Los clientes y contactos forman en DoliPlus un único fichero: un solo lugar para todas sus relaciones comerciales, compartido por todo el equipo. De un vistazo:

• clientes, prospectos y proveedores reunidos, con sus contactos y direcciones;
• cada comercial encuentra su cartera, y el responsable la de todo su equipo;
• todo el historial del cliente en su ficha: citas, compras, notas, documentos;
• acciones en un clic: comprobar un número de IVA, clonar una ficha o fusionar dos duplicados.

Así, sus presupuestos, facturas y correos llegan siempre a la persona adecuada, y nadie vuelve a introducir la misma empresa dos veces. DoliPlus es la edición en la nube mejorada de Dolibarr, el ERP y CRM de código abierto utilizado en toda Europa.

Clientes y contactos: ¿de qué hablamos?

Un tercero representa una empresa o un particular con el que usted trabaja. El contacto, en cambio, designa a una persona o una dirección vinculada a ese tercero: contacto de facturación, contable, dirección de entrega…

Muchas otras funciones se apoyan en el tercero: presupuestos, pedidos, facturas, contratos. Por lo tanto, un fichero bien cuidado alimenta toda su actividad.

Cada tercero lleva dos datos clave:

• su situación comercial: prospecto, cliente, prospecto y cliente, o ninguno de los dos;
• su papel de proveedor: sí o no.

Un mismo tercero puede ser, por tanto, cliente y proveedor a la vez. Además, un tercero solo tiene dos estados: activo o cerrado.

Crear un tercero en pocos clics

El menú Terceros → Nuevo ofrece varios puntos de partida. Cada uno rellena la ficha por usted:

• « Nuevo prospecto »: el tercero llega como Prospecto, con Proveedor en « no »;
• « Nuevo cliente »: llega directamente como Cliente;
• « Nuevo proveedor »: llega como « Ni cliente, ni prospecto », con Proveedor en « sí »;
• « Nuevo particular »: un cliente persona física, con un formulario simplificado.

Por supuesto, usted puede corregir estas opciones después. Además, DoliPlus puede generar automáticamente el código de cliente o de proveedor: cada ficha conserva así una referencia única.

Por último, la ficha del tercero incluye un campo « Logotipo ». Suba allí el logotipo de la empresa: aparece enseguida en su ficha.

Crear los contactos que reciben de verdad sus documentos

Los contactos completan el tercero. Cree tantos como necesite: contacto de facturación, tesorero, dirección de entrega. Existen dos caminos:

• desde la ficha del tercero, con el botón « Crear contacto/dirección » del bloque Contactos (visible en las pestañas Ficha, Prospecto, Cliente y Proveedor): el contacto queda vinculado al tercero;
• desde el menú Terceros → Contactos/Direcciones → Nuevo contacto/dirección: el contacto puede quedar independiente.

A continuación, estos contactos se convierten en los destinatarios de sus correos, presupuestos y facturas. ¿Ya tiene un fichero en otro lugar? Importe sus contactos en una sola operación.

Encontrar y seguir a sus terceros

El espacio de terceros se abre con una página de inicio clara: las estadísticas de su fichero y los últimos terceros registrados.

La lista de terceros, por su parte, se filtra en un clic:

• clientes, prospectos o sospechosos (contactos aún no cualificados);
• proveedores;
• « mis terceros », es decir, los que usted tiene a su cargo.

También elige las columnas que se muestran, y unos gráficos resumen su fichero de un vistazo.

Sobre todo, cada uno ve lo que le concierne. Un comercial solo ve su propia cartera, mientras que el responsable ve la de todo su equipo. Organizar su fuerza de ventas

Las pestañas de la ficha del tercero: todo el historial del cliente

La ficha de un tercero reúne, pestaña por pestaña, todo lo que usted sabe de él. De este modo, ya no hace falta buscar en varias herramientas antes de llamar a un cliente.

