Der Produkt- und Dienstleistungskatalog von DoliPlus hält Ihre Artikel verkaufsbereit, vom Angebot bis zur Rechnung:

• jeder Artikel trägt zwei getrennte Status, einen für den Verkauf und einen für den Einkauf;
• Sie duplizieren einen Artikel und erhalten so eine ähnliche Variante ohne erneute Eingabe;
• Sie fügen den Artikel direkt aus seiner Karte in ein Angebot, einen Auftrag oder eine Rechnung ein;
• Sie verkaufen ein Set als einen einzigen Artikel, dank zusammengesetzter Produkte;
• Ihre Artikel lassen sich übersetzen, und Ihre Preishistorie bleibt sauber.

So steuern Sie Verkauf, Einkauf und Lager an einem Ort, ganz ohne Doppelerfassung. DoliPlus ist die erweiterte Cloud-Edition von Dolibarr.

Produkte und Dienstleistungen: Was ist der Unterschied?

DoliPlus trennt beide Kataloge klar:

• ein Produkt ist ein materielles Gut, das bei Bedarf im Lager geführt wird;
• eine Dienstleistung ist immateriell, zum Beispiel eine Beratung; standardmäßig wird sie nicht im Lager geführt, doch eine Option erlaubt auch die Lagerverfolgung von Dienstleistungen;
• in beiden Fällen lässt sich der Artikel verkaufen, einkaufen oder verschenken.

Den Katalog einmal richtig einrichten

Referenzen im Format Ihrer Wahl

Standardmäßig geben Sie die Referenz jedes Artikels frei ein.

Um Ihre Referenzen zu vereinheitlichen, wählt Ihr Administrator stattdessen das Nummerierungsmodell „Elephant“, unter „Nummerierungsvorlagen für Produkte / Dienstleistungen“ in den Produktmoduleinstellungen. Danach legen Sie eine Maske fest, zum Beispiel PRAEFIX{0000}, wobei die Nullen die Stellenzahl des Zählers bestimmen.

Komfortable Formulare

Außerdem setzt der Administrator in denselben Einstellungen zwei allgemeine Optionen, die für alle Benutzer gelten:

• „Suchfeld statt Listenansicht für die Produktauswahl verwenden“: Sie tippen ein paar Buchstaben, statt eine lange Liste zu durchsuchen;
• die Anzeige der Produktbeschreibungen in Formularen: die Beschreibung erscheint vollständig und nicht als Tooltip.

Einen Artikel anlegen: Art, Status, Preis

Die Art des Artikels

Das Feld „Art“ legt den Produkttyp fest. Es bietet vier Grundwerte: Eigenerzeugung, Rohmaterial, Halbfertigprodukt und Verpackung.

Zudem wächst die Liste auf bis zu sieben Werte, wenn die Module für Vermietung oder Fertigung aktiv sind. In der Praxis gehen Fertigprodukte in den Verkauf, während Halbfertigprodukte und Verpackungen als Komponenten dienen.

Zwei Status: Verkauf und Einkauf

Jeder Artikel trägt zwei unabhängige Status:

• den Verkaufsstatus: „Verfügbar“ oder „Aufgelassen“;
• den Einkaufsstatus: „Verfügbar“ oder „Veraltet“.

Ein Auslaufartikel wird zum Beispiel im Einkauf auf „Veraltet“ gesetzt, bleibt im Verkauf aber „Verfügbar“, damit der Restbestand abfließt.

Preis und Mehrwertsteuer

Die meisten Installationen arbeiten mit mehreren Preisstufen. In diesem Fall geben Sie den Preis nicht beim Anlegen ein: Sie setzen ihn danach im Reiter „Kundenpreise“ über die Schaltfläche „Aktualisiere Preis“.

Darüber hinaus übernimmt die Mehrwertsteuer des Artikels automatisch den Satz Ihres Unternehmens. Für einen gewöhnlichen Artikel müssen Sie also nichts auswählen.

Jeden Tag Zeit sparen

Einen Artikel duplizieren: ähnliche Variante ohne erneute Eingabe

Klicken Sie auf der Karte eines Artikels auf „Duplizieren“. Geben Sie dann im Fenster „Produkt/Service duplizieren“ die Referenz des neuen Artikels ein und bestätigen Sie.

Die Kopie übernimmt die Angaben und Preise des Originals. Sie passen danach nur an, was sich unterscheidet, zum Beispiel eine Farbe oder ein Füllvolumen.

Den Artikel einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung hinzufügen

Unten auf der Karte eines verkaufsfähigen Artikels zeigt DoliPlus Ihre Dokumente im Entwurf: „Zu meinen Angebote hinzufügen“, „Zu meinen Bestellungen hinzufügen“, „Zu meinen Rechnungen hinzufügen“. Je nach Ihren Rechten öffnen die Blöcke für die Dokumente anderer auch die Entwürfe Ihrer Kollegen.

Wählen Sie das Dokument, geben Sie Menge und eventuellen Rabatt ein und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. So ergänzen Sie ein Angebot, ohne die Produktkarte zu verlassen.

Zusammengesetzte Produkte: ein Set als einen Artikel verkaufen

Ein zusammengesetztes Produkt ist ein „Eltern“-Produkt, das mehrere andere Produkte bündelt. Es dient zur Bildung von Paketen oder Sets: Sie arbeiten mit einem Element statt mit den vielen Produkten, aus denen es besteht.

