Il catalogo prodotti e servizi di DoliPlus tiene i Suoi articoli pronti da vendere, dal preventivo alla fattura:

• ogni articolo ha due stati distinti, uno per la vendita e uno per l’acquisto;
• Lei clona una scheda per creare una variante simile senza riscrivere tutto;
• Lei aggiunge l’articolo a un preventivo, un ordine o una fattura direttamente dalla sua scheda;
• Lei vende un lotto come un solo articolo grazie ai prodotti composti;
• le Sue schede si traducono e lo storico dei prezzi resta pulito.

Così Lei gestisce vendite, acquisti e magazzino da un unico posto, senza doppia digitazione. DoliPlus è l’edizione cloud potenziata di Dolibarr.

Prodotti e servizi: qual è la differenza?

DoliPlus separa chiaramente i due cataloghi:

• un prodotto è un bene materiale, gestito a magazzino se serve;
• un servizio è immateriale, per esempio una prestazione; per impostazione predefinita non è gestito a magazzino, ma un’opzione permette di seguire anche il magazzino dei servizi;
• in entrambi i casi, l’articolo può essere venduto, acquistato oppure offerto.

Configurare il catalogo una volta per tutte

Riferimenti nel formato che preferisce

Per impostazione predefinita, Lei inserisce liberamente il riferimento di ogni articolo.

Per uniformare i riferimenti, il Suo amministratore sceglie invece il modello di numerazione «Elephant», nella sezione «Modelli di numerazione dei prodotti / servizi» delle «Impostazioni modulo Prodotti». Poi Lei definisce una maschera, per esempio PREFISSO{0000}, dove gli zeri indicano il numero di cifre del contatore.

Moduli comodi

Inoltre, l’amministratore imposta nella stessa configurazione due opzioni generali, valide per tutti gli utenti:

• la ricerca a inserimento progressivo per scegliere i prodotti: Lei digita qualche lettera invece di scorrere un lungo elenco;
• «Visualizzazione di descrizioni dei prodotti nelle form»: la descrizione appare per intero e non come tooltip.

Creare un articolo: natura, stati, prezzo

La natura dell’articolo

Il campo «Natura» precisa il tipo di prodotto. Offre quattro valori di base: Prodotto manifatturato, Materia prima, Prodotto Semilavorato e Imballaggio.

Inoltre, l’elenco arriva fino a sette valori quando i moduli di noleggio o di produzione sono attivi. In pratica, i prodotti finiti vanno alla vendita, mentre i semilavorati e gli imballaggi servono da componenti.

Due stati: vendita e acquisto

Ogni articolo ha due stati indipendenti:

• lo stato di vendita: «In vendita» oppure «Non in vendita»;
• lo stato di acquisto: «Disponibile» oppure «Obsoleto».

Per esempio, un articolo di fine serie passa a «Obsoleto» negli acquisti, ma resta «In vendita» per smaltire le scorte.

Il prezzo e l’IVA

La maggior parte delle installazioni gestisce più livelli di prezzo. In questo caso Lei non inserisce il prezzo alla creazione: lo imposta dopo nella scheda dei prezzi di vendita, intitolata «I clienti che i prezzi», con il pulsante «Aggiornamento prezzo».

Inoltre, l’IVA dell’articolo prende d’ufficio l’aliquota della Sua azienda. Quindi non deve scegliere nulla per un articolo corrente.

Risparmiare tempo ogni giorno

Clonare una scheda: una variante simile senza riscrivere

Sulla scheda di un articolo, clicchi su «Clone». Poi inserisca il riferimento del nuovo articolo nella finestra «Clona prodotto o servizio» e confermi.

La copia riprende le informazioni e i prezzi dell’originale. Le resta solo da adattare ciò che cambia, per esempio un colore o una capacità.

Aggiungere l’articolo a un preventivo, un ordine o una fattura

In fondo alla scheda di un articolo «In vendita», DoliPlus mostra i Suoi documenti in bozza: «Aggiungi alle mie proposte», «Aggiungi ai miei ordini», «Aggiungi alle mie fatture». Secondo i Suoi permessi, i blocchi dedicati ai documenti altrui danno accesso anche alle bozze dei colleghi.

Scelga il documento, indichi la quantità e l’eventuale sconto, poi clicchi su «Aggiungi». In questo modo completa un preventivo senza lasciare la scheda prodotto.

Prodotti composti: venda un lotto come un solo articolo

Un prodotto composto è un prodotto «padre» che raggruppa diversi altri prodotti. Serve a definire pacchetti o lotti: Lei lavora su un solo elemento invece dei numerosi prodotti che lo compongono.

