sur 11 mai 2021
Les tiers et contacts sont le cœur du CRM de DoliPlus. Le tiers représente une entreprise (client, prospect, fournisseur), et le contact une personne ou une adresse rattachée. Ainsi, toute votre relation commerciale s’organise autour d’eux.
Tiers et contacts : de quoi parle-t-on ?
Le module Tiers gère vos clients, prospects et fournisseurs, appelés « tiers ». De nombreux autres modules s’appuient dessus : factures, commandes, contrats, propositions commerciales.
Un tiers est donc une entité : client, prospect, fournisseur ou partenaire. Le contact, lui, représente une personne ou une adresse au sein du tiers, par exemple une adresse de facturation ou de livraison. Par ailleurs, un tiers n’a que deux états : actif ou clos.
Créer un tiers
La création part d’un choix simple. En sélectionnant « Nouveau prospect », « Nouveau client » ou « Nouveau fournisseur », vous pré-remplissez les champs correspondants. De plus, DoliPlus peut générer automatiquement le code client ou fournisseur, pour une référence univoque.
Une fois la société créée, vous lui ajoutez des documents dans son onglet GED. Notez enfin une règle de suppression : seul un tiers sans objet rattaché (facture, contrat, commande) peut être supprimé. Sinon, mieux vaut le passer au statut « clos ».
Créer un contact rattaché
Les contacts complètent le tiers. Vous en créez autant que nécessaire : contact facturation, contact trésorier, adresse de livraison. Deux chemins existent :
- via Tiers → Contacts → Nouveau contact : le contact peut rester indépendant d’un tiers ;
- via l’onglet client ou fournisseur d’un tiers, bouton « Créer un contact » : le contact est alors lié au tiers.
Ensuite, ces contacts servent de destinataires pour vos e-mails, vos devis ou vos factures. En savoir plus sur l’import de contacts
Générer un document depuis un tiers
Vous pouvez aussi éditer un document depuis la fiche du tiers, à partir d’un modèle personnalisable (.odt ou .doc). Les matrices se déposent dans Outils → Documents et Matrices → Modèles de documents → Tiers.
Droits et configuration
Enfin, la gestion des droits s’ajuste d’abord par groupe, puis au besoin par utilisateur. De plus, grâce à la hiérarchie définie dans la gestion des utilisateurs, un manager peut accéder aux tiers et aux pièces de son équipe.
Pour finir, la configuration du module règle les codes tiers et le format des codes comptables.
Pourquoi bien gérer ses tiers et contacts ?
Un fichier client désordonné freine toute l’entreprise. Des tiers et contacts bien tenus deviennent au contraire un référentiel fiable, partagé par tous.
Vous y gagnez sur trois plans :
- une base unique : clients, prospects et fournisseurs au même endroit ;
- des échanges ciblés : le bon contact reçoit le bon document ;
- un socle pour l’ERP : factures, commandes et contrats s’appuient dessus.
En savoir plus sur l’import de contacts
Pour aller plus loin
