on 5 September 2026 Gestión digital de facturas de proveedores recibidas en DoliPlus
¿Cómo procesar sin esfuerzo las facturas de proveedores recibidas por correo electrónico o por correo postal? DoliPlus digitaliza sus facturas de proveedores recibidas, desde el escaneo hasta la contabilidad, para ahorrar tiempo y garantizar un seguimiento fiable. Mejor aún: con la lectura automática, usted sube el PDF y la factura se completa sola — proveedor, referencia, fecha y VAT por tasa. Usted verifica, usted valida.
Esta funcionalidad está dirigida al servicio involucrado en el procesamiento de facturas de proveedores recibidas por correo electrónico o correo postal.
La digitalización de facturas de proveedores optimiza la productividad, mejora el rendimiento de la empresa al
- Valorizar la información en la herramienta de gestión: tablas de contabilidad, tablas analíticas, tablas de tesorería prevista,
- Acortar el plazo de procesamiento,
- Reducir los costes de transferencia a contabilidad,
- Aligerar las tareas que consumen tiempo,
- Hacer que el documento sea leído automáticamente por inteligencia artificial para evitar la reintroducción de datos,
- Encontrar en su catálogo cada artículo facturado, a partir de la referencia de su proveedor,
- Ampliar con lupa las facturas escritas en pequeño, para leerlas sin esfuerzo,
- Declarar a la administración fiscal sus compras a proveedores extranjeros, sin doble introducción de datos.
Principio de funcionamiento
Las facturas de proveedores son escaneadas y cargadas desde la máquina vía FTP hacia DoliPlus, que ofrece esta funcionalidad de serie.
Otra posibilidad, para los correos ya digitalizados recibidos por email, la interfaz de mensajería ofrece con un clic la posibilidad de extraer todos los archivos adjuntos o uno en particular para cargarlo de servidor a servidor hacia la carpeta «Escaneos».
Una interfaz permite a un operador la distribución asistida para cargar el documento hacia la biblioteca de documentos de la factura de proveedor correspondiente.
El proceso es deliberadamente en dos etapas. Primero, el documento llega a una carpeta de espera — la «Carpeta por explorar» — sin ningún clasificación automática. Luego, su acción de distribución («Depositar la factura en la biblioteca de documentos») la coloca en la biblioteca de documentos de la factura: el documento se extrae del correo o del escaneo, su lugar ya existe, usted lo deposita allí con un clic. Así, nada entra en sus carpetas sin validación humana.
Modo de operación
Seleccionar el documento.
Varios casos son posibles:
Caso n°1
Si no existe ningún pedido ni factura, el botón «Crear una nueva factura» permitirá abrir una nueva pestaña para introducir la factura.
Después de crear esta factura, volver a esta interfaz y actualizar la lista de facturas, seleccionar la factura y luego «Depositar la factura en la biblioteca de documentos».
Caso n°2
Existe un pedido correspondiente a la factura, la factura no existe. Seleccionar el pedido cuya síntesis se muestra, verificar los importes y luego crear la factura de proveedor.
Después de crear esta factura, volver a esta interfaz y actualizar la lista de facturas, seleccionar la factura y luego «Depositar la factura en la biblioteca de documentos».
Caso n°3
La factura existe. Seleccionar la factura cuya síntesis se muestra, verificar los importes y luego crear la factura de proveedor.
Después de crear esta factura, volver a esta interfaz y actualizar la lista de facturas, seleccionar la factura y luego «Depositar la factura en la biblioteca de documentos».
Listo para pagar
De forma opcional, se puede solicitar la validación del pago de la invoice mediante una solicitud de “Visto Bueno”.
Por defecto, se selecciona el validador del pedido asociado si existe.
Una notificación por correo electrónico le permite dar respuesta:
A cambio, el sistema informa al creador de la solicitud.
El estado es visible en el record de la invoice, así como en los cuadros resumen de Facturas de Proveedores.
