auf 5 September 2026 Digitale Verwaltung von eingehenden Lieferantenrechnungen in DoliPlus
Wie bearbeiten Sie mühelos Lieferantenrechnungen, die per E-Mail oder Post erhalten wurden? DoliPlus digitalisiert Ihre eingehenden Lieferantenrechnungen – vom Scan bis zur Buchhaltung – und spart Ihnen Zeit und erhöht die Zuverlässigkeit Ihrer Verfolgung. Noch besser: Dank automatischer Erkennung laden Sie das PDF hoch, und die Rechnung füllt sich selbst aus – Lieferant, Referenz, Datum und VAT nach Satz. Sie prüfen und bestätigen.
Diese Funktion richtet sich an den Bereich, der für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen per E-Mail oder Post zuständig ist.
Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen optimiert die Produktivität und verbessert die Unternehmensleistung durch
- Wertschöpfung der Informationen im Management-Tool: Buchhaltungsberichte, analytische Tabellen, Cashflow-Prognosen,
- Verkürzung der Bearbeitungszeit,
- Kostensenkung bei der Übertragung an die Buchhaltung,
- Reduzierung zeitintensiver Aufgaben,
- Automatische Dokumentenlesung durch KI, um manuelle Eingaben zu vermeiden,
- Schnelles Auffinden jedes fakturierten Artikels in Ihrem Katalog anhand der Lieferantenreferenz,
- Vergrößerung kleiner Rechnungen mit der Lupe, um sie ohne Anstrengung zu lesen,
- Meldung Ihrer Einkäufe bei ausländischen Lieferanten an die Steuerbehörden ohne doppelte Eingabe.
Funktionsprinzip
Die Lieferantenrechnungen werden gescannt und per FTP von der Maschine zu DoliPlus hochgeladen, das diese Funktion standardmäßig anbietet.
Eine weitere Möglichkeit: Bei bereits digitalisierten E-Mails bietet die E-Mail-Schnittstelle mit einem Klick die Möglichkeit, alle Anhänge oder einen bestimmten zu extrahieren und von Server zu Server in den Ordner „Scan“ hochzuladen.
Eine Schnittstelle ermöglicht einem Operator die unterstützte Zuordnung, um das Dokument in die GED der entsprechenden Lieferantenrechnung hochzuladen.
Der Prozess ist bewusst in zwei Schritten gestaltet. Zuerst landet das Dokument in einem Wartungsordner – dem „Zu prüfenden Ordner“ – ohne automatische Sortierung. Anschließend ordnen Sie es manuell zu („Rechnung in die GED legen“). So wird nichts in Ihre Ordner aufgenommen, ohne dass ein Mensch es freigibt.
Vorgehensweise
Dokument auswählen.
Mehrere Fälle sind möglich:
Fall Nr. 1
Falls keine Bestellung oder Rechnung existiert, ermöglicht der Button „Neue Rechnung erstellen“ das Öffnen eines neuen Tabs, um die Rechnung zu erfassen.
Nach der Erstellung dieser Rechnung zurück zu dieser Schnittstelle gehen und die Rechnungsliste aktualisieren, die Rechnung auswählen und dann „Rechnung in die GED legen“.
Fall Nr. 2
Eine der Rechnung entsprechende Bestellung existiert, die Rechnung jedoch nicht. Die Bestellung auswählen, deren Zusammenfassung angezeigt wird, die Beträge prüfen und dann die Lieferantenrechnung erstellen.
Nach der Erstellung dieser Rechnung zurück zu dieser Schnittstelle gehen und die Rechnungsliste aktualisieren, die Rechnung auswählen und dann „Rechnung in die GED legen“.
Fall Nr. 3
Die Rechnung existiert. Die Rechnung auswählen, deren Zusammenfassung angezeigt wird, die Beträge prüfen und dann die Lieferantenrechnung erstellen.
Nach der Erstellung dieser Rechnung zurück zu dieser Schnittstelle gehen und die Rechnungsliste aktualisieren, die Rechnung auswählen und dann „Rechnung in die GED legen“.
Zu bezahlen
Optional kann eine Bestätigung der Rechnungszahlung via “Bon à Payer”-Anfrage verlangt werden.
Standardmäßig wird der Validator der zugehörigen Bestellung ausgewählt, falls vorhanden.
Eine E-Mail-Benachrichtigung ermöglicht ihm die Antwort:
Als Rückmeldung informiert das System den Ersteller der Anfrage.
Der Status ist in der Rechnungskarte sowie in den Übersichtstabellen der Lieferantenrechnungen sichtbar.
