Die elektronische Rechnungsstellung erfolgt über eine zugelassene Plattform, die wir nicht betreiben und die ihren eigenen Service berechnet. Sie unterliegt zudem sich ändernden Vorschriften. Der Anschluss und das monatliche Abonnement decken die Kosten der Plattform und die Arbeit zur Anpassung an diese Änderungen – so können wir sie ohne weitere Rückfragen an Sie umsetzen. Kontaktieren Sie uns für ein Gespräch.

 

Die elektronische Rechnungsstellung verändert, wie Ihre Rechnungen versendet werden – und DoliPlus zeigt Ihnen jederzeit den Status jeder einzelnen:

• ein klarer Lebenszyklus von der Erstellung bis zum Zahlungseingang;
• der Status jeder Rechnung auf einen Blick, sowohl im Datensatz als auch in Ihren Dashboards;
• ein dedizierter Filter in Ihren Rechnungslisten, um noch zu versendende oder blockierte Rechnungen zu isolieren;
• automatische Aktualisierung des Fortschritts ohne manuelle Eingriffe;
• die gesetzliche Archivierung Ihrer Rechnungen, die für Sie zehn Jahre aufbewahrt wird;
• Hinweise, die Sie leiten, wenn eine Rechnung nicht mehr geändert werden kann oder ein Kunde nicht zahlt.
• eine einfache Einrichtung: DoliPlus übernimmt fast alles, Sie müssen nur Ihre Daten prüfen;

Kurz gesagt, dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt und ohne Fachjargon, wie Sie sich in dieser großen Veränderung zurechtfinden.

Die Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung: Sie müssen kaum etwas tun

Gute Nachricht zu Beginn: Die Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung ist bewusst einfach gehalten. DoliPlus übernimmt den technischen Teil für Sie – Übermittlung, Nachverfolgung und Archivierung. Sie müssen nur eine Sache tun: Prüfen, ob Ihre Daten aktuell sind.

Wir haben diesen Onboarding-Prozess so gestaltet, dass er Sie minimal belastet. So können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während die Software den Rest erledigt.

1. Prüfen Sie die Daten Ihres Unternehmens

Öffnen Sie zunächst die Konfiguration Ihres Unternehmens und kontrollieren Sie drei Schlüsseldaten:

• die SIREN – die 9-stellige Nummer Ihres Unternehmens;
• die SIRET – die SIREN gefolgt von der Niederlassungsnummer, also 14 Ziffern;
• die USt-IdNr. (intrakommunale Mehrwertsteuernummer).

Diese drei Elemente identifizieren Ihr Unternehmen im Netzwerk. Sie müssen daher korrekt sein, andernfalls kann die Rechnung nicht ordnungsgemäß zugestellt werden.

2. Geben Sie die SIREN-/SIRET-Nummern Ihrer Kunden und Lieferanten an

Stellen Sie sicher, dass jedes Kunden- und Lieferantenkonto die SIREN- oder SIRET-Nummer enthält. Diese Kennung ermöglicht es, die Rechnung an den richtigen Empfänger zu senden.

Anders ausgedrückt: Ein Kunden- oder Lieferantenrecord ohne Identifikationsnummer kann weder Rechnungen empfangen noch senden. Das ist in der Praxis die einzige Vorbereitungsarbeit, die Sie durchführen müssen.

Gute Nachricht: die SIREN allein reicht aus. Die Bestellungen Ihrer Kunden enthalten fast immer diese 9-stellige Nummer, selten die der Niederlassung. DoliPlus nutzt diese für die Rechnungszustellung. Der SIRET wird nur verwendet, wenn Sie ihn bereits kennen.

Übrigens: Fehlt die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Record, berechnet DoliPlus diese automatisch aus der SIREN. Sie müssen also nichts weiter suchen. Ausgehend von der Nummer auf der Bestellung.

