🆕 Novità — agosto 2026: ora una stessa nota spese può includere sia i costi anticipati dal dipendente che quelli pagati direttamente con la carta aziendale. Lei rimborsa solo quanto anticipato, e la spesa con carta viene registrata in contabilità senza creare un debito inesistente. Scopri come funziona. Inoltre questo mese: la schermata iniziale mostra finalmente le bozze, le ultime note modificate e quelle non pagate con il relativo totale. Vedi la dashboard.

Il modulo note spese sostituisce i fogli Excel e la doppia registrazione. Ogni collaboratore inserisce le proprie spese direttamente in DoliPlus, allegando i giustificativi. Inoltre, può approvare e rimborsare senza carta.

Perché gestire le note spese nel Suo ERP

Rimborsare le spese dei dipendenti richiede tempo. I ricevuti si perdono e i calcoli si accumulano. Questo modulo risolve il problema: permette di creare, approvare e pagare le note spese in un unico luogo. Offre anche un elenco di spese predefinite (ristorante, aereo, taxi…). Infine, calcola automaticamente i rimborsi chilometrici secondo le tariffe URSSAF, completamente personalizzabili.

Novità: i Suoi team possono fotografare lo scontrino dall’app mobile — la voce di spesa si compila automaticamente. Note spese su mobile: fotografa lo scontrino, la voce si compila da sola

Funzionalità del modulo

Il modulo copre l’intero ciclo di una spesa. Ecco le principali funzionalità.

  • permessi per utente (creazione, modifica, approvazione, invio via e-mail);
  • tipi di spesa personalizzabili, ciascuno con un’aliquota IVA;
  • calcolo automatico dei rimborsi chilometrici in base al veicolo e alla distanza;
  • un PDF riepilogativo con la nota e gli allegati digitalizzati, inviabile via e-mail;
  • statistiche per utente o per cliente;
  • un metodo di pagamento per voce: ogni spesa indica se è stata pagata dal dipendente o dall’azienda;
  • la trasformazione in fattura di acquisto, pagabile con bonifico SEPA ed esportabile in contabilità.

Configurare il modulo

Una volta attivato il modulo, compare nel menu Strumenti. La configurazione si organizza per schede.

Configurazione del modulo note spese in DoliPlus

Innanzitutto, la scheda Conti collega ogni dipendente a un conto fornitore e a una categoria di veicolo. Questo conto gestisce poi il rimborso: è lui che permette di contabilizzare la nota spese in fattura di acquisto, per poi classificarla come «pagata». Pertanto, compilatelo per ogni persona che potrebbe anticipare delle spese.

Note spese: il conto fornitore associato a ogni dipendente, scheda Conti

💡 Da sapere: un dipendente senza conto fornitore inserisce e fa validare le sue note normalmente. Tuttavia, il rimborso attende finché questo conto manca. Quindi, in caso di dubbio, aprite la scheda Conti: una colonna vuota si individua a colpo d’occhio.

Poi, la scheda Dizionari personalizza i tipi di spesa, le tariffe chilometriche, i veicoli e le categorie di pagamento.

💡 Da sapere: adattate i codici contabili dei tipi di spesa al vostro piano dei conti. Così, ogni spesa si ripartisce correttamente nella fattura fornitore. Anche l’aliquota IVA si definisce su ogni tipo di spesa.

Infine, la scheda Configurazione fissa la numerazione, il modello PDF, il gruppo di utenti abilitati a validare e gli eventi automatici (validazione, invio, pagamento, annullamento).

Inserire una nota spese

L’inserimento rimane semplice. Sull’applicazione web, indicate il totale IVA esclusa o inclusa a seconda del tipo di spesa. Da notare: la quantità rimane a 1, perché è il totale che viene inserito. Invece, per uno spostamento, inserite i chilometri percorsi.

Note spese in DoliPlus: spese, IVA e regolamento per riga

Inoltre, l’inserimento funziona anche sull’app mobile DoliPlusMobi, compatibile con iOS e Android. I vostri team dichiarano quindi le loro spese direttamente dal campo.

Quando l’azienda ha già pagato: la nota mista

Sul campo, una stessa giornata mescola spesso due situazioni. Il pranzo è pagato con la carta aziendale; il parcheggio, invece, è pagato in contanti dal dipendente, che anticipa quindi il denaro. Queste due spese non richiedono tuttavia lo stesso trattamento: la prima non deve nulla al dipendente, la seconda sì.
È per questo che il metodo di pagamento si sceglie spesa per spesa, sia sull’applicazione web che su mobile. I metodi che Lei considera « pagati dall’azienda » sono definiti una volta per tutte nei dizionari del modulo — una carta aziendale, ad esempio.

💡 Da sapere: il record mostra allora due totali distinti — ciò che resta da rimborsare al dipendente e ciò che l’azienda ha già pagato. Non è più necessario rifare il calcolo a mano per sapere cosa accreditare.