Lea sin esfuerzo, incluso una invoice escrita en letra pequeña
Algunas invoices llegan escaneadas torcidas, impresas en tamaño 7 o cubiertas de anotaciones diminutas. Aun así, hay que registrarlas. Por eso, la vista previa de DoliPlus se adapta a lo que tiene ante sus ojos.
- Una barra de zoom permite aumentar hasta cuatro veces el tamaño original, con un botón o usando la tecla Ctrl y la rueda del ratón.
- Una lupa sigue su cursor: compruebe un importe o un número de VAT con solo pasar el ratón, sin interrumpir su registro.
- El documento se redibuja en cada nivel de zoom. El texto permanece nítido, en lugar de pixelarse como una imagen estirada.
Además, su nivel de zoom se guarda entre visitas. Así, si trabaja habitualmente con documentos densos, los encontrará ya ampliados.
Relleno automático por inteligencia artificial
Esta función se activa bajo petición en su DoliPlus: díganos si desea probarla y la activaremos en su instalación.
Para las invoices de proveedores recibidas por correo electrónico o postal —especialmente las de sus proveedores extranjeros, que no emiten por el circuito francés— DoliPlus va más allá del simple archivo: lee el documento por usted. Una vez seleccionado el archivo en la lista, aparece un botón «Analizar». Con un clic, la inteligencia artificial identifica al proveedor en su base (o propone crearlo si es nuevo), la referencia de la invoice, su fecha y el detalle del VAT por tipo —útil cuando una misma invoice mezcla varios tipos.
Usted mantiene el control sobre cada campo: los valores propuestos son editables y nada se guarda hasta que valide manualmente la creación de la invoice. Adiós al registro manual línea por línea de un simple PDF recibido por correo.
El detalle de las líneas, vinculado a su catálogo
La lectura no se limita a la cabecera. DoliPlus también lee la tabla de la invoice: referencia del artículo en el proveedor, descripción, cantidad, precio unitario e incluso la naturaleza de lo facturado —un bien entregado o un servicio.
Luego, cada línea se compara con su catálogo. Cuando la referencia del proveedor ya es conocida, el artículo correspondiente aparece marcado con un borde verde. En caso contrario, un botón le permite crearlo, como producto o servicio.
Su catálogo aprende, invoice tras invoice
Voici le fragment HTML traduit en espagnol (Espagne) :
—
Voilà le point qui change vraiment le quotidien. Cuando crea un artículo desde una línea, DoliPlus guarda al mismo tiempo la referencia de su proveedor y su precio de compra. Por lo tanto, la siguiente factura del mismo proveedor se ajusta automáticamente: el artículo se reconoce sin que nadie tenga que hacer nada.
En otras palabras, cuanto más facturas trate, menos trabajo le quedará. La primera vez le pedirá unos clics; las siguientes solo requieren una verificación.
Además, un control de coherencia vigila en segundo plano: el total de las líneas leídas se compara con los importes por tipo de IVA del documento. En caso de discrepancia, DoliPlus se lo notifica y conserva la distribución por tipo. Por lo tanto, nunca recuperará un detalle aproximado sin ser informado.
La factura creada, el PDF adjunto, sin cambiar de pantalla
Un clic en « Crear la factura con estas líneas » es suficiente: la factura del proveedor existe, con sus líneas reales y sus artículos vinculados. Sobre todo, se queda en la misma pantalla, el documento siempre visible a la izquierda. El panel de adjuntos se abre justo debajo, y el PDF se une al registro de la factura con un segundo clic — con, si lo desea, la solicitud de orden de pago.
El mismo principio de lectura asistida por inteligencia artificial también equipa los gastos de viaje en móvil y la comparación de presupuestos de proveedores: en los tres casos, la inteligencia artificial propone, usted valida.
Sus compras en el extranjero declaradas a la administración, sin doble entrada
Cuando compra a un proveedor establecido fuera de Francia, este proveedor no pasa por el circuito francés de facturación electrónica. Sin embargo, la operación debe ser comunicada a la administración fiscal: es entonces a usted, el comprador, a quien le corresponde declararla (artículo 290-I del Código General de Impuestos, precisado en el Boletín Oficial de Hacienda).