Lesen ohne Anstrengung – selbst bei klein gedruckten Rechnungen
Manche Rechnungen kommen schief gescannt, in Schriftgröße 7 oder mit winzigen Vermerken an. Trotzdem müssen sie erfasst werden. Die DoliPlus-Vorschau passt sich daher Ihrem Dokument an.
- Eine Zoomleiste vergrößert bis zum Vierfachen – per Klick oder mit Strg und Mausrad.
- Eine Lupe folgt dem Cursor: Prüfen Sie Beträge oder VAT-Nummern per Überstreichen, ohne die Erfassung zu unterbrechen.
- Das Dokument wird bei jeder Zoomstufe neu gerendert. Der Text bleibt scharf, statt wie ein verpixeltes Bild zu wirken.
Ihre Zoomstufe wird zwischen Sitzungen gespeichert. Arbeiten Sie regelmäßig mit dichten Dokumenten, öffnen sie sich bereits vergrößert.
Automatische Erfassung durch künstliche Intelligenz
Diese Funktion aktivieren wir auf Wunsch in Ihrem DoliPlus: Melden Sie sich für einen Test an.
Bei per E-Mail oder Post eingehenden Lieferantenrechnungen – insbesondere ausländischen, die nicht im französischen System ausgestellt sind – geht DoliPlus über reine Ablage hinaus: Es liest das Dokument für Sie. Nach Auswahl der Datei erscheint ein „Analysieren“-Button. Ein Klick genügt: Die KI findet den Lieferanten in Ihrer Datenbank (oder schlägt eine Neuanlage vor), Rechnungsnummer, Datum und VAT-Aufschlüsselung – praktisch bei gemischten Steuersätzen.
Sie behalten die Kontrolle: Vorgeschlagene Werte sind editierbar, nichts wird ohne manuelle Freigabe gespeichert. Keine manuelle Zeilenweiseingabe mehr für PDF-Rechnungen.
Detailzeilen – abgeglichen mit Ihrem Katalog
Die Analyse endet nicht beim Kopf. DoliPlus liest auch die Rechnungspositionen: Lieferanten-Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und sogar die Art der Leistung – Ware oder Dienstleistung.
Anschließend gleicht es jede Zeile mit Ihrem Katalog ab. Bei bekannter Lieferantenreferenz erscheint der passende Artikel daneben, grün markiert. Sonst können Sie ihn per Button anlegen – als Produkt oder Service.
Ihr Katalog lernt mit – Rechnung für Rechnung
Hier liegt der entscheidende Unterschied für Ihren Arbeitsalltag. Wenn Sie einen Artikel aus einer Zeile erstellen, merkt sich DoliPlus gleichzeitig die Referenz Ihres Lieferanten und seinen Einkaufspreis. Folglich wird die nächste Rechnung desselben Lieferanten automatisch vorbereitet: Der Artikel wird erkannt, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Anders gesagt: Je mehr Rechnungen Sie bearbeiten, desto weniger Arbeit bleibt. Die erste Bearbeitung erfordert einige Klicks; die folgenden benötigen nur noch eine Überprüfung.
Zudem läuft im Hintergrund eine Plausibilitätskontrolle: Die Summe der gelesenen Zeilen wird mit den Beträgen pro VAT-Satz des Dokuments verglichen. Bei Abweichungen warnt Sie DoliPlus und behält die Aufteilung nach Steuersätzen bei. Sie erhalten also nie ungenaue Details, ohne darauf hingewiesen zu werden.
Rechnung erstellt, PDF angehängt – ohne Bildschirmwechsel
Ein Klick auf „Rechnung mit diesen Zeilen erstellen“ genügt: Die Lieferantenrechnung existiert nun mit ihren tatsächlichen Zeilen und zugeordneten Artikeln. Vor allem bleiben Sie auf demselben Bildschirm, das Dokument weiterhin links angezeigt. Der Anhangbereich öffnet sich darunter, und das PDF wird mit einem weiteren Klick der Rechnung zugeordnet – optional inklusive Zahlungsfreigabe.
Dasselbe Prinzip der KI-gestützten Erfassung kommt auch bei Spesen auf dem Smartphone und Lieferantenangebotsvergleichen zum Einsatz: In allen drei Fällen schlägt die KI vor, Sie bestätigen.
Ihre Auslandseinkäufe an die Behörden melden – ohne Doppelerfassung
Bei Einkäufen von Lieferanten außerhalb Frankreichs entfällt die französische elektronische Rechnungsstellung. Dennoch muss der Vorgang dem Finanzamt gemeldet werden (Artikel 290-I des Code général des impôts, konkretisiert im Bulletin officiel des finances publiques).
