on 5 September 2026 Las notas de gastos en móvil ya no se introducen manualmente: se fotografían. Desde la aplicación DoliPlusMobi, su equipo toma una foto del ticket y la línea de gasto se rellena automáticamente:
- la fecha, el importe, el tipo de IVA, la categoría de gasto y el nombre del comerciante se leen en el justificante;
- solo queda echar un vistazo y validar;
- la introducción funciona incluso sin conexión, en un aparcamiento subterráneo o en un tren;
- los kilómetros se calculan automáticamente según el vehículo del empleado;
- cada gasto indica quién lo pagó: el empleado o la tarjeta de la empresa;
- una vez completada la nota, la solicitud de validación se envía automáticamente al responsable.
En otras palabras, la nota de gastos se construye a lo largo de la semana sin esfuerzo. Por tanto, nadie pierde su domingo por la noche reconstruyendo un mes de desplazamientos.
El verdadero problema no es la introducción, es el ticket perdido
En la mayoría de las empresas, el justificante viaja en el fondo del bolsillo, luego en la guantera, antes de acabar ilegible. De hecho, entre la comida de negocios y el momento en que el contable reclama el documento, suelen pasar varias semanas.
El resultado es conocido: gastos olvidados, empleados que pierden dinero y un departamento contable que insiste. Por eso la introducción debe hacerse en el momento del gasto, no un mes después.
Fotografíe el justificante y la línea se rellena sola
Esta es la novedad que cambia el día a día. En cuanto se toma la foto, DoliPlus lee el ticket y precumplimenta el gasto: la fecha, el importe realmente pagado, el tipo de IVA, la categoría de gasto y el nombre del comerciante.
El importe sin IVA nunca se lee en el ticket: el software lo recalcula a partir del importe pagado y del tipo. Así, la cifra sigue siendo correcta incluso si la impresión está descolorida o arrugada.
Arriba, una factura de hotel fotografiada en el lugar: todos los campos han llegado solos. El empleado solo tiene que verificar, corregir si es necesario, y luego validar. Es precisamente lo que hace que los gastos móviles sean realmente rápidos: la entrada de datos se convierte en una simple verificación.
A continuación, el justificante permanece vinculado a su línea de gasto. Además, aparece en el PDF enviado al responsable, lo que evita cualquier pieza adjunta olvidada.
Gastos móviles que funcionan sin conexión
Esta es la segunda diferencia útil en el día a día. Un comercial en desplazamiento no siempre tiene cobertura; sin embargo, es precisamente allí donde gasta.
La aplicación guarda entonces los datos en el teléfono. Luego, tan pronto como la conexión vuelve, un botón envía todo a DoliPlus. Si el servidor rechaza una línea, esta se queda en el teléfono en lugar de desaparecer: en otras palabras, ninguna entrada de datos se pierde en el camino.
Los gastos kilométricos se calculan solos
La tarifa kilométrica depende del vehículo y del número de kilómetros ya recorridos en el año. Este cálculo, tedioso a mano, se realiza automáticamente.
Además, al crear un gasto, la aplicación recupera el vehículo del empleado y su acumulado del año anterior. Por lo tanto, la tarifa correcta se aplica desde el primer trayecto de enero.
Tarjeta de la empresa o adelanto del empleado: la elección se hace gasto por gasto
Un mismo día suele mezclar ambos casos. Por ejemplo, el almuerzo se carga a la tarjeta de la empresa, mientras que el aparcamiento se paga en efectivo por el empleado.
El método de pago se elige entonces línea por línea, en el teléfono como en el ordenador. Así, la empresa solo reembolsa lo que realmente se ha adelantado. Consulte el capítulo sobre el gasto mixto para más detalles sobre este funcionamiento.
Lo que necesita para empezar
Pasar a los gastos en móvil solo requiere unos ajustes, realizados una única vez:
- Instalar la aplicación DoliPlusMobi en el teléfono: Más información sobre la instalación.
- Verificar que el empleado tiene permiso para crear sus propios gastos.
- Introducir su vehículo, para que el baremo kilométrico se aplique correctamente.
- Designar al responsable que recibirá las solicitudes de validación.
Finalmente, la validación se realiza sin esfuerzo: el responsable recibe un mensaje con el gasto y responde directamente con sí o no, sin necesidad de conectarse al software.
Para saber más
- Gastos: quién ha adelantado qué y lo que queda por reembolsar — el circuito completo, desde el baremo hasta el reembolso.
- Recepción de mercancías en móvil — otra tarea de campo gestionada desde el teléfono.
- Compartir archivos desde su móvil — enviar una foto o documento a su espacio.
