start
Die Umstellung auf mobile Spesenabrechnungen erfordert nur wenige Einstellungen, die einmalig vorgenommen werden:
- Installieren Sie die DoliPlusMobi-App auf dem Telefon: Mehr über die Installation erfahren.
- Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Berechtigung hat, eigene Spesenabrechnungen zu erstellen.
- Tragen Sie das Fahrzeug ein, damit die Kilometerpauschale korrekt angewendet wird.
- Bestimmen Sie die verantwortliche Person, die die Genehmigungsanfragen erhält.
Abschließend erfolgt die Genehmigung ohne Aufwand: Die verantwortliche Person erhält eine Nachricht mit der Abrechnung und antwortet direkt mit Ja oder Nein, ohne sich in die Software einloggen zu müssen.
Weiterführende Informationen
- Spesenabrechnung: Wer hat was vorgelegt, und was bleibt zu erstatten — der gesamte Prozess, von der Pauschale bis zur Erstattung.
- Warenannahme per Mobilgerät — eine weitere Aufgabe, die Sie vom Handy aus erledigen können.
- Dateien vom Mobilgerät teilen — ein Foto oder Dokument in Ihren Speicher senden.