En otras palabras, la factura alemana o española que acaba de depositar en PDF ya no se limita a su contabilidad. DoliPlus se encarga del resto, sin que tenga que volver a introducir nada en otro lugar.
DoliPlus le indica primero si la compra está afectada, y por qué
No todas las compras en el extranjero se declaran. Por ejemplo, una compra de mercancías fuera de la Unión Europea ya pasa por la aduana: declararla por segunda vez sería un error.
En el registro de la factura, DoliPlus muestra su veredicto en todas las letras: compra en la Unión Europea, prestación de servicios fuera de la Unión, u operación fuera del ámbito. Cada línea se clasifica como bien o servicio, ya que es esta clasificación la que decide.
Usted mantiene el control: si una línea está mal clasificada, la corrige y el veredicto se recalcula al instante ante sus ojos.
Usted valida, el registro permanece vinculado a la factura
La declaración solo se envía con su clic. Después, es definitiva: la administración no puede modificar un envío. Es precisamente por eso que la pantalla le muestra el detalle antes, en lugar de enviar automáticamente a sus espaldas.
Una vez declarada la compra, el registro conserva la fecha, la referencia obtenida y la clasificación retenida. Así, varios meses después, aún puede explicar por qué esta factura fue declarada y otra no.
Por último, esta declaración funciona con una u otra de las plataformas asociadas de DoliPlus: su elección de proveedor no condiciona esta capacidad.
Para el sentido inverso, es decir, sus propias facturas y las de sus proveedores franceses, todo se gestiona en el circuito de facturación electrónica francesa.
Resumen en tabla
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Un cuadro de resumen permite la supervisión y el control de los flujos.
Se crea una acción sistemáticamente para cada distribución y solicitud de Visto Bueno.
Estas acciones están vinculadas a la factura.
Configuración del módulo
Listo para usar desde la activación
Active el módulo Clasificación: los menús asociados aparecen en el menú Compras, y las carpetas de clasificación («Correspondencia», «Facturas de Proveedores») se crean automáticamente en su espacio de digitalización. Así, la clasificación de sus facturas de proveedores recibidas funciona sin configuración previa.
La configuración al alcance de un clic
A continuación, el administrador ajusta las reglas de distribución con un clic, gracias al botón «Configuración» mostrado directamente en la pantalla de clasificación. Este mismo espacio sigue siendo accesible desde el menú Compras.
Además, la elección de la «Carpeta a explorar» se realiza en una lista organizada por carpetas y subcarpetas: identifica inmediatamente la ubicación correcta, incluso cuando su espacio de digitalización contiene numerosas carpetas.
Estas carpetas pertenecen al espacio «Escaneo» de la biblioteca de documentos, alimentado por su copiadora en red y por la extracción de archivos adjuntos desde el correo electrónico. Una carpeta ubicada en la raíz, como «Facturas de Proveedores», es común a todo el equipo: aparece en la biblioteca de documentos bajo «Escaneo (todas las carpetas)». Por otro lado, si la opción «carpeta de Escaneo personal» está activa, cada usuario encuentra su propia carpeta bajo «Escaneo». Estas opciones se configuran en el módulo Cloud — la página de configuración de clasificación le lleva allí con un clic.
Gestión de permisos
Ajuste los permisos por grupo de usuarios o individualmente
¿Desea dejar de reintroducir sus facturas de proveedores recibidas por correo electrónico? Contáctenos para activar la lectura automática mediante inteligencia artificial en su DoliPlus.
Para profundizar
La digitalización de facturas de proveedores recibidas forma parte de su cadena de compras:
- la factura de anticipo a proveedor ;
- los controles de validación antes de contabilizar ;
- si su proveedor está sujeto a la facturación electrónica francesa, DoliPlus hace un seguimiento automático de cada estado — esta página cubre el caso de facturas recibidas fuera de este circuito (PDF por correo electrónico, correspondencia).
