Das Angebot ist ein Schlüsselelement Ihres Verkaufsprozesses. DoliPlus bietet Ihnen alle Werkzeuge, um ansprechende Angebote schnell und mühelos zu erstellen.

Die automatische Vervollständigung beschleunigt die Eingabe. Sie erstellen ein Angebot in weniger als 30 Sekunden: Geben Sie einfach eine Referenz oder Bezeichnung ein, und DoliPlus ergänzt die Zeile automatisch.

Die Angebotsoberfläche

Für den Einstieg empfehlen wir folgende Kapitel:

• Oberfläche für Angebote, Aufträge und Rechnungen ;
• Zwischensummen-Funktion für Angebote und Rechnungen ;
• Spalten für Angebotspositionen.

Fotos zu Ihrem Angebot hinzufügen

Möchten Sie Ihre Dokumente ansprechend gestalten? DoliPlus hilft Ihnen bei der Erstellung detaillierter und bebilderter Angebote.

Sie fügen einfach Fotos aus dem “Foto”-Ordner Ihrer Produkt-Dokumentenbibliothek ein. Mit einem Klick sehen Sie die PDF-Vorschau direkt im Browser – auch auf Tablet oder Smartphone.

Angebotserinnerung

Einige Zahlen sprechen für sich:

• Nur 25 % der KMU planen ihre Vertriebsaktivitäten für das Jahr;
• 60 % der KMU erinnern nur an Angebote, wenn sie Zeit haben.

Mit DoliPlus planen Sie Ihre Erinnerungen systematisch. So arbeiten Sie effizienter und regelmäßiger.

Sie können die Erinnerung sogar als Pflichtschritt für die Angebotsfreigabe einstellen. DoliPlus erstellt dann eine Erinnerungsaktion und weist sie der gewünschten Person zu. Aktivieren Sie diese Option unter PDF/Einstellungen → PG30.

Am Stichtag bleibt Ihr Angebot direkt über die Erinnerungsaktion im Kalender zugänglich. Aktivieren Sie einfach den Filter “Angebotserinnerung”.

Die Option aktivieren Sie unter PDF/Einstellungen → PG30. Die Erinnerung wird der zugewiesenen Person zugeordnet, die nicht unbedingt der Angebotsersteller ist. Am Stichtag bleibt das Angebot direkt über die Erinnerungsaktion im Kalender zugänglich – in der Wochen- oder Monatsansicht.

Erfolgswahrscheinlichkeit und Liefertermin

Haben Sie mittlere oder lange Verkaufszyklen? DoliPlus gibt Ihnen mehr Transparenz durch integrierte Prognosen.

Tragen Sie systematisch die Erfolgswahrscheinlichkeit ein. Diese Information fließt gewichtet in Ihre Umsatzprognosen ein.

Ebenso wichtig: Geben Sie den voraussichtlichen Liefertermin an. So projiziert DoliPlus den realisierbaren Umsatz in den kommenden Monaten und integriert ihn in Ihre Liquiditätsplanung.

Dashboards, Statistiken und Ziele

Für die Steuerung stehen mehrere Werkzeuge zur Verfügung. Die Serie 10 im Statistikmenü fasst Angebotsdaten in verschiedenen Darstellungen zusammen. Die Serie 2000 zeigt ein echtes Aktivitäts-Dashboard.

Sie können Ihre Verkaufsziele nach Jahr, Einheit, Bereich oder Vertriebsmitarbeiter festlegen.

Kontakte für Ihr Angebot festlegen

Tragen Sie Ihre Kontakte im Tab “Angebotskontakte” ein.

Hinweis: Bei “Kunde Angebotsverfolgung” nutzt DoliPlus die Kontaktadresse. Bei “Vertrieb Angebotsverfolgung” wird die Mobilnummer des Benutzers in der PDF-Vorlage verwendet.

AGB zu Ihren Angeboten hinzufügen

Sie fügen Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Ihren Angeboten bei. Sie werden mit der Unterschrift zum Vertrag. Mehr dazu im Kapitel Allgemeine Geschäftsbedingungen.

