La fatturazione elettronica passa attraverso una piattaforma autorizzata, che non scriviamo noi e che addebita il proprio servizio. Segue anche una normativa in evoluzione. Il collegamento, seguito dall’abbonamento mensile, coprono il costo della piattaforma e il lavoro di monitoraggio di queste evoluzioni — è così che possiamo assorbirli senza tornare da Lei. La contatti per parlarne.

 

La fatturazione elettronica cambia il modo in cui le Sue fatture circolano — e DoliPlus Le permette di sapere, in qualsiasi momento, dove si trova ciascuna di esse:

• un ciclo di vita chiaro, dall’emissione all’incasso;
• lo stato di ogni fattura visibile in un colpo d’occhio, sia nel record che nei Suoi dashboard;
• un filtro dedicato nelle Sue liste di fatture, per isolare quelle che devono ancora essere trasmesse o che sono bloccate;
• un aggiornamento automatico dello stato, senza alcuna manipolazione;
• l’archiviazione legale delle Sue fatture, conservata per Lei per dieci anni;
• dei riferimenti che La guidano quando una fattura non può più essere modificata, o quando un cliente non paga.
• un avvio semplice: DoliPlus prepara quasi tutto, Lei deve solo verificare le Sue informazioni;

In breve, questa guida Le mostra come orientarsi in questo grande cambiamento, senza gergo e passo dopo passo.

L’avvio della fatturazione elettronica: Lei non ha quasi nulla da fare

Ottima notizia per cominciare: l’avvio della fatturazione elettronica è volutamente semplice. Infatti, DoliPlus prepara la parte tecnica per Lei — trasmissione, monitoraggio e archiviazione. Lei, da parte Sua, ha solo una cosa da fare: verificare che le Sue informazioni siano aggiornate.

Abbiamo pensato a questo processo per richiedereLe il minimo. Così, Lei può concentrarsi sulla Sua attività, mentre il software si occupa del resto.

1. Verifichi le informazioni della Sua azienda

Innanzitutto, apra la configurazione della Sua azienda e controlli tre informazioni chiave:

• il SIREN — il numero a 9 cifre della Sua azienda;
• il SIRET — il SIREN seguito dall’unità locale, per un totale di 14 cifre;
• il numero di partita IVA intracomunitaria.

Questi tre elementi identificano la Sua azienda nella rete. Di conseguenza, devono essere esatti, altrimenti la fattura non può essere inviata correttamente.

2. Inserisca il SIREN / SIRET dei Suoi clienti e fornitori

Successivamente, assicuri che ogni record cliente e fornitore riporti il Suo SIREN o SIRET. Infatti, è questo identificativo che permette di inviare la fattura al destinatario corretto.

In altre parole, un record senza numero di identificazione non potrà né ricevere né inviare fatture. In pratica, è l’unico vero lavoro di preparazione da prevedere.

Buona notizia, tuttavia: il SIREN solo basta. Infatti, gli ordini dei Suoi clienti riportano quasi sempre questo numero a 9 cifre, e raramente quello dell’istituzione. DoliPlus lo utilizza per inviare la fattura. Usa il SIRET solo quando Lei lo conosce già.

Inoltre, se il numero di partita IVA intracomunitaria manca nel record, DoliPlus lo calcola automaticamente partendo dal SIREN. Lei non deve quindi cercare altro. Partire dal numero indicato nell’ordine.

Un avvio graduale e assistito

Inoltre, Lei non sarà solo. L’avvio verso la fatturazione elettronica inizia già dall’ultima settimana di luglio 2026. Abbiamo semplificato tutto affinché il passaggio avvenga in modo fluido, passo dopo passo.

Non gestisce gli acquisti? Potrebbe non essere coinvolto subito

Inoltre, se Lei non utilizza le fatture fornitore (gli acquisti) in DoliPlus, l’avvio del 1° settembre 2026 potrebbe non riguardarLa. Potrà quindi affrontare questo cambiamento con maggiore serenità, a Suo ritmo.

La modalità « delega »: Lei sceglie cosa gestisce

Infine, DoliPlus offre una modalità di delega flessibile. Grazie a essa, Lei decide quale parte affidare al software — e questa scelta si regola semplicemente nella configurazione della Sua azienda.