In fase di fatturazione, la nota si ripartisce automaticamente. La parte anticipata dal dipendente diventa una fattura a suo nome, che resta da rimborsare. La parte pagata dall’azienda va al fornitore interessato e arriva già saldata, con la sua registrazione bancaria: la spesa e l’IVA entrano in contabilità, senza far apparire un fornitore da pagare mentre il denaro è già uscito.
Questa gestione per riga si attiva su richiesta sul Suo DoliPlus. Ci dica quali metodi di pagamento utilizzano le Sue squadre — carta aziendale, contanti, assegno — e noi li configuriamo sulla Sua installazione.

Validare, rimborsare e contabilizzare

Una volta inserita, la nota passa in validazione. Successivamente, un responsabile abilitato la valida. Poi la nota viene contabilizzata in fattura d’acquisto, ed è questa registrazione che apre il rimborso. Infine, la nota viene classificata « pagata ».
Concretamente, il percorso di una nota spese si riassume in quattro passaggi:

  1. il dipendente inserisce la sua nota, poi ne richiede la validazione;
  2. un responsabile abilitato la valida;
  3. un pulsante la contabilizza in fattura fornitore, sul conto del dipendente rimborsato;
  4. il pulsante Classificare « pagata » salda la nota una volta partita la bonifica.

Ogni passaggio si basa quindi su quello precedente. In altre parole, finché una nota non è contabilizzata, rimane in attesa di rimborso — e il pulsante di classificazione in « pagata » glielo indica.

💡 Da sapere: una nota già validata può essere riaperta in qualsiasi momento. Ad esempio, se manca il conto fornitore del dipendente, utilizzi Riaprire, inserisca il conto, poi validi nuovamente. Il percorso riprende allora il suo corso.

Generare il PDF con i giustificativi

Alla generazione del PDF, i documenti depositati nella document library si assemblano alla fine della tabella della nota. Questi documenti possono essere immagini o file PDF.

Per escludere un documento dall’assemblaggio, posizionatelo in una sottocartella « ne_pas_assembler » della document library. Inoltre, se un PDF non si apre durante l’assemblaggio, stampatelo nuovamente in PDF e sostituitelo. Infine, una conversione automatica in un formato PDF compatibile è ora disponibile.
Allora, quante delle Sue note di spese mescolano già la carta aziendale e gli anticipi dei Suoi dipendenti? È di solito il primo posto dove si risparmia tempo.

La dashboard della nota di spese: tutto sotto controllo senza clic

Aprendo il modulo, Lei sa immediatamente dove si trova. Tre riquadri riassumono la situazione, senza dover impostare alcun filtro.

  • Note di spese bozze : le dichiarazioni iniziate ma non ancora inviate per la convalida.
  • Le 3 ultime note modificate : chi ha modificato cosa, e quando.
  • Note di spese non pagate : il resto da rimborsare, collaboratore per collaboratore, con il totale in fondo alla tabella.

Così, la domanda « quanto devo ancora ai miei dipendenti questo mese? » si risolve in un attimo, senza esportare nulla. Inoltre, ogni riferimento e ogni nome rimandano direttamente al record interessato.

 

Note di spese: la dashboard DoliPlus mostra le bozze, le ultime note modificate e le note non pagate

 

Infine, le liste si ordinano su qualsiasi colonna, compreso il nome del collaboratore. È utile quando una stessa persona accumula più dichiarazioni in attesa.

💡 Da sapere: l’importo « pagato » di ogni riga tiene conto dei rimborsi parziali. Di conseguenza, una nota pagata in due volte rimane visibile finché esiste un saldo. Per i dettagli del pagamento, consulti l’ordine di bonifico SEPA.

Una volta che la nota è validata e rimborsata, la spesa entra nella Sua contabilità come fattura fornitore. Le ricevute, invece, rimangono accessibili da la scheda document library.

Scheda – Dizionari

Permette di personalizzare i dati.

  1. Tipi di spese
  2. Fasce chilometriche
  3. Categorie di veicoli
  4. Categorie di pagamenti
  5. Tariffe chilometriche

Nota:

Per i “Tipi di spesa” è necessario adattare i codici contabili forniti per impostazione predefinita a quelli del piano dei conti registrato nel modulo contabilità. Ciò garantirà una corretta ripartizione di ogni spesa all’interno delle fatture fornitori.

L’aliquota IVA è definita nei tipi di spesa.

In materia di ristorazione, in Francia si applicano le seguenti aliquote:

  • L’aliquota del 10% si applica a tutti i prodotti alimentari consumati immediatamente, sia che si tratti di: cibo da asporto, cibo da consegnare, cibo da consumare sul posto o servizi di catering (esclusi servizi accessori come il noleggio di locali).
  • L’aliquota del 5,5% si applica ai prodotti alimentari confezionati che possono essere conservati e consumati in un secondo momento. Ad esempio una bottiglia d’acqua sigillata o un piatto preparato sottovuoto. Non importa se il prodotto viene consumato subito o più tardi.
  • L’aliquota del 20% si applica alle bevande alcoliche, sia che vengano consumate sul posto, consegnate o da asporto. L’aliquota IVA per gli alcolici è unica.

 

Per approfondire

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