on 5 September 2026 Le spese su mobile non si inseriscono più: si fotografano. Con l’app DoliPlusMobi, il Suo team scatta una foto dello scontrino e la voce di spesa si compila da sola:
- la data, l’importo, l’aliquota IVA, il tipo di spesa e il nome del negozio vengono letti dal documento;
- non resta che verificare con un colpo d’occhio, poi confermare;
- l’inserimento funziona anche senza rete, in un parcheggio sotterraneo come su un treno;
- i chilometri si calcolano automaticamente, in base al veicolo del dipendente;
- ogni spesa indica chi ha pagato: il dipendente o la carta aziendale;
- una volta completata la nota, la richiesta di approvazione viene inviata automaticamente al responsabile.
In altre parole, la nota spese si costruisce durante la settimana, senza sforzo. Di conseguenza, nessuno passa più la domenica sera a ricostruire un mese di spostamenti.
Il vero problema non è l’inserimento, ma lo scontrino perso
Nella maggior parte delle aziende, il documento viaggia in fondo alla tasca, poi nel cruscotto, prima di diventare illeggibile. Infatti, tra il pranzo di lavoro e il momento in cui il contabile richiede il documento, spesso passano diverse settimane.
Il risultato è noto: spese dimenticate, dipendenti che ci rimettono e un reparto contabilità che invia solleciti. Ecco perché l’inserimento deve avvenire al momento della spesa, non un mese dopo.
Fotografate il documento, la voce si compila da sola
È la novità che cambia la quotidianità. Non appena scattata la foto, DoliPlus legge lo scontrino e pre-compila la spesa: la data, l’importo effettivamente pagato, l’aliquota IVA, la categoria di spesa e il nome del negozio.
L’importo al netto delle tasse, invece, non viene mai letto dallo scontrino: il software lo ricalcola a partire dall’importo pagato e dall’aliquota. Così, il dato rimane preciso anche se la stampa è sbiadita o spiegazzata.
Sopra, una ricevuta d’albergo fotografata sul posto: tutti i campi sono arrivati da soli. Il dipendente deve solo controllare, correggere se necessario, quindi convalidare. È proprio questo che rende le spese su mobile realmente veloci: l’inserimento diventa una semplice verifica.
Successivamente, il giustificativo rimane legato alla sua riga di spesa. Inoltre, si ritrova nel documento PDF inviato al responsabile, evitando così qualsiasi allegato dimenticato.
Spese su mobile che funzionano senza connessione
Questa è la seconda differenza utile quotidianamente. Un commerciale in trasferta non ha sempre una rete; eppure, è proprio lì che spende.
L’applicazione conserva quindi le registrazioni nel telefono. Poi, non appena la connessione ritorna, un pulsante invia l’insieme a DoliPlus. Se il server rifiuta una riga, questa rimane sul telefono invece di scomparire: in altre parole, nessuna registrazione va persa.
I chilometraggi si calcolano da soli
Il tariffario chilometrico dipende dal veicolo e dal numero di chilometri già percorsi nell’anno. Questo calcolo, fastidioso a mano, viene fatto automaticamente.
Inoltre, alla creazione di una nota, l’applicazione riprende il veicolo del dipendente e il suo totale dell’anno precedente. Di conseguenza, la giusta fascia del tariffario si applica fin dal primo tragitto di gennaio.
Carta aziendale o anticipo del dipendente: la scelta si fa spesa per spesa
Una stessa giornata mescola spesso i due casi. Ad esempio, il pranzo viene pagato con la carta dell’azienda, mentre il parcheggio è pagato in contanti dal dipendente.
Il metodo di pagamento si sceglie quindi riga per riga, sia sul telefono che sul computer. Così, l’azienda rimborsa solo ciò che è stato realmente anticipato. Consultare il capitolo sulla nota mista per il dettaglio di questo funzionamento.
Cosa serve per iniziare
Passare alle spese di viaggio su mobile richiede solo alcune impostazioni, da fare una volta sola:
- Installare l’applicazione DoliPlusMobi sul telefono: Scoprire di più sull’installazione.
- Verificare che il dipendente abbia il diritto di creare le proprie spese di viaggio.
- Inserire il proprio veicolo, affinché il tariffario chilometrico si applichi correttamente.
- Designare il responsabile che riceverà le richieste di approvazione.
Infine, l’approvazione avviene senza sforzo: il responsabile riceve un messaggio contenente la spesa e risponde direttamente con un sì o un no, senza nemmeno accedere al software.
Per approfondire
- Spese di viaggio: chi ha anticipato cosa e cosa resta da rimborsare — il processo completo, dal tariffario al rimborso.
- Ricezione merci su mobile — un altro compito sul campo gestito dal telefono.
- Condividere file dal proprio mobile — inviare una foto o un documento al proprio spazio.