Ein schrittweiser und begleiteter Umstieg

Zusätzlich sind Sie nicht allein. Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung beginnt in der letzten Juliwoche 2026. Wir haben alles vereinfacht, damit der Wechsel reibungslos und schrittweise erfolgt.

Sie verwalten keine Einkäufe? Dann sind Sie möglicherweise noch nicht betroffen

Falls Sie die Lieferantenrechnungen (Einkäufe) in DoliPlus nicht nutzen, betrifft Sie der Start am 1. September 2026 möglicherweise nicht. Sie können diese Änderung daher entspannter und in Ihrem eigenen Tempo angehen.

Der „Delegationsmodus“: Sie entscheiden, was Sie verwalten

DoliPlus bietet zudem einen flexiblen Delegationsmodus. Damit entscheiden Sie selbst, welche Aufgaben Sie der Software übertragen – und diese Einstellung lässt sich einfach in Ihrer Firmenkonfiguration vornehmen.

Praktisch bedeutet das: Sie können festlegen, „Ich verwalte meine Kundenrechnungen in DoliPlus, aber nicht meine Lieferantenrechnungen“. In diesem Fall übernimmt DoliPlus den Versand und das Tracking Ihrer Verkäufe; hingegen erhalten Sie Ihre Einkaufsrechnungen nicht in der Software – diese werden weiterhin extern verwaltet, beispielsweise durch Ihren Steuerberater.

Zudem ist dies die direkte Fortsetzung des vorherigen Punkts: Wenn Sie Einkäufe nicht nutzen, ermöglicht die Delegation, nur die Funktionen zu aktivieren, die Sie tatsächlich benötigen.

So kann jeder nach seiner eigenen Organisation arbeiten. Kurz gesagt: Sie behalten die Kontrolle – DoliPlus passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.

Die elektronische Rechnungsstellung – eine große Veränderung für Ihr Unternehmen

Bisher haben Sie eine Rechnung erstellt und diese direkt an den Kunden gesendet, per Post oder E-Mail. Jetzt reist die Rechnung nicht mehr direkt: Sie wird über eine offizielle Plattform übermittelt, die sie an den Kunden weiterleitet und ihren Lebenszyklus Schritt für Schritt verfolgt.

Diese Änderung erfolgt schrittweise, betrifft aber alle Unternehmen. Sie verfolgt mehrere Ziele: Betrug reduzieren, Zahlungen beschleunigen und die VAT-Erklärung vereinfachen. Weitere Informationen zum offiziellen Rahmen finden Sie auf dem Portal zur elektronischen Rechnungsstellung der Steuerbehörden.

Gute Nachricht: DoliPlus macht dies alles transparent. Sie erstellen Ihre Rechnungen wie gewohnt. Die Software übernimmt dann die Übermittlung, das Tracking und die Archivierung. So behalten Sie die Kontrolle, ohne ein neues Verfahren erlernen zu müssen.

Der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung

Eine Papierrechnung sagte Ihnen nach dem Versend nichts mehr. Eine elektronische Rechnung hingegen durchläuft verschiedene Status. Genau dieser Verlauf informiert Sie in Echtzeit.

Hier die wichtigsten Meilensteine vom Versand bis zur Zahlung:

• Erstellt / hinterlegt — Sie senden die Rechnung aus DoliPlus; sie wird auf der Plattform hinterlegt.
• Von der Plattform versendet — die Plattform hat sie geprüft und übernimmt den Versand.
• Bereitgestellt / erhalten — der Kunde erhält die Rechnung.
• Genehmigt oder abgelehnt — der Kunde akzeptiert die Rechnung oder widerspricht mit Begründung.
• Bezahlt — die Zahlung ist eingegangen und gemeldet.

So wissen Sie jederzeit, wo Ihre Rechnung steht. Jeder Statuswechsel wird datiert und protokolliert – für eine lückenlose Historie.

Automatische Prüfung vor dem Versand

Bevor eine Rechnung versendet wird, lässt DoliPlus sie automatisch prüfen – durch die offizielle Plattform. Diese Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung alle gesetzlichen Vorgaben bis ins Detail erfüllt.