Agenda, Referencias, Notificaciones, Notas

• Agenda: las citas y llamadas del cliente, tanto pendientes como realizadas;
• Referencias: lo que el cliente le ha comprado, o lo que el proveedor le ha entregado, en los últimos 12 meses;
• Notificaciones: un correo automático sale hacia el contacto adecuado en cada etapa (pedido validado, factura…);
• Notas: una nota pública y una nota privada, reservada a su equipo;
• Seguimiento: quién creó o modificó la ficha, y cuándo.

Cuenta bancaria, Matriz, Comerciales

Justo debajo de la cabecera de la ficha, una barra da acceso a tres complementos útiles:

• Cuenta bancaria: IBAN y BIC comprobados al introducirlos, con un enlace al mandato de domiciliación SEPA;
• Matriz: vincule una filial a su grupo y encuentre después todas las filiales desde la empresa matriz;
• Comerciales: los comerciales asignados al tercero, y su orden.

Acciones rápidas desde la ficha

Algunas tareas suelen llevar varios minutos. Desde la ficha, se resuelven en un clic:

• comprobar un número de IVA intracomunitario en el servicio europeo de verificación (VIES);
• con el módulo RGPD activado, enviar al tercero y a sus contactos el mensaje sobre sus datos personales;
• transformar el tercero en prospecto;
• clonar una ficha para crear un tercero parecido en segundos;
• fusionar dos terceros duplicados: Fusión de terceros;
• sincronizar el tercero con su tienda PrestaShop: Conector PrestaShop.

Los documentos del tercero, en su sitio

Todos los documentos depositados en la unidad del tercero quedan asociados únicamente a ese tercero. Asimismo, la carpeta de fotos de la gestión documental sirve de galería de imágenes de la empresa. Descubrir la gestión documental

Generar un documento desde la ficha del tercero

También puede generar un documento desde la ficha del tercero, a partir de una plantilla personalizable. Las plantillas están en formato .odt (texto) u .ods (hoja de cálculo).

Para subirlas, abra el menú Herramientas → Documentos y Plantillas y, después, la carpeta « Modelos de doc ». Todo sobre las plantillas de documentos

Cuando la opción multilingüe está activa, la ficha incluye también un campo Idioma predeterminado. Rellénelo: a partir de entonces, los documentos de ese cliente salen en su idioma, denominaciones de artículos incluidas si su catálogo está traducido. Traducir su catálogo de productos

Eliminar o cerrar un tercero

En primer lugar, eliminar exige el permiso de eliminar terceros. Además, la eliminación queda bloqueada en cuanto el tercero tiene un presupuesto, un pedido, una factura, un contrato, una factura de proveedor o un pedido a proveedor.

En ese caso, pase simplemente el tercero al estado « cerrado ». Su historial se conserva intacto, pero ya no le estorba en el día a día.

Permisos y configuración

Los permisos se ajustan primero por grupo y, si hace falta, usuario por usuario. Además, gracias a la jerarquía definida en la gestión de usuarios, un responsable accede a los clientes y contactos de su equipo, con sus documentos. Ajustar los permisos de acceso

Para terminar, la configuración del módulo define los códigos de terceros y el formato de los códigos contables.

¿Por qué gestionar bien sus clientes y contactos?

Un fichero de clientes desordenado frena a toda la empresa. Por el contrario, unos clientes y contactos bien cuidados se convierten en una referencia fiable, compartida por todos.

Usted gana en tres aspectos:

• una base única: clientes, prospectos y proveedores en el mismo lugar;
• intercambios dirigidos: el contacto adecuado recibe el documento correcto;
• una base para toda su actividad: presupuestos, pedidos y facturas se apoyan en ella.

Para profundizar

• Importar contactos en su CRM
• Archivado automático de correos entrantes y salientes
• Normalizar las funciones de los contactos con una lista desplegable
• Catálogo de productos multilingüe — para que los documentos de un cliente extranjero estén traducidos hasta las denominaciones de artículos