Concretamente, può dire: «Gestisco le mie fatture clienti in DoliPlus, ma non le fatture fornitori». In questo caso, DoliPlus si occupa dell’invio e del monitoraggio delle Sue vendite; invece, non riceve le fatture di acquisto nel software — restano gestite altrove, ad esempio dal Suo commercialista.

Del resto, è il prolungamento diretto del punto precedente: se non utilizza gli acquisti, la delega Le consente di attivare solo ciò di cui ha realmente bisogno.

Così, ognuno procede secondo la propria organizzazione. In sintesi, mantiene il controllo: DoliPlus si adatta a Lei, non il contrario.

La fatturazione elettronica, un grande cambiamento per la Sua azienda

Finora, preparava una fattura e la inviava direttamente al cliente, per posta o via e-mail. D’ora in poi, la fattura non viaggia più direttamente: passa attraverso una piattaforma ufficiale che la consegna al cliente e ne monitora il ciclo di vita, passo dopo passo.

Questo cambiamento è graduale, ma riguarderà tutte le aziende. Inoltre, persegue diversi obiettivi: ridurre le frodi, accelerare i pagamenti e semplificare la dichiarazione dell’IVA. Per saperne di più sul quadro normativo, può consultare il portale fatturazione elettronica dell’amministrazione fiscale.

Buone notizie: DoliPlus rende tutto questo trasparente. Continua a creare le Sue fatture come prima. Poi, il software si occupa della trasmissione, del monitoraggio e dell’archiviazione. Mantiene così il controllo, senza dover imparare un nuovo mestiere.

Il ciclo di vita di una fattura elettronica

Una fattura cartacea, una volta inviata, non Le diceva più nulla. Al contrario, una fattura elettronica avanza per fasi, e ogni fase ha un stato. È proprio questo filo che La informa in tempo reale.

Ecco i principali riferimenti, dall’invio all’incasso:

• Emessa / depositata — Lei invia la fattura da DoliPlus; viene depositata sulla piattaforma.
• Emessa dalla piattaforma — la piattaforma l’ha convalidata e se ne occupa.
• Disponibile / ricevuta — il cliente la riceve dal suo lato.
• Approvata o rifiutata — il cliente accetta la fattura, o la contesta con un motivo.
• Incassata — il pagamento è registrato e segnalato.

Così, in qualsiasi momento, sa dove si trova la Sua fattura. Inoltre, ogni cambio di fase è datato e tracciato, offrendoLe uno storico completo.

Un controllo automatico prima dell’invio

Prima che una fattura venga inviata, DoliPlus la fa controllare automaticamente dalla piattaforma ufficiale. Questo controllo verifica che la fattura rispetti il formato legale, nei minimi dettagli.

Quindi, due scenari possibili. Da un lato, se tutto è conforme, la fattura parte normalmente, senza che Lei debba fare nulla. Dall’altro, se manca un elemento o non è nel formato corretto, DoliPlus La avvisa immediatamente, prima dell’invio, indicando cosa correggere.

Di conseguenza, evita lo scenario peggiore: una fattura trasmessa e poi respinta giorni dopo, da correggere in fretta. In altre parole, il problema si risolve a monte, con calma, e la Sua fattura viene accettata al primo tentativo.

Dove trovare lo stato delle Sue fatture

Il monitoraggio sarebbe utile solo se fosse facilmente accessibile. Ecco perché DoliPlus mostra lo stato nei punti in cui guarda già, senza giri di parole.

Sulla scheda della fattura

Un indicatore colorato appare vicino al riferimento: “Inviata”, “Accettata”, “Rifiutata”… Vede quindi lo stato esatto non appena apre la fattura.

Nelle Sue liste di fatture, sia vendite che acquisti

Le Sue liste di fatture mostrano una colonna « E-fatturazione ». Ogni riga ha quindi il suo indicatore colorato, senza che Lei debba aprire nulla.

Questa colonna è presente su entrambi i lati: nella lista delle Sue fatture clienti, così come in quella delle Sue fatture fornitori. Lei può quindi monitorare le Sue vendite e i Suoi acquisti dagli schermi che utilizza già.

Inoltre, passi con il mouse su un indicatore: una finestra pop-up Le fornisce i dettagli — il riferimento della fattura sulla piattaforma, la data dell’ultimo scambio e, se del caso, la ragione del blocco. In altre parole, Lei diagnostica senza lasciare la Sua lista.