Es gibt zwei Szenarien: Ist alles korrekt, geht die Rechnung ohne Ihr Zutun raus. Fehlt etwas oder stimmt das Format nicht, warnt Sie DoliPlus sofort vor dem Versand und zeigt an, was zu korrigieren ist.

So vermeiden Sie den schlimmsten Fall: eine übermittelte Rechnung, die Tage später abgelehnt wird und dringend korrigiert werden muss. Das Problem wird also entspannt im Voraus gelöst – und Ihre Rechnung wird direkt akzeptiert.

Wo Sie den Status Ihrer Rechnungen finden

Ein Nachverfolgen ist nur sinnvoll, wenn Sie es leicht finden. Daher zeigt DoliPlus den Status genau dort, wo Sie ohnehin hinschauen – ohne Umwege.

Auf der Rechnungsseite

Eine farbige Markierung erscheint neben der Referenz: „Gesendet“, „Akzeptiert“, „Abgelehnt“… So sehen Sie den genauen Status direkt beim Öffnen der Rechnung.

In Ihren Rechnungslisten, sowohl Verkäufe als auch Einkäufe

Ihre Rechnungslisten zeigen eine Spalte „E-Rechnung“. Jede Zeile hat ihr farbiges Symbol, ohne dass Sie etwas öffnen müssen.

Diese Spalte gibt es auf beiden Seiten: in der Liste Ihrer Kundenrechnungen und in der Ihrer Lieferantenrechnungen. Sie verfolgen also Ihre Verkäufe und Einkäufe über die Bildschirme, die Sie bereits nutzen.

Zusätzlich: Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Symbol, und eine Info-Blase zeigt Details an – die Referenz der Rechnung auf der Plattform, das Datum des letzten Austauschs und, falls vorhanden, den Grund für eine Blockierung. Mit anderen Worten: Sie diagnostizieren, ohne Ihre Liste zu verlassen.

Auf Ihren Dashboards

Das Verkaufs-Dashboard und das Einkaufs-Dashboard für Lieferantenrechnungen zeigen ein Zusammenfassungsfeld. Auf einen Blick erkennen Sie so das Volumen pro Schritt.

Jede Zeile dieses Feldes ist anklickbar. Ein Klick auf „Abgelehnt“ öffnet Ihre Rechnungsliste, bereits gefiltert auf abgelehnte Rechnungen. Sie wechseln also vom Überblick zum Handeln, ohne etwas neu eingeben zu müssen.

Auf der verknüpften Bestellung

Schließlich zeigt die Tabelle der zugehörigen Rechnungen einer Bestellung den Status jeder Rechnung an. Mit anderen Worten: Überall, wo eine Rechnung erscheint, begleitet Sie ihr Fortschritt.

Mit einem Klick erkennen, was noch zu senden ist

Den Status einer Rechnung zu kennen, ist nützlich. Zu wissen, welche Ihre Aufmerksamkeit erfordern, ist entscheidend. Deshalb wird die Spalte „E-Rechnung“ durch einen Filter ergänzt, der direkt unter ihrem Titel platziert ist.

Dieser Filter übersetzt die Terminologie der E-Rechnung in konkrete Fragen. Drei Anwendungen decken den Großteil Ihres Alltags ab:

• „Nicht gesendet“ – die Liste zeigt nur Rechnungen, die noch nicht versendet wurden. Sie sehen sofort, was noch zu tun ist.
• „Fehlerhaft“ – die Liste sammelt alles, was blockiert: Ablehnung durch den Kunden, von der Plattform gemeldeter Fehler, Versand in Wartestellung für einen neuen Versuch. Das ist Ihre Arbeitsliste.
• Ein genauer Status – „Gesendet“, „Akzeptiert“, „Bezahlt“… um einen bestimmten Schritt zu markieren.

