sur 16 mars 2026 L’archivage automatique des mails dans votre ERP
L’archivage automatique des mails entrants et sortants répond d’abord à plusieurs besoins concrets de l’entreprise :
- Respecter l’obligation légale de traçabilité des échanges électroniques. Comme le rappelle cet article, vous devez retrouver facilement une information archivée, par exemple l’auteur d’un mail envoyé depuis un poste de l’entreprise.
- Faciliter la relation client au quotidien. Ainsi, vous archivez les pièces des échanges avec vos tiers (clients, prospects, fournisseurs) au plus près de vos processus : devis, réclamation SAV, etc.
Pour cela, DoliPlus intègre plusieurs outils dans sa version standard.
En effet, cette tâche reste souvent chronophage et source de pertes de temps. L’objectif est donc d’en simplifier l’usage, de centraliser l’information et, au final, de renforcer la compétitivité de l’entreprise.
DoliPlus archive au format « .eml », un format développé par Microsoft pour Outlook. Un fichier « .eml » conserve les en-têtes, le formatage HTML d’origine et les pièces jointes du message. De plus, la plupart des logiciels de messagerie lisent ce format.
Passons maintenant en revue les outils disponibles.
Archivage manuel des mails entrants
À la différence de la méthode automatique vue plus loin, c’est ici l’utilisateur qui extrait l’archive, puis la range dans la GED.
Pour extraire une archive, rendez-vous d’abord sur la messagerie. Ensuite, faites un clic droit sur le message : le menu contextuel propose de copier la source (fichier .eml) vers la GED.
Faites ensuite glisser le message depuis la GED vers sa destination, par exemple la GED d’un devis.
Enfin, un double-clic sur le fichier « .eml » l’ouvre dans un nouvel onglet. Vous le visualisez alors et, au besoin, vous en extrayez de nouveau les pièces jointes via l’onglet GED.
L’archivage automatique des mails entrants et sortants
Pour faciliter le suivi de la relation client et fournisseur, DoliPlus range automatiquement les mails reçus des tiers et contacts identifiés. Chacun se classe alors sous l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche tiers concernée.
Concrètement, le logiciel utilise une boîte mail dédiée. Celle-ci reçoit une copie de tous les mails des utilisateurs qui bénéficient de la fonctionnalité.
Ainsi, cet archivage ouvre la voie à un travail collaboratif plus large. Par conséquent, vous gagnez en productivité et en réactivité auprès de vos clients et fournisseurs.
De plus, cette automatisation évite le classement individuel dans chaque boîte mail. Retrouver un message devient simple : il suffit d’entrer dans l’espace du client.
Enfin, une interface dédiée facilite la recherche. Pour l’administrateur, elle propose aussi plusieurs modes de suppression des mails archivés et de leurs pièces jointes.
Conditions d’utilisation du service
Ce module facultatif s’active selon une décision de l’organisation utilisatrice.
En effet, les mails professionnels relatifs à un tiers constituent une ressource de l’entreprise, et non un bien personnel.
De même, tous les utilisateurs admettent que cette information relève d’un travail collaboratif.
Principe de l’archivage automatique des mails
DoliPlus redirige d’abord une copie des mails de chaque utilisateur vers une boîte dédiée (par exemple archive@masociete.com). Comme il s’agit d’une copie, l’opération reste totalement transparente pour l’utilisateur.
Le système analyse ensuite les messages reçus. Si un message contient une adresse présente dans la base des tiers (fiche et contact), DoliPlus range aussitôt la copie sous l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche.
Par ailleurs, les mails internes envoyés depuis DoliPlus lors d’un devis, d’une commande ou d’une facture sont eux aussi archivés.
De plus, si vous utilisez la messagerie intégrée (module messagerie), les messages envoyés se classent également dans l’onglet « Archive Mail Fax ». Pour cela, synchronisez la signature de l’utilisateur avec cette messagerie.
Le système extrait aussi automatiquement les pièces jointes des messages archivés. Vous déplacez ensuite ces documents dans un autre dossier du serveur, via l’onglet GED.
Enfin, vous pouvez transférer ce mail en l’éditant depuis la messagerie interne de DoliPlus.
Nota : les appareils mobiles n’archivent pas les mails sortants, sauf paramétrage spécifique. En effet, sans copie redirigée vers la boîte dédiée, aucun archivage n’est possible. De même, un mail qui ne concerne aucun tiers ou contact enregistré n’est pas reconnu, donc pas archivé.
Dans la fiche tiers, seul un administrateur peut :
- supprimer de la base une ligne correspondant à un mail,
- purger l’archive du tiers, en tout ou partie, selon une date.
À l’installation, et sur prestation spéciale, DoliPlus peut aussi récupérer les e-mails d’autres boîtes pour reconstituer l’historique client. Consultez pour cela votre support.
Enfin, cet archivage renforce la protection des données : il conserve en effet une copie de sécurité au sein de DoliPlus.
Accès à l’archivage depuis le projet
Vous retrouvez la même fonctionnalité dans le projet. Un onglet « Archive Mail Fax » y regroupe les mails et fax des contacts déclarés sur le projet.
Les fax — principe d’archivage
Les fax restent peu utilisés aujourd’hui. Pour les archiver, créez d’abord une redirection automatique : la machine fax envoie un mail vers la boîte dédiée (archive@masociete.com). Pour un fax virtuel, configurez plutôt cette redirection depuis la console web du fournisseur.
Vous définissez ensuite les phrases de reconnaissance dans la console d’administration. DoliPlus archive alors directement, sous l’onglet « Archive Mail Fax », les fax dont les numéros figurent dans la base.
Vous désignez enfin un ou plusieurs utilisateurs responsables du traitement. Pour cela, activez la boîte « Boîte Fax reçus » dans la console : elle apparaît sur leur page d’accueil. Les fax lus et traités disparaissent ensuite de cette boîte.
Dans tous les cas, chaque fax reçu s’archive derrière la fiche tiers. Là encore, seul un administrateur peut supprimer une ligne de fax de la base.
Accès et confidentialité des messages archivés
Pour paramétrer vos contacts privés, utilisez la console d’administration du module « Archives », ou le lien présent sur l’onglet « Archive Mail Fax ». Seul un administrateur réalise cette opération.
Un mail ou un fax rattaché à un contact « Privé » reste historisé. Toutefois, son contenu n’est lisible que par le propriétaire du contact privé.
Configuration du module Archives
Configuration côté DoliPlus
Rendez-vous d’abord dans la configuration du module. Renseignez ensuite les paramètres d’accès à la boîte « archive » (par exemple archive@masociete.com).
Synchronisez enfin la signature de chaque utilisateur avec la messagerie. Vous le vérifiez dans votre webmail, via Messagerie / Préférences / Identités, en ajoutant la boîte dédiée en Cci.
Configuration de votre serveur de messagerie
Depuis votre serveur de messagerie, routez d’abord une copie des mails vers la boîte dédiée.
Avec Gmail, par exemple, ouvrez Paramètres / Transfert POP-IMAP. Ajoutez ensuite une adresse de transfert, puis confirmez-la via le code reçu. Enfin, laissez une copie des messages sur le serveur Gmail.
Voir aussi : le webmail Roundcube intégré
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