Sui Suoi dashboard

Il dashboard delle vendite, e quello degli acquisti per le fatture fornitori, presentano un riquadro riassuntivo. Con un’occhiata, Lei misura quindi il volume per fase.

Soprattutto, ogni riga di questo riquadro è cliccabile. Di conseguenza, un clic su « Rifiutata » apre la Sua lista di fatture, già filtrata sulle fatture rifiutate. Lei passa quindi dalla constatazione all’azione senza dover reinserire nulla.

Sull’ordine collegato

Infine, nella tabella delle fatture associate di un ordine, lo stato segue anch’esso ogni fattura. In altre parole, ovunque appaia una fattura, il Suo avanzamento La accompagna.

Identificare con un clic ciò che resta da trasmettere

Sapere a che punto è una fattura è utile. Sapere quali richiedono la Sua attenzione è decisivo. È per questo che la colonna « E-fatturazione » è accompagnata da un filtro, posizionato proprio sotto il suo titolo.

Questo filtro traduce il vocabolario della fatturazione elettronica in domande concrete. Tre utilizzi coprono l’essenziale della Sua quotidianità:

• « Non trasmessa » — la lista mantiene solo le fatture che non sono ancora partite. Lei vede quindi immediatamente ciò che resta da fare.
• « In anomalia » — la lista raccoglie tutto ciò che blocca: rifiuto del cliente, errore segnalato dalla piattaforma, invio in attesa di un nuovo tentativo. È la Sua lista di lavoro.
• Uno stato preciso — « Inviata », « Accettata », « Pagata »… per puntare una fase in particolare.

Questo filtro si combina, del resto, con tutti gli altri. Ad esempio, Lei visualizza in pochi secondi le fatture di un cliente specifico, nel mese corrente, che devono ancora essere inviate.

In sintesi, Lei non deve più correre dietro alle informazioni. Chiede alla Sua lista di mostrarLe esattamente ciò che conta, nel momento in cui ne ha bisogno.

Aggiornare e monitorare lo stato di avanzamento

Due meccanismi mantengono i Suoi stati aggiornati, uno manuale e l’altro automatico.

Da un lato, il pulsante Aggiorna lo stato, nel record della fattura, interroga la piattaforma su richiesta. Lei lo utilizza quando vuole l’ultima informazione disponibile, immediatamente.

D’altra parte, DoliPlus interroga regolarmente la piattaforma in background. Di conseguenza, gli stati si aggiornano da soli e ogni modifica viene registrata nel log degli eventi della fattura. Lei sa quindi sempre chi ha fatto cosa e quando.

L’archiviazione legale automatica delle Sue fatture

La legge impone di conservare le fatture per diversi anni. Grazie a DoliPlus, questa obbligazione diventa invisibile: non appena una fattura viene inviata, la sua versione legale viene depositata automaticamente nella scheda Documenti della fattura.

Questo documento è un file leggibile che contiene anche i Suoi dati ufficiali. Viene conservato con i Suoi backup, senza alcuna azione da parte Sua. In sintesi, l’archiviazione avviene da sola e Lei la ritrova in qualsiasi momento nella fattura.

La trasmissione automatica del pagamento all’amministrazione

La riforma non si limita all’invio della fattura. Infatti, per alcune operazioni, in particolare le prestazioni di servizi tra aziende, Lei deve anche segnalare il momento in cui la fattura è effettivamente pagata. Si tratta di un’obbligazione nuova, distinta dall’invio stesso.

Ottima notizia: DoliPlus se ne occupa per Lei. Pertanto, non appena una fattura è totalmente pagata, lo stato “pagata” viene trasmesso automaticamente, senza alcun clic. Inoltre, un evento viene aggiunto alla cronologia della fattura, in modo che Lei sappia chi ha fatto cosa e quando.

E in caso di pagamento parziale?

Fino a quando la fattura non è saldata, nulla viene trasmesso. In altre parole, un acconto o un pagamento parziale lascia la fattura “non incassata”, poiché lo stato “incassata” vale solo per l’importo totale ricevuto. È quindi solo con l’ultimo pagamento, quello che salda la fattura, che lo stato cambia automaticamente.