Dieser Filter lässt sich übrigens mit allen anderen kombinieren. So zeigen Sie beispielsweise in Sekundenschnelle die Rechnungen eines bestimmten Kunden für den aktuellen Monat an, die noch übermittelt werden müssen.

Kurz gesagt: Sie müssen nicht mehr nach Informationen suchen. Sie lassen sich von Ihrer Liste genau das anzeigen, was wichtig ist, genau dann, wenn Sie es brauchen.

Aktualisieren und Fortschritt verfolgen

Zwei Mechanismen halten Ihre Status aktuell: einer manuell, der andere automatisch.

Einerseits fragt die Schaltfläche Status aktualisieren im Rechnungsdatensatz die Plattform bei Bedarf ab. Sie nutzen sie, wenn Sie sofort die neuesten Informationen benötigen.

Andererseits fragt DoliPlus regelmäßig im Hintergrund die Plattform ab. Dadurch aktualisieren sich die Status automatisch, und jede Änderung wird im Ereignisprotokoll der Rechnung vermerkt. So wissen Sie immer, wer was und wann getan hat.

Automatische gesetzliche Archivierung Ihrer Rechnungen

Das Gesetz schreibt vor, Rechnungen mehrere Jahre aufzubewahren. Mit DoliPlus wird diese Pflicht unsichtbar: Sobald eine Rechnung übermittelt wird, wird ihre gesetzliche Version automatisch im Reiter “Dokumente” der Rechnung abgelegt.

Dieses Dokument ist lesbar und enthält auch die offiziellen Daten. Es wird mit Ihren Backups gespeichert, ohne Ihr Zutun. Kurz gesagt: Ihre Archivierung erfolgt automatisch, und Sie finden sie jederzeit in der Rechnung.

Automatische Meldung der Zahlung an die Behörde

Die Reform endet nicht mit dem Versand der Rechnung. Bei bestimmten Vorgängen, insbesondere Dienstleistungen zwischen Unternehmen, müssen Sie auch den Zeitpunkt melden, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Dies ist eine neue Pflicht, unabhängig vom Versand selbst.

Gute Nachricht: DoliPlus übernimmt das für Sie. Sobald eine Rechnung vollständig beglichen ist, wird der Status “eingezogen” automatisch übermittelt – ohne weiteren Klick. Zudem wird ein Ereignis im Rechnungsverlauf hinzugefügt, sodass Sie immer wissen, wer was und wann getan hat.

Und bei Teilzahlung?

Solange die Rechnung nicht vollständig beglichen ist, wird nichts übermittelt. Mit anderen Worten: Eine Anzahlung oder Teilzahlung lässt die Rechnung „unbezahlt“, da der Status „bezahlt“ nur für den vollständigen Eingang gilt. Erst bei der letzten Zahlung, die die Rechnung begleicht, wird der Status automatisch aktualisiert.

Zusammenfassend müssen Sie nichts weiter beachten: Erfassen Sie Ihre Zahlungseingänge wie gewohnt in DoliPlus, und die Statusmeldung wird zum richtigen Zeitpunkt automatisch ausgelöst.

Wenn Sie einen Lieferanten bezahlen

Das Tracking betrifft nicht nur Ihre Verkäufe. Sie erhalten auch elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten, und der Lebenszyklus funktioniert in beide Richtungen.

Sobald Sie eine Lieferantenrechnung in DoliPlus vollständig begleichen, informiert die Software automatisch Ihren Lieferanten: Ein Status „Zahlung übermittelt“ wird an ihn gesendet. Sie müssen also keine Nachricht verfassen.

Es ist das genaue Spiegelbild Ihrer eigenen Rechnungen. Einerseits melden Sie „bezahlt“ an Ihre Kunden, andererseits „beglichen“ an Ihre Lieferanten. In beiden Fällen erfolgt alles automatisch zum Zeitpunkt der Zahlung.

Wie bei Ihren Verkäufen löst eine Teilzahlung nichts aus: Der Status wird erst bei der vollständigen Begleichung der Rechnung aktualisiert. Zudem wird jeder Versand im Verlauf der Lieferantenrechnung protokolliert – datiert und nachvollziehbar.

