Les tiers et contacts sont le cœur du CRM de DoliPlus. Le tiers représente une entreprise (client, prospect, fournisseur), et le contact une personne ou une adresse rattachée. Ainsi, toute votre relation commerciale s’organise autour d’eux.

Tiers et contacts : de quoi parle-t-on ?

Le module Tiers gère vos clients, prospects et fournisseurs, appelés « tiers ». De nombreux autres modules s’appuient dessus : factures, commandes, contrats, propositions commerciales.

Un tiers est donc une entité : client, prospect, fournisseur ou partenaire. Le contact, lui, représente une personne ou une adresse au sein du tiers, par exemple une adresse de facturation ou de livraison. Par ailleurs, un tiers n’a que deux états : actif ou clos.

Créer un tiers

La création part d’un choix simple. En sélectionnant « Nouveau prospect », « Nouveau client » ou « Nouveau fournisseur », vous pré-remplissez les champs correspondants. De plus, DoliPlus peut générer automatiquement le code client ou fournisseur, pour une référence univoque.

Une fois la société créée, vous lui ajoutez des documents dans son onglet GED. Notez enfin une règle de suppression : seul un tiers sans objet rattaché (facture, contrat, commande) peut être supprimé. Sinon, mieux vaut le passer au statut « clos ».

Le choix de départ — « Nouveau prospect », « Nouveau client » ou « Nouveau
fournisseur » — pré-remplit les deux champs qui comptent : Prospect/Client et
Fournisseur. Un prospect arrive donc en Prospect avec Fournisseur à « non », un client en
Prospect/Client, et ainsi de suite. Vous restez libre de les corriger ensuite.

Créer un contact rattaché

Les contacts complètent le tiers. Vous en créez autant que nécessaire : contact facturation, contact trésorier, adresse de livraison. Deux chemins existent :

  • via Tiers → Contacts → Nouveau contact : le contact peut rester indépendant d’un tiers ;
  • via l’onglet client ou fournisseur d’un tiers, bouton « Créer un contact » : le contact est alors lié au tiers.

Ensuite, ces contacts servent de destinataires pour vos e-mails, vos devis ou vos factures. En savoir plus sur l’import de contacts

Gestion électronique de documents (G.E.D)  du Tiers

Tous les documents déposés dans le lecteur « Tiers » sont associés uniquement à ce tiers.

Déposer le logo du tiers dans le dossier Photo.

C.f également GED (Gestion Électronique de documents) Dolibarr

Générer un document depuis un tiers

Vous pouvez aussi éditer un document depuis la fiche du tiers, à partir d’un modèle personnalisable (.odt ou .doc). Les matrices se déposent dans Outils → Documents et Matrices → Modèles de documents → Tiers.

génération d'un document depuis un tiers dans DoliPlus
La fiche du tiers porte aussi son champ Langue par défaut. Renseignez-le, et tous les documents édités pour ce client sortiront désormais dans sa langue — désignations et descriptions d’articles comprises, dès lors que votre catalogue est traduit. Traduire son catalogue produits

Les matrices se déposent dans le dossier Outils → Documents & Matrices →
Modèles de documents → Tiers.

Droits et configuration

Enfin, la gestion des droits s’ajuste d’abord par groupe, puis au besoin par utilisateur. De plus, grâce à la hiérarchie définie dans la gestion des utilisateurs, un manager peut accéder aux tiers et aux pièces de son équipe.

gestion des droits sur les tiers et contacts dans DoliPlus

Pour finir, la configuration du module règle les codes tiers et le format des codes comptables.

Pourquoi bien gérer ses tiers et contacts ?

Un fichier client désordonné freine toute l’entreprise. Des tiers et contacts bien tenus deviennent au contraire un référentiel fiable, partagé par tous.

Vous y gagnez sur trois plans :

  • une base unique : clients, prospects et fournisseurs au même endroit ;
  • des échanges ciblés : le bon contact reçoit le bon document ;
  • un socle pour l’ERP : factures, commandes et contrats s’appuient dessus.

En savoir plus sur l’import de contacts

Pour aller plus loin

 

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Pour aller plus loin