IBAN auf dem PDF anzeigen

Erfassen Sie zuerst Ihre Bankdaten in einem Konto. Dann konfigurieren Sie das Rechnungsmodul, um das Standardkonto festzulegen. Sie können auch direkt im Angebotskopf ein alternatives Konto wählen.

Ein reservierter Bereich für die Unterschrift

Gehen Sie zu Start → Einstellungen → PDF/Interface-Einstellungen. Aktivieren Sie Option 105: Sie fügt ein Unterschriftsfeld und einen Genehmigungsvermerk hinzu.

Zudem aktiviert diese Option einen Unterschrifts-Tab in der Angebotsoberfläche mit Pad. Eine neue Dokumentversion enthält dann die Kundenunterschrift.

 

Angebot in Auftrag umwandeln

Mit einem Klick werden Ihre Angebote zu Kundenaufträgen. Zudem definieren Regeln Ihre Automatismen.

Lagerbestände anzeigen

Ein Lager-Tab zeigt auf einen Blick verfügbare Bestände für Angebotspositionen. Bei der Auto-Vervollständigung erscheint der Lagerstand direkt.

Dokumentation anhängen

In der Angebotskonsole fügen Sie mit einem Klick technische PDF-Dokumente aus der Produkt-GED hinzu. DoliPlus fasst alle Dokumente zu einem PDF zusammen, bereit zum Anhängen.

Dateien werden aus dem Wurzelverzeichnis der Produkt-GED genommen. Das zusammengeführte Dokument heißt DOC_Nachverfolgung_der_Angebotsreferenz: So finden Sie es leicht zum Anhängen. Die Marketingdokumentation gehört eher in einen Ordner der allgemeinen GED.

Produktkataloge erstellen

Verwalten Sie Kataloge mit oder ohne Preise? Das Katalogmodul erstellt automatisierte Kataloge aus Ihren Produktkategorien.

Langtext-Angebote (z.B. Berater)

Für textlastige Angebote ist das Office-Modul ideal. Sie verfassen den Textteil, ggf. mit gespeicherten Kapiteln. Dann fügen Sie automatisch Zahlen- und Textteil zu einem PDF zusammen.

Kundenpreise anlegen

Arbeiten Sie mit Großkunden und verhandelten Preisen? Speichern Sie Kundenpreise und rufen Sie sie direkt in Angeboten auf. Details unter Preisverwaltung.

Businessplan und Planungsliquidität

Ihre Angebote fließen automatisch in Ihre Planungsliquidität ein. So prognostizieren Sie Ihren Working Capital-Bedarf.

Webkontakte konvertieren

Wandeln Sie Webkontakte automatisch in Leads um. Entdecken Sie dazu das LinkWeb-Modul.

Arbeit mit Geschäftschancen

Arbeiten Sie mit Folge- oder Alternativangeboten? Das Geschäftschancen-Modul ist für Sie gemacht.

PDF-Layout anpassen

Ein Angebot, das Kapitel mitten drin trennt, ist schwer lesbar. Jede Zeile hat daher ein Symbol für Zeilenumbruch oder Seitenumbruch: Sie setzen die Pausen selbst, wo Ihre Offerte sie braucht.
Die Option “Strich nach Position” fügt einen Zeilen- gefolgt von einem Seitenumbruch hinzu. Zwischensummen erkennt man am Einzug der Unterpositionen im PDF. Alle Layoutoptionen für Verkäufe.

Angebot per Mail versenden

Sobald das Angebot bestätigt ist, senden Sie es über die interne Post, ohne das Webmail zu öffnen:

• Die Kontakte werden vorgeschlagen, mit der Option für eine Lesebestätigung;
• Sie fügen eine kommerzielle Dokumentation bei;
• Das Angebot wird in Ihren gesendeten Elementen klassifiziert;
• Eine Aktion „E-Mail versenden“ bestätigt automatisch den Versand.