In sintesi, non avete nulla di più da controllare: registrate i vostri incassi come al solito in DoliPlus, e la trasmissione si attiva automaticamente al momento giusto.

Quando siete voi a pagare un fornitore

Il monitoraggio non riguarda solo le vostre vendite. Infatti, ricevete anche fatture elettroniche dai vostri fornitori, e il ciclo di vita funziona in entrambi i sensi.

Così, non appena pagate totalmente una fattura fornitore in DoliPlus, il software avvisa automaticamente il vostro fornitore: uno stato “Pagamento trasmesso” viene inviato a lui. Non dovete quindi redigere alcun messaggio.

È il riflesso esatto delle vostre fatture. Da un lato, segnalate “incassata” ai vostri clienti; dall’altro, segnalate “pagata” ai vostri fornitori. In entrambi i casi, tutto si attiva automaticamente al momento del pagamento.

Come per le vostre vendite, un pagamento parziale non attiva nulla: lo stato parte solo con il pagamento che salda la fattura. Inoltre, ogni invio viene registrato nella cronologia della fattura fornitore, datato e tracciato.

In sintesi, registrate il pagamento dei vostri fornitori come al solito. Il resto avviene automaticamente, e il fornitore sa subito che l’avete pagato.

Cosa succede se il cliente non paga?

La fattura rimane valida e dovuta. Il mancato pagamento non la annulla e non la rimuove dalla piattaforma. La differenza con il cartaceo non riguarda il recupero, ma due nuove obbligazioni.

1. Segnalare il pagamento (o la sua assenza)

Per alcune operazioni, in particolare le prestazioni di servizi tra aziende, lo stato di pagamento deve essere trasmesso (incassata, con la data). Finché il cliente non paga, lo stato rimane “non incassata”. È proprio questo che il monitoraggio automatico e il pulsante Aggiorna mantengono aggiornato. Il mancato pagamento viene quindi rilevato, ma non eliminato.

2. Recuperare, poi distinguere due casi

Prima di tutto, l’impagato “in corso”: il cliente potrebbe pagare. Lei lo ricorda come al solito, tramite solleciti, messa in mora o contenzioso. La fattura segue il suo corso, con lo stato “non incassata”.

Poi, il credito divenuto definitivamente insoluto. In questo caso, per recuperare l’IVA, non basta classificare la fattura come “abbandonata”. Infatti, è necessario emettere un documento rettificativo (un credito) con la menzione legale prevista dall’articolo 272 del Codice generale delle imposte, anch’esso trasmesso dalla piattaforma. È l’unica via che preserva la Sua IVA.

Le azioni che cambiano dopo l’invio

Una volta trasmessa, una fattura impegna la Sua azienda e quella del cliente. Di conseguenza, DoliPlus blocca le azioni che violerebbero questo impegno, per proteggerLa. I pulsanti interessati appaiono grigi, con una spiegazione al passaggio del mouse.

• Modificare, Eliminare e Classificare “Abandonata” — disattivati, perché una fattura trasmessa non si modifica più.
• Inviare via e-mail — disattivato anche: la consegna al cliente avviene tramite la piattaforma, non via e-mail.
• Annullare l’invio — possibile solo prima della presa in carico da parte della piattaforma; in seguito, la correzione avviene tramite un credito.

Invece, le azioni utili restano disponibili. Lei può quindi sempre registrare un pagamento, emettere una fattura di credito per correggere, o clonare la fattura per crearne una nuova. Così, Lei mantiene tutti gli strumenti giusti, e solo quelli.

Per approfondire

• La fattura cliente in DoliPlus
• La fattura di credito o di sostituzione
• Il sollecito delle fatture impagate automatizzato
• La fattura fornitore in DoliPlus
• Fatturare un’amministrazione: le Sue fatture partono senza passare da Chorus Pro — fatturare un’amministrazione: le Sue fatture partono senza passare da Chorus.
• E-reporting IVA: le Sue operazioni con l’estero si dichiarano in un clic — l’e-reporting IVA sulle Sue operazioni con l’estero.

Infine, tenga presente che questa guida evolverà con la riforma. La aggiorneremo man mano che ci saranno novità, affinché Lei resti sempre sereno di fronte alla fatturazione elettronica.