Zusammenfassend: Erfassen Sie die Zahlung an Ihre Lieferanten wie gewohnt. Der Rest erfolgt automatisch, und Ihr Lieferant weiß sofort, dass Sie bezahlt haben.

Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die Rechnung bleibt gültig und fällig. Nichtzahlung hebt sie nicht auf und entfernt sie nicht von der Plattform. Der Unterschied zum Papier liegt also nicht im Inkasso, sondern in zwei neuen Pflichten.

1. Zahlungsstatus melden (oder dessen Fehlen)

Für bestimmte Vorgänge, insbesondere Dienstleistungen zwischen Unternehmen, muss der Zahlungsstatus („bezahlt“ mit Datum) übermittelt werden. Solange der Kunde nicht zahlt, bleibt der Status „unbezahlt“. Genau dies halten die automatische Nachverfolgung und die Schaltfläche „Aktualisieren“ aktuell. Die Nichtzahlung wird somit dokumentiert, nicht gelöscht.

2. Inkasso betreiben, dann zwei Fälle unterscheiden

Zuerst der „laufende“ Zahlungsausfall: Der Kunde wird vielleicht zahlen. Sie fordern dann wie gewohnt per Mahnung, Zahlungsaufforderung oder Inkasso nach. Die Rechnung bleibt mit dem Status „nicht bezahlt“ bestehen.

Dann die endgültig uneinbringliche Forderung. In diesem Fall reicht es nicht, die Rechnung als „abgebrochen“ zu klassifizieren, um die VAT zurückzuerhalten. Sie müssen ein korrigierendes Dokument (eine Gutschrift) mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis nach Artikel 272 des französischen Steuergesetzbuchs erstellen, das ebenfalls über die Plattform übertragen wird. Das ist der einzige Weg, um Ihre VAT zu erhalten.

Änderungen nach dem Versand

Sobald eine Rechnung übertragen wurde, verpflichtet sie Ihr Unternehmen und das des Kunden. DoliPlus deaktiviert daher alle Aktionen, die diese Verpflichtung brechen könnten, um Sie zu schützen. Die betroffenen Schaltflächen sind grau hinterlegt und zeigen bei der Mausberührung eine Erklärung an.

• Bearbeiten, Löschen und Als „abgebrochen“ klassifizieren — deaktiviert, da eine übertragene Rechnung nicht mehr bearbeitet werden kann.
• Per E-Mail senden — ebenfalls deaktiviert: Die Übergabe an den Kunden erfolgt über die Plattform, nicht per E-Mail.
• Versand rückgängig machen — nur möglich, bevor die Plattform die Rechnung übernimmt; danach erfolgt die Korrektur über eine Gutschrift.

Dagegen bleiben nützliche Aktionen verfügbar. Sie können weiterhin eine Zahlung erfassen, eine Gutschrift zur Korrektur erstellen oder die Rechnung klonen, um eine neue zu erstellen. So behalten Sie alle wichtigen Tools – und nur diese.

Weiterführende Informationen

• Die Kundenrechnung in DoliPlus
• Die Gutschrift oder Ersatzrechnung
• Automatisierte Mahnung von unbezahlten Rechnungen
• Die Lieferantenrechnung in DoliPlus
• Rechnungen an Behörden: Ihre Rechnungen gehen ohne Chorus Pro — Rechnungen an Behörden: Ihre Rechnungen gehen ohne Chorus.
• E-Reporting VAT: Ihre Auslandsgeschäfte melden Sie mit einem Klick — E-Reporting VAT für Ihre Auslandsgeschäfte.

Schließlich behalten Sie im Hinterkopf, dass dieser Leitfaden sich mit der Reform weiterentwickelt. Wir aktualisieren ihn mit den neuesten Änderungen, damit Sie sich bei der elektronischen Rechnungsstellung immer sicher fühlen.