Le portail extranet de DoliPlus devient l’espace de commande de vos clients professionnels :

• chacun voit son catalogue, aux prix que vous avez négociés avec lui ;
• il commande en libre-service, le soir comme le week-end ;
• il suit ses commandes et retrouve l’état réel de chacune ;
• il télécharge ses documents et règle ses factures en ligne ;
• vous, vous recevez la commande en brouillon : rien ne part sans votre accord.

Autrement dit, le réassort de vos clients se fait tout seul. Vous n’avez ni site marchand à monter, ni la moindre ressaisie à faire.

Deux façons d’ouvrir votre portail extranet

D’abord, vos clients consultent. Ensuite, quand vous le décidez, ils commandent.

• La vitrine : le client se connecte, voit son catalogue et ses prix. Elle est comprise dans votre abonnement DoliPlus.
• La prise de commande : il ajoute ses quantités et envoie sa commande. C’est une option, que votre interlocuteur DoliPlus active pour vous.

Commencer par la vitrine reste la bonne méthode. En effet, vous publiez d’abord vos tarifs, vous vérifiez ce que chacun voit, puis vous ouvrez la commande l’esprit tranquille.

Par ailleurs, vous pouvez refermer la prise de commande à tout moment, le temps d’un inventaire ou d’une refonte tarifaire. Vos clients continuent alors de consulter leur catalogue.

Chacun voit son catalogue, à ses prix

Un catalogue rassemble les articles que vous voulez montrer, avec le niveau de tarif qu’il applique. Surtout, il sert autant de clients que vous voulez : on ne crée jamais un catalogue par client. Une fois garni, validez-le : c’est cette validation qui le rend visible à vos clients.

Ensuite, chaque client peut sortir de ce tarif commun. Il suffit de lui poser son propre niveau de prix sur sa fiche. Dès lors, il garde sa grille négociée pendant que les autres conservent la leur.

L’écran vous affiche en clair le prix appliqué et son origine — celle du client, ou celle héritée du catalogue. Aucun doute n’est donc possible sur ce que votre client voit à l’écran.

Enfin, un article que vous n’avez pas coté pour lui s’affiche « Prix sur demande ». Il vous appelle, et vous en discutez : rien ne s’invente à votre place. Notre chapitre sur la gestion des tarifs détaille ces grilles multiniveaux.

Commander le soir, le week-end, sans décrocher le téléphone

Votre client ouvre la rubrique « Commandes » de son espace. Il y trouve quatre choses, dans l’ordre : son catalogue, sa commande en préparation, ses commandes passées, puis ses factures à régler.

Concrètement, il saisit une quantité, clique « Ajouter », recommence, et envoie sa commande. Vous la recevez aussitôt.

De son côté, il lit un message sans ambiguïté : sa commande est enregistrée, son fournisseur va la confirmer. Rien ne lui laisse croire qu’elle est déjà validée.

Pour ses factures, le bouton de paiement en ligne apparaît quand ce moyen de règlement s’applique. Le paiement en ligne des factures fonctionne exactement comme depuis un lien envoyé par courriel.

Rien ne part sans votre accord

C’est la question que tout le monde pose en premier : « et si un client commande n’importe quoi ? »

Une commande passée depuis le portail extranet n’engage donc rien. Chaque commande arrive dans votre liste habituelle au statut brouillon, avec le nom du catalogue en note. Par conséquent, vous la contrôlez, vous l’ajustez, puis vous la validez — ou non. La commande client suit ensuite son cycle normal.

De plus, l’encours du client est vérifié au moment de l’envoi. S’il a atteint son plafond, la commande est tout de même enregistrée, et le client sait que vous la confirmerez. Vous tranchez donc vous-même, jamais un automatisme. Le chapitre gestion des encours clients explique comment fixer ces plafonds.

Ouvrir l’accès d’un client en une invitation

Sur la fiche du tiers, l’onglet « Portail de commande » réunit trois réglages : le catalogue qu’il verra, son niveau de prix, et le dépôt qui le sert.