Herkunft der Angebote

Bei der Erstellung geben Sie die Herkunft des Angebots an. Das allgemeine Wörterbuch ermöglicht die Anpassung der vorgeschlagenen Liste. Schließlich nutzt die statistische Abfrage Nr. 46 diese Daten.

 

Angebote in Masse klassifizieren

Diese Aktion ist für Administratoren reserviert:

1. Öffnen Sie die Liste der Angebote im Status „Bestätigt“;
2. Zeigen Sie bei Bedarf die Auswahlspalte an;
3. Bestätigen Sie schließlich die Auswahl.

Angebotszeilen aus einer Datei importieren

Füllen Sie Ihr Angebot aus einer externen Quelle? Diese Funktion ist dafür da.

Die Einrichtung ist einfach:

1. Aktivieren Sie die Option PG60 in den PDF/Schnittstellen-Einstellungen;
2. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit dem Semikolon als Trennzeichen vor;
3. Legen Sie sie in den Ordner „import“ der Dokumentenbibliothek des Angebots ab;
4. Benennen Sie die Spaltenüberschriften in Großbuchstaben; die anderen Spalten werden ignoriert.

Spaltenüberschriften

• INDICE: Die Zeilenindex (nützlich für Bauangebote);
• REF: Die Produktreferenz in der DoliPlus-Datenbank;
• LIBELLE: Die Bezeichnung eines nicht referenzierten Produkts;
• DESC: Die zusätzliche Beschreibung;
• QTE: Die Menge;
• PU: Der Einheitspreis, ohne Symbol;
• TVA: Der Mehrwertsteuersatz (Standard 20%);
• REMISE: Der Rabatt in %, ohne Symbol;
• UNITÉ: Die Einheit (UVA), konform mit dem Wörterbuch.

Das Prinzip des Imports

Beim Import versucht DoliPlus zunächst, die Referenz über die Spalte REF zu erkennen.

Bei Erfolg wird die Spalte LIBELLE ignoriert (die Information stammt vom Produkt), während DESC die ursprüngliche Beschreibung ersetzt. Bei Misserfolg wird die Zeile zu einem freien Produkt, und der Fehler wird im internen Hinweis des Angebots vermerkt.

Wenn die Spalte REF leer ist, wird die Zeile als freies Produkt behandelt: LIBELLE wird genutzt, und DESC wird ignoriert.

Teilsummen und Kapitel

Sie strukturieren auch Ihre Angebote mit Tags in der Spalte REF:

• COM: Erstellt ein Kapitel (LIBELLE wird genutzt), ohne die folgenden Zeilen zu gruppieren;
• TOTAL: Öffnet eine Teilsumme, die die folgenden Zeilen einschließt;
• STOP: Beendet die aktuelle Teilsumme.

Abseits des CSV-Imports können Sie auch eine Zeile direkt auf dem Bildschirm einer Teilsumme zuordnen: bei der Zeilenerstellung, bei der Bearbeitung oder per Drag & Drop. Die detaillierte Anleitung finden Sie im Kapitel Die Teilsummenfunktion für Angebote, Aufträge und Rechnungen.

Validierungsprüfungen

DoliPlus bietet Standard-Validierungsprüfungen. Für weitere Informationen besuchen Sie den dedizierten Abschnitt.

PDF-Dokumente formatieren

Aktivieren Sie die Darstellungsoptionen in den PDF/Interface-Einstellungen. Beispielsweise sind in der New DoliPlus-Serie Ränder und Farben konfigurierbar.

Für weitere Informationen sehen Sie sich die Dokumentgenerierungsvorlagen und die PDF-Anpassung an. Sie können auch Ihre Leistungslogos in der Fußzeile anzeigen.

Zusätzliche Optionen zur Konfiguration

Schließlich passen zahlreiche Optionen die Anzeige auf dem Bildschirm und in PDFs an: Spalten, Lieferadressen, Lieferantenreferenzen, AGB, Logos usw.

Die vollständige Liste finden Sie im Kapitel PDF/Interface-Einstellungen.