sur 2 janvier 2016 Le prélèvement SEPA vous permet d’encaisser vos clients automatiquement, sur la base d’un mandat signé. DoliPlus génère pour vous le fichier normalisé à transmettre à votre banque.
Introduction au prélèvement SEPA
Le prélèvement SEPA (ou SEPA Direct Debit) est un prélèvement en euros. Le créancier l’initie sur la base d’une autorisation préalable du débiteur, formalisée par un mandat.
À terme, il remplace donc tous les prélèvements nationaux. De plus, toutes les banques de la zone SEPA ont harmonisé l’identification des comptes. Désormais, chaque compte est identifié par un IBAN et chaque banque par un BIC.
Ce qui change avec le prélèvement SEPA
Concrètement, plusieurs règles encadrent désormais le prélèvement SEPA :
- l’émetteur doit posséder un Identifiant Créancier SEPA (ICS) ;
- l’autorisation devient un mandat unique, plus détaillé et plus strict ;
- chaque mandat reçoit une Référence Unique de Mandat (RUM) ;
- le mandat est conservé par le créancier, et non plus par la banque ;
- une pré-notification doit prévenir le débiteur au moins 14 jours avant l’échéance ;
- chaque prélèvement reprend les informations du mandat (ICS, RUM, date de signature) ;
- le motif de l’opération passe de 31 à 140 caractères.
Par ailleurs, l’émission suit des séquences. Pour un prélèvement ponctuel, on parle de ONE OFF. Pour une série, on distingue le premier (FIRST), les suivants (RÉCURRENT) et le dernier (FINAL).
Enfin, vous respectez un délai d’anticipation auprès de votre banque : au moins 3 jours ouvrés avant l’échéance pour les prélèvements récurrents ou finaux.
Évolutions SEPA
Depuis le 20 novembre 2016, la séquence « FRST » (premier d’une série) peut être remplacée par « RCUR ». Bien que non obligatoire, le BIC reste nécessaire à la bonne exécution des fichiers.
Le module de prélèvement SEPA DoliPlus
Le module SEPA complète le module de prélèvement national. Il vous apporte plusieurs garanties :
- il génère un fichier XML à la norme SEPA ISO 20022 (pain.008.001.02) ;
- vous le téléchargez directement pour le transmettre à votre banque ;
- il vérifie la cohérence des IBAN et des BIC ;
- il transmet le numéro de facture au client ;
- il tient enfin l’inventaire des mandats, avec leurs dates et séquences.
Utiliser le module de prélèvement SEPA
Ce module complète le module de prélèvement national, qui doit rester actif et paramétré.
Principe de fonctionnement
D’abord, activez le module et les permissions des utilisateurs. Ensuite, configurez soigneusement tous les champs du compte bancaire qui recevra les prélèvements.
Paramétrer la console d’administration
Dans la console, renseignez ensuite :
- votre numéro d’ICS ;
- le délai d’anticipation pour les séquences FIRST et ONE OFF ;
- le délai d’anticipation pour les séquences RCUR et FINAL.
Attention : si vous modifiez le compte bancaire, validez-le à nouveau dans la console.
Éditer le mandat SEPA
Pour le mandat, consultez le chapitre Édition du mandat SEPA.
Émettre un prélèvement sur une facture client
Avant de lancer un prélèvement, vérifiez quelques prérequis :
- le compte client comporte un IBAN et un BIC (sans espaces) ;
- le mode de règlement est bien de type prélèvement ;
- vous sélectionnez le mandat ;
- vous lancez enfin la demande via l’onglet SEPA.
Sans IBAN ni BIC, vous ne pouvez pas valider la demande.
Lancer un nouveau prélèvement
Depuis le menu Banque, lancez un nouveau prélèvement. Renseignez ensuite la date souhaitée.
À ce stade, DoliPlus vérifie automatiquement que la date respecte le nombre de jours ouvrés imposés par votre banque. Au besoin, il la réajuste pour vous.
Deux fichiers sont alors générés. Le premier, le rapport, vous sert à vérifier la cohérence, notamment les dates réévaluées. Le second, au format XML, s’injecte dans votre interface bancaire.
Suivre le bon de prélèvement
Ensuite, vous suivez le bon pas à pas. Classez-le d’abord « envoyé ». Puis, à l’encaissement, classez-le « crédité ».
En cas de rejet, rendez-vous sur l’onglet « Lignes ». Cliquez sur la ligne rejetée, puis renseignez le motif (obligatoire). DoliPlus porte alors un crédit sur la facture correspondante.
Attention aux caractères autorisés
La norme ISO 20022 impose un jeu de caractères latins : lettres non accentuées, chiffres et quelques signes (/ – ? : ( ) . , ‘ +).
C’est pourquoi vous devez surveiller les noms de sociétés et les références. En effet, des caractères comme « & », « < » ou « > » peuvent provoquer des rejets. De même, le XML CDATA n’est pas admis.
Rassurez-vous toutefois : un traitement automatique supprime déjà les caractères accentués. Enfin, en cas de changement sur le compte à prélever, refaites simplement un nouveau mandat.
Pour un autre mode de recouvrement, découvrez aussi le prélèvement LCR.
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