Mit anderen Worten: Die deutsche oder spanische Rechnung, die Sie gerade als PDF hochgeladen haben, endet nicht in Ihrer Buchhaltung. DoliPlus übernimmt den Rest, ohne dass Sie Daten erneut eingeben müssen.
DoliPlus zeigt zuerst, ob der Einkauf betroffen ist – und warum
Nicht alle Auslandseinkäufe sind meldepflichtig. Ein Wareneinkauf außerhalb der EU durchläuft beispielsweise bereits den Zoll: Eine erneute Meldung wäre falsch.
Auf der Rechnungsseite zeigt DoliPlus daher klar an: Einkauf innerhalb der EU, Dienstleistung außerhalb der EU oder nicht meldepflichtiger Vorgang. Jede Zeile wird als Ware oder Dienstleistung klassifiziert, da dies entscheidend ist.
Sie behalten die Kontrolle: Bei falscher Klassifizierung korrigieren Sie die Zeile, und das Ergebnis aktualisiert sich sofort.
Sie bestätigen, die Meldung bleibt mit der Rechnung verknüpft
Die Meldung wird erst nach Ihrem Klick versendet. Danach ist sie endgültig: Die Behörde nimmt keine Übermittlung zurück. Darum zeigt der Bildschirm vorab alle Details, anstatt automatisch im Hintergrund zu senden.
Nach der Meldung speichert die Rechnung Datum, erhaltene Referenz und gewählte Klassifizierung. Monate später können Sie noch nachvollziehen, warum diese Rechnung gemeldet wurde und eine andere nicht.
Diese Funktion arbeitet mit allen DoliPlus-Partnerplattformen zusammen: Ihre Wahl des Dienstleisters schränkt diese Möglichkeit nicht ein.
Für den umgekehrten Fall – Ihre eigenen Rechnungen und die Ihrer französischen Lieferanten – erfolgt alles über das französische elektronische Rechnungssystem.
Zusammenfassung
Eine Übersichtstabelle ermöglicht die Überwachung und Steuerung der Abläufe.
Für jede Verteilung und Zahlungsfreigabe wird automatisch eine Aktion erstellt.
Diese Aktionen sind mit der Rechnung verknüpft.
Modul-Konfiguration
Sofort einsatzbereit nach Aktivierung
Aktivieren Sie das Sortier-Modul: Die zugehörigen Menüs erscheinen im Einkaufsmenü, und die Sortier-Ordner (“Posteingang”, “Lieferantenrechnungen”) werden automatisch in Ihrem Digitalisierungsbereich angelegt. So funktioniert die Sortierung Ihrer erhaltenen Lieferantenrechnungen ohne Vorab-Einstellungen.
Konfiguration per Klick
Der Administrator passt die Geschäftsregeln für die Verteilung mit einem Klick über den direkt im Sortierbildschirm angezeigten Button “Konfiguration” an. Dieser Bereich bleibt zudem über das Einkaufsmenü erreichbar.
Zudem erfolgt die Auswahl des “zu durchsuchenden Ordners” in einer nach Haupt- und Unterordnern sortierten Liste: Sie finden sofort den richtigen Speicherort, selbst wenn Ihr Digitalisierungsbereich viele Ordner enthält.
Diese Ordner gehören zum “Scan”-Bereich der Dokumentenbibliothek, der durch Ihren Netzwerkkopierer und den Export von E-Mail-Anhängen befüllt wird. Ein Stammordner wie “Lieferantenrechnungen” ist für das gesamte Team sichtbar und erscheint in der Dokumentenbibliothek unter “Scan(alle Ordner)”. Falls die Option “persönlicher Scan-Ordner” aktiv ist, hat jeder Nutzer unter “Scan” seinen eigenen Ordner. Diese Optionen werden im Cloud-Modul konfiguriert – die Sortier-Konfigurationsseite führt Sie mit einem Klick dorthin.
Rechteverwaltung
Passen Sie die Berechtigungen nach Benutzergruppen oder individuell an
Sie möchten Ihre per E-Mail erhaltenen Lieferantenrechnungen nicht mehr manuell erfassen? Kontaktieren Sie uns zur Aktivierung der automatischen Erfassung durch künstliche Intelligenz in Ihrem DoliPlus.
Weiterführende Informationen
Die Digitalisierung Ihrer erhaltenen Lieferantenrechnungen ist Teil Ihrer Einkaufsprozesse:
- die Lieferantenanzahlungsrechnung ;
- die Prüfschritte vor der Buchung ;
- falls Ihr Lieferant der französischen E-Rechnungspflicht unterliegt, verfolgt DoliPlus automatisch jeden Status – diese Seite behandelt Rechnungen außerhalb dieses Systems (PDF per E-Mail, Post).