Ensuite, un bouton envoie l’invitation au portail extranet. Le client reçoit un courriel contenant un lien signé, ouvre ce lien, et choisit lui-même son mot de passe.

Aucun mot de passe ne circule donc jamais par courriel, et vous n’en inventez aucun. Le lien expire au bout de sept jours, ne sert qu’une fois, et renvoyer l’invitation ferme automatiquement la précédente.

Consulter ses documents et régler ses factures

Le portail ne sert pas qu’à commander. Des tableaux de synthèse présentent à chaque tiers l’essentiel de ce que vous avez à lui communiquer. De plus, il télécharge ses factures lui-même.

Répondre à chaque demande de document mobilise vos équipes. Cet espace extranet rend vos clients autonomes, à toute heure.

Vous y gagnez sur trois plans :

• moins de sollicitations : le client récupère ses factures seul ;
• une image moderne : vous offrez un vrai espace client en ligne ;
• un accès maîtrisé : vous choisissez ce que chaque tiers peut voir.

Le portail se marie d’ailleurs avec la signature électronique : votre client signe son devis, puis commande son réassort au même endroit.

Mettre le portail extranet en service

La mise en route tient en quelques étapes.

L’adresse d’accès

L’adresse change pour vos clients. Votre URL habituelle https://ma_session.doliplus.com/htdocs/ devient https://ma_session.doliplus.com/acces/ pour le portail.

Les droits

D’abord, réglez les droits des utilisateurs internes comme externes.

L’onglet du tiers

Ensuite, avec des droits administrateur, ouvrez le nouvel onglet de la fiche tiers. Il crée les accès et envoie les paramètres de connexion au contact concerné. Comme pour la fonction native, l’accès part toujours d’un contact de tiers.

La page de configuration

Enfin, activez les pages accessibles depuis le portail, réglez le bas de page et les autres options. En multi-sociétés, pensez à activer aussi le module sur l’entité maître. Chacune de vos sociétés ouvre alors le portail à ses propres clients, avec son catalogue et ses prix : un client suivi par deux d’entre elles y trouve le tarif de celle qui l’a invité.

Si un client n’y arrive pas

Après trois saisies fausses, un contrôle anti-robot lui est demandé pendant un quart d’heure. Ce n’est donc pas une panne : qu’il patiente, ou renvoyez-lui une invitation.

S’il ne voit pas la rubrique « Commandes », vérifiez son droit d’accès et son rattachement à un catalogue.

Ce que le portail ne fait pas

Autant le dire franchement, car cela évite un malentendu coûteux.

Le portail extranet n’est pas une boutique en ligne. Il n’y a ni inscription libre, ni visiteur anonyme, ni paiement comptant à la commande. Chaque client est un tiers de votre fichier, avec sa grille négociée et son encours.

Vendre au grand public est un autre métier, et DoliPlus le couvre autrement : le connecteur PrestaShop relie votre boutique en ligne au même ERP, avec les mêmes articles et les mêmes stocks. Les deux cohabitent d’ailleurs très bien — la boutique pour le public, le portail pour vos clients professionnels et leurs prix négociés.

Il ne valide rien à votre place, et il n’invente aucun prix. Ce que voit votre client sort de votre catalogue ou de sa grille, recalculé à chaque affichage — jamais figé dans une copie qui vieillirait dans son coin.

Enfin, si votre métier demande davantage, notre support étudie vos besoins spécifiques.

Pour aller plus loin

• Gestion des tarifs : le bon prix, automatiquement — les grilles négociées de vos clients.
• Gestion des encours clients — fixer le plafond de chacun.
• Paiement en ligne des factures — vos clients règlent depuis le portail.
• Connecteur PrestaShop 9 — pour vendre aussi au grand public, depuis le même catalogue.
• Signature électronique : votre devis signé devient une commande.
• Votre session CRM DoliPlus dotée d’une zone publique — la zone publique de votre session.