Comporre un kit, passo dopo passo

Per prima cosa, l’amministratore attiva l’opzione «Attivare i prodotti associati» nelle «Impostazioni modulo Prodotti». Su ogni scheda compare allora la scheda «Prodotti associati». Quindi:

1. apra la scheda del prodotto padre, poi la sua scheda «Prodotti associati»;
2. clicchi su «Modifica associazione»;
3. cerchi i componenti per parola chiave o per categoria;
4. spunti la colonna «Aggiungi / Elimina» e indichi la quantità di ciascun componente;
5. infine, clicchi su «Aggiungi/Aggiornamento».

Cosa cambia il kit nei documenti e nel magazzino

Quando lo aggiunge a un documento, compare solo la riga del prodotto padre. Nello stesso tempo, la giacenza dei sottoprodotti segue automaticamente quella del prodotto composto.

Per esempio, convalidando un ordine fornitore di un prodotto composto, Lei incrementa anche la giacenza di tutti i suoi sottoprodotti. Inoltre, un prodotto composto può contenere a sua volta altri prodotti composti.

Attenzione però: non si tratta di una funzione di produzione. Infatti i sottoprodotti vengono scalati solo al consumo del prodotto padre. Restano quindi disponibili in modo indipendente, cosa che non avviene in produzione.

Organizzare il Suo catalogo prodotti e servizi

Diversi metodi Le permettono di classificare gli articoli.

Le categorie di prodotti

Prima di tutto, può raggruppare gli articoli per categoria. Consulti a questo proposito il capitolo Gestione delle categorie.

I campi personalizzati

Poi arricchisce le schede con campi propri. A tale scopo, consulti il capitolo Moduli con campi personalizzati.

Prezzi, foto e codici a barre

Il catalogo prodotti e servizi si completa con numerose funzioni:

• la gestione dei prezzi di vendita e di acquisto;
• le foto collegate a ogni articolo;
• le unità di vendita e di acquisto;
• gli imballaggi primari, secondari e terziari;
• la gestione dei codici a barre;
• le varianti di prodotto;
• le ecotasse e contributi ambientali.

Mantenga uno storico dei prezzi pulito

Un prezzo d’acquisto di un fornitore non vale più? Nella scheda «Fornitori prezzi», clicchi sull’icona del cestino della riga interessata.

Allo stesso modo, la scheda dei prezzi di vendita elenca lo storico dei Suoi prezzi, sotto il titolo «Applicati prezzi a partire da». Un’icona del cestino elimina una vecchia riga inserita per errore. Il prezzo in vigore, invece, resta protetto: non si può eliminare.

Vendere all’estero: un catalogo in più lingue

Anche il Suo catalogo prodotti e servizi si traduce. Infatti ogni scheda dispone di una scheda Traduzione dove Lei inserisce l’etichetta, la descrizione e la nota in tutte le lingue necessarie.

Poi, appena un preventivo o una fattura parte nella lingua di un cliente, DoliPlus riprende automaticamente questi testi. Con il modulo IA attivato, il pulsante «Traduci con IA» compila perfino i campi al posto Suo, con un clic.

Corregga inoltre una traduzione sbagliata prima che arrivi al cliente: nella scheda Traduzione, l’icona «Elimina la traduzione» rimuove la lingua interessata, dopo conferma.

Tradurre il catalogo prodotti con un clic

Operazioni massive

Per agire su decine di articoli alla volta, li raggruppi prima in una categoria. Poi, dalla scheda di gestione di quella categoria, un amministratore può:

• modificare in una volta lo stato di vendita o lo stato di acquisto degli articoli;
• eliminare definitivamente gli articoli non utilizzati.

Stia tranquillo: un articolo presente su un preventivo, un ordine o una fattura resta al suo posto, perché DoliPlus verifica ogni dipendenza. La guida completa si trova nel capitolo Eliminare prodotti in massa.

Interrogazioni e statistiche

Per finire, DoliPlus propone numerosi report statistici sul Suo catalogo.

Li trova in diversi punti:

• nel menu Home;
• nei sottomenu del menu PRODOTTI/SERVIZI;
• nel menu STATISTICHE, in particolare le serie Magazzino (400) e Prodotti (500).

 

Per approfondire

• Gestione dei servizi in DoliPlus — cosa distingue un servizio da un prodotto in DoliPlus.
• Gestione dei prezzi — il prezzo giusto per ogni cliente, automaticamente.
• Foto prodotti/servizi — le foto dei Suoi prodotti e servizi.
• Ecotasse, contributi ambientali — i contributi ambientali sulle Sue fatture.
• Selezionare i consumatori di un prodotto o servizio — trovare tutti i clienti che acquistano un determinato prodotto.

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