La gestione dei solleciti per le fatture non pagate ora Le mostra, prima di qualsiasi invio, a quale indirizzo verrà inviato ciascun promemoria. Ecco cosa copre questo capitolo:

• solleciti automatici via e-mail e posta ordinaria, su quattro livelli successivi;
• una colonna “Destinatario” che mostra, fattura per fattura, l’indirizzo effettivamente utilizzato;
• l’identificazione immediata dei clienti senza indirizzo valido, che finora sfuggivano al controllo;
• modelli di lettera personalizzabili, con variabili sostitutive;
• l’esclusione dei clienti o dei metodi di pagamento che non si desidera sollecitare.

In altre parole, non si avvia più una campagna di solleciti sperando che arrivi nel posto giusto: lo si verifica con un colpo d’occhio, quindi si corregge prima dell’invio anziché dopo.

Gestione delle fatture scadute non pagate – Introduzione

Il sollecito delle fatture non pagate è essenziale. Infatti, previene tensioni di cassa e ritardi nei pagamenti.

Ecco perché è necessario sistematizzarlo.

Concretamente, DoliPlus automatizza questo sollecito. Così, si agisce tramite posta ordinaria e e-mail.

Inoltre, il protocollo prevede fino a 4 fasi. Se il cliente rifiuta ancora di pagare, allora devono seguire altre azioni.

Inoltre, il modulo propone modelli di lettera di sollecito predefiniti.

Successivamente, si personalizzano questi modelli. A tale scopo, si utilizzano in particolare variabili sostitutive.

Infine, si invia la lettera non appena scade il termine di pagamento.

Ad esempio, si accede alla configurazione dalle impostazioni del modulo contabilità.

Quanto al riepilogo delle fatture sollecitate, lo si trova così: Menu Vendite -> Fatture Clienti -> Solleciti non pagati.

Ecco una visualizzazione del pannello dei solleciti nel Suo ERP.

Principio del sollecito delle fatture non pagate nel Suo ERP

DoliPlus sollecita le fatture clienti con pagamento in ritardo. A tale scopo, segue una serie di lettere predefinite.

Così, il sistema gestisce fino a un massimo di 4 livelli di sollecito.

Innanzitutto, sono disponibili due modalità di funzionamento:

• Modalità automatica: il Suo supporto DoliPlus configura un’attività in background, su richiesta, per agire a frequenza determinata (ad esempio ogni giorno o ogni settimana).
• Modalità manuale: si avvia il sollecito tramite un pulsante nell’interfaccia. Tuttavia, in questa modalità funziona solo il sollecito via posta ordinaria.

Inoltre, un cliente può accumulare più fatture da sollecitare. In tal caso, DoliPlus raggruppa le fatture per livello. Poi, invia un sollecito per ogni livello di sollecito.

La console di amministrazione del modulo di sollecito fatture non pagate

La console di amministrazione del modulo contabilità consente di configurare diverse opzioni. Per fare ciò, vai in Configurazione / scheda «Chase delle fatture non pagate».

Innanzitutto, un’opzione generale definisce l’indirizzo utilizzato per il chase. Pertanto, scegli l’indirizzo email o postale del record del Tiers, oppure quello di un contatto predefinito.

Di conseguenza, Lei deve assegnare contatti predefiniti per ogni cliente. Infatti, ciò specifica l’indirizzo postale o l’indirizzo email del contatto da contattare. È ancora più utile se un cliente utilizza un centro di fatturazione diverso dal record del Tiers.

Concretamente, ecco come procedere.

Innanzitutto, per designare un contatto del Tiers A il cui indirizzo corrisponde all’indirizzo di fatturazione, selezioni il tipo «contatto cliente Fatturazione ».

Poi, per designare un contatto responsabile del follow-up dei pagamenti, selezioni il tipo «Contatto cliente responsabile dei pagamenti ».

Nota:

• Se un Tiers ha solo un contatto del tipo «contatto cliente Fatturazione », allora DoliPlus utilizza questo indirizzo postale (e/o email).
• Invece, se un Tiers ha entrambi i tipi di contatti, allora il sistema utilizza l’indirizzo email del contatto «Contatto cliente responsabile dei pagamenti ».
• Termine di tolleranza iniziale: questo termine prima del ritardo su una fattura si definisce nella console di amministrazione, per tutti i clienti.
• Termine tra due chase in giorno(i): successivamente, i chase si susseguono secondo questo termine, anch’esso definito tramite la console di amministrazione.
• Numero massimo di chase: Lei può ridurre questo numero.
• Infine, la fattura in formato PDF è obbligatoria nella document library della fattura del cliente. Infatti, il modulo non la rigenera.

Di conseguenza, verifichi lo stato delle fatture in «Pagamento iniziato», poiché DoliPlus le chase anche.

Chase via email

Innanzitutto, sappia che Lei può automatizzare questo processo al 100 %.

Inoltre, DoliPlus può inviare una copia al gestore o al co-gestore del conto cliente.

Peraltro, il sistema allega sistematicamente una copia della fattura alla lettera.

Infine, se non viene trovato alcun email, allora il chase via posta si applica per impostazione predefinita.

Dove DoliPlus cerca l’indirizzo email per i chase?

Questa è la domanda più frequente. Ecco, quindi, precisamente, dove DoliPlus cerca l’indirizzo email del destinatario prima di ogni invio di chase.

Innanzitutto, Lei sceglie la strategia nella console di amministrazione del modulo contabilità (scheda « Chase delle fatture non pagate »). Pertanto, esistono due modalità:

• Modalità « contatto della fattura »: DoliPlus parte dal contatto di fatturazione associato a ogni fattura, poi applica la cascata di seguito.
• Modalità « contatto predefinito »: DoliPlus parte dal contatto di fatturazione definito per impostazione predefinita nel record del cliente, poi applica la stessa cascata.

Successivamente, in entrambi i casi, DoliPlus segue un ordine di priorità rigoroso. In altre parole, si ferma non appena trova un indirizzo e-mail valido:

1. Il contatto di fatturazione della fattura — ovvero il contatto di tipo “contatto cliente Fatturazione” associato direttamente alla fattura da sollecitare. Ad esempio, una fattura indirizzata a un servizio specifico.
2. Il contatto di fatturazione predefinito del cliente — il contatto “contatto cliente Fatturazione” (o “Contatto cliente responsabile dei pagamenti”) designato come predefinito nella scheda del cliente. È particolarmente utile se il cliente dispone di un centro di fatturazione separato.
3. L’indirizzo e-mail della scheda del cliente — in altre parole, l’e-mail inserito direttamente nella scheda del cliente.
4. Il primo contatto del cliente con un e-mail — come ultima risorsa, DoliPlus seleziona il primo contatto attivo del cliente che possiede un indirizzo e-mail valido.

Inoltre, quando un cliente ha sia un contatto “fatturazione” che un contatto “responsabile dei pagamenti”, DoliPlus privilegia l’indirizzo di quest’ultimo.

Infine, se nessuna di queste fonti fornisce un e-mail, la sollecitudine passa automaticamente alla posta cartacea. Inoltre, è possibile inviare una copia di ogni sollecitudine al gestore e al co-gestore del conto cliente.

Verificate a chi viene inviata ogni sollecitudine, prima di spedirla

Questa gerarchia era finora una regola da conoscere. Ora, viene visualizzata.

Infatti, una colonna “Destinatario” appare nella tabella delle sollecitudini. In questo modo, potete vedere direttamente l’indirizzo che DoliPlus utilizzerà per ogni fattura, senza dover aprire alcuna scheda cliente.

Nello specifico, la colonna mostra uno dei seguenti tre risultati:

• Un indirizzo e-mail: il promemoria verrà inviato via e-mail, a questo indirizzo specifico.
• “Posta”: nessun indirizzo e-mail trovato, il promemoria verrà quindi inviato per posta cartacea.
• “Nessun destinatario”, in rosso: né e-mail né indirizzo postale utilizzabile. Di conseguenza, questa fattura verrà esclusa dall’invio.

 

Inoltre, l’origine dell’indirizzo rimane consultabile: passate il mouse sulla cella e DoliPlus vi indicherà da dove proviene. Saprete quindi se si tratta del contatto della fattura, del contatto predefinito del cliente, dell’e-mail del cliente o del primo contatto trovato.

È importante, perché lo stesso indirizzo può provenire da diverse fonti. In altre parole, verificate non solo dove viene inviata la sollecitudine, ma anche perché.

Questa colonna segue le vostre impostazioni. Infatti, se modificate la strategia nella console di amministrazione, la visualizzazione cambia di conseguenza: ciò che leggete corrisponde sempre a ciò che verrà effettivamente inviato.

Infine, la stessa colonna è presente nella tabella delle sollecitudini preventive. In questo modo, potete controllare i vostri promemoria prima della scadenza con lo stesso approccio.

Avviare le sollecitudini senza inviare nulla per errore

La preoccupazione è legittima: nessuno vuole scoprire che una mail maldestra è stata inviata a 200 clienti. Ecco perché DoliPlus Le permette di testare tutto in modalità prova, per poi passare alla produzione quando si sente sicuro.

1. Le impostazioni da definire prima del primo test

Innanzitutto, apra la configurazione del modulo contabilità, scheda «Solleciti per fatture scadute». Poi, compili questi quattro punti, perché determinano tutto il resto:

1. L’account di invio — «Account email utente utilizzato per l’invio del sollecito». Infatti, senza di esso nessun messaggio può essere inviato: è la casella da cui partono i solleciti.
2. Il numero massimo di solleciti — oltre questo limite, DoliPlus smette di sollecitare la fattura. Ad esempio, 3 livelli spesso bastano prima di passare il caso al recupero crediti.
3. L’intervallo tra due solleciti, in giorni. Così evita di scrivere due volte nella stessa settimana allo stesso cliente.
4. La strategia degli indirizzi, descritta sopra: contatto della fattura, contatto predefinito del cliente, o invio esclusivamente per posta.

Inoltre, due impostazioni evitano gaffe commerciali. Da un lato, una categoria di clienti esclusi tiene i conti sensibili al riparo dai solleciti. Dall’altro, può escludere alcuni metodi di pagamento, in particolare l’addebito diretto, dato che il denaro arriva comunque.

2. La modalità test: vedere cosa verrebbe inviato, senza che nulla parta

Poi, spunti «Modalità test per la messa a punto delle lettere». In pratica, questa modalità cambia tre cose:

• nessuna email lascia il