sur 21 avril 2021 Gestion numérique des factures fournisseurs reçues dans DoliPlus
Comment traiter sans effort les factures fournisseurs reçues par e-mail ou par courrier ? DoliPlus dématérialise vos factures fournisseurs reçues, du scan jusqu’à la comptabilité, pour gagner du temps et fiabiliser votre suivi.
Cette fonctionnalité s’adresse au service impliqué dans le traitement des factures fournisseurs reçues par e-mail ou courrier postal.
La dématérialisation des factures fournisseurs optimise la productivité, améliore la performance de l’entreprise en
- Valorisant l’information dans l’outil de gestion : tableaux de comptabilité, tableaux analytiques, tableaux de trésorerie prévisionnels,
- Raccourcissant le délai de traitement,
- Apportant une réduction des coûts du transfert vers la comptabilité,
- Allégeant les tâches chronophages,
Principe de fonctionnement
Les factures fournisseurs sont scannées et téléversées depuis la machine en FTP vers DoliPlus qui offre cette fonctionnalité en standard.
Autre possibilité, pour les courriers déjà dématérialisés reçus par e-mail, l’interface de messagerie offre en un clic la possibilité d’extraire toutes les pièces jointes ou une en particulier pour la téléverser de serveur à serveur vers le dossier « Scan ».
Une interface permet à un opérateur la ventilation assistée afin de téléverser la pièce vers la G.E.D de la facture fournisseur correspondante.
Mode opératoire
Sélectionner le document.
Plusieurs cas sont possibles :
Cas n°1
Si aucune commande ou facture n’existe, le bouton « Créer une nouvelle facture » permettra d’ouvrir un nouvel onglet afin de saisir la facture.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Cas n°2
Une commande correspondant à la facture existe, la facture n’existe pas. Sélectionner la commande dont la synthèse s’affiche, vérifier les montants puis créer la facture fournisseur.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Cas n°3
La facture existe. Sélectionner la facture dont la synthèse s’affiche, vérifier les montants puis créer la facture fournisseur.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Bon à payer
De façon optionnelle, il peut être demandé une validation du paiement de la facture via une demande de Bon à Payer.
Par défaut, c’est le validateur de la commande associée qui est sélectionné s’il existe.
Une notification par mail lui permet de donner réponse :
En retour, le système avertit le créateur de la suite donnée.
L’état est visible dans la fiche de la facture, ainsi que dans les tableaux de synthèse des Factures Fournisseurs.
Tableau de synthèse
Un tableau de synthèse permet la supervision et le contrôle des flux.
Une action est créée systématiquement pour chaque ventilation et demande de Bon à Payer.
Ces actions sont liées à la facture.
Configuration du module
Configuration
Activer le module Tri.
Les menus associés apparaissent dans le menu Achats.
Les règles métiers de ventilation sont paramétrables dans l’espace de configuration accessible à l’administrateur directement depuis le menu Tri.
Gestion des droits
Ajuster les droits par groupe d’utilisateurs ou individuellement
Pour aller plus loin
La dématérialisation des factures fournisseurs reçues s’inscrit dans votre chaîne achats :
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