Ein Set Schritt für Schritt zusammenstellen

Zuerst aktiviert der Administrator die Option „Untergeordnete Produkte aktivieren“ in den Produktmoduleinstellungen. Daraufhin erscheint auf jeder Karte der Reiter „Unterprodukte“. Anschließend:

1. öffnen Sie die Karte des Eltern-Produkts und dann den Reiter „Unterprodukte“;
2. klicken Sie auf „Verbinden“;
3. suchen Sie die Komponenten per Stichwort oder Kategorie;
4. markieren Sie die Spalte „Hinzufügen/Löschen“ und geben Sie die Menge jeder Komponente ein;
5. klicken Sie schließlich auf „Hinzufügen/Aktualisieren“.

Was das Set in Ihren Dokumenten und im Lager ändert

Beim Einfügen in ein Dokument erscheint nur die Zeile des Eltern-Produkts. Gleichzeitig ändert sich der Bestand der Unterprodukte automatisch mit dem des zusammengesetzten Produkts.

Wenn Sie beispielsweise eine Lieferantenbestellung eines zusammengesetzten Produkts freigeben, erhöhen Sie auch den Bestand aller Unterprodukte. Außerdem kann ein zusammengesetztes Produkt selbst weitere zusammengesetzte Produkte enthalten.

Beachten Sie jedoch: Es handelt sich nicht um eine Fertigungsfunktion. Die Unterprodukte werden nämlich erst beim Verbrauch des Eltern-Produkts abgebucht. Sie bleiben daher eigenständig verfügbar, was in der Produktion nicht der Fall ist.

Ihren Produkt- und Dienstleistungskatalog ordnen

Mehrere Methoden helfen beim Ordnen Ihrer Artikel.

Produktkategorien

Zunächst können Sie Ihre Artikel nach Kategorien gruppieren. Lesen Sie dazu das Kapitel Kategorienverwaltung.

Benutzerdefinierte Felder

Danach ergänzen Sie Ihre Karten um eigene Felder. Lesen Sie hierzu das Kapitel Benutzerdefinierte Formularfelder.

Preise, Fotos und Barcodes

Der Produkt- und Dienstleistungskatalog bietet zahlreiche weitere Funktionen:

• die Verwaltung von Verkaufs- und Einkaufspreisen;
• Fotos zu jedem Artikel;
• Verkaufs- und Einkaufseinheiten;
• primäre, sekundäre und tertiäre Verpackungseinheiten;
• die Barcode-Verwaltung;
• Produktvarianten;
• Öko-Beteiligungen und Öko-Abgaben.

Eine saubere Preishistorie behalten

Ein Einkaufspreis eines Lieferanten gilt nicht mehr? Klicken Sie im Reiter „Lieferantenpreise“ auf das Papierkorb-Symbol der betreffenden Zeile.

Ebenso listet der Reiter „Kundenpreise“ Ihre Preishistorie unter der Überschrift „Preise angewandt von“. Ein Papierkorb-Symbol entfernt eine alte, versehentlich erfasste Zeile. Der aktuelle Preis bleibt dagegen geschützt: Er lässt sich nicht löschen.

Im Ausland verkaufen: ein mehrsprachiger Katalog

Ihr Produkt- und Dienstleistungskatalog lässt sich auch übersetzen. Jede Karte besitzt nämlich einen Reiter Übersetzung, in dem Sie Bezeichnung, Beschreibung und Notiz in beliebig vielen Sprachen erfassen.

Sobald dann ein Angebot oder eine Rechnung in der Sprache eines Kunden hinausgeht, übernimmt DoliPlus diese Texte automatisch. Bei aktiviertem KI-Modul füllt die Schaltfläche „Mit KI übersetzen“ die Felder sogar mit einem Klick für Sie aus.

Korrigieren Sie außerdem eine falsche Übersetzung, bevor sie beim Kunden ankommt: Im Reiter Übersetzung entfernt das Symbol „Übersetzung löschen“ die betreffende Sprache, nach Bestätigung.

Den Produktkatalog mit einem Klick übersetzen

Massenaktionen

Um Dutzende Artikel auf einmal zu bearbeiten, fassen Sie sie zunächst in einer Kategorie zusammen. Danach kann ein Administrator im Verwaltungsreiter dieser Kategorie:

• den Verkaufs- oder Einkaufsstatus aller Artikel in einem Schritt ändern;
• die nicht verwendeten Artikel endgültig löschen.

Keine Sorge: Ein Artikel, der in einem Angebot, einem Auftrag oder einer Rechnung vorkommt, bleibt erhalten, denn DoliPlus prüft jede Abhängigkeit. Die vollständige Anleitung finden Sie im Kapitel Produkte in großer Zahl löschen.

Abfragen und Statistiken

Schließlich bietet DoliPlus zahlreiche statistische Auswertungen zu Ihrem Katalog.

Sie finden sie an mehreren Stellen:

• im Menü Startseite;
• in den Untermenüs des Menüs PRODUKTE/SERVICES;
• im Menü STATISTIKEN, insbesondere in den Reihen Lager (400) und Produkte (500).

 

Weiterführende Informationen

• Dienstleistungsverwaltung in DoliPlus — was eine Dienstleistung in DoliPlus von einem Produkt unterscheidet.
• Preisverwaltung — der richtige Preis für jeden Kunden, automatisch.
• Produkt-/Dienstleistungsfotos — die Fotos Ihrer Produkte und Dienstleistungen.
• Öko-Beteiligung, Öko-Abgabe — Umweltabgaben auf Ihren Rechnungen.
• Die Abnehmer eines Produkts oder einer Dienstleistung ermitteln — alle Kunden finden, die ein bestimmtes Produkt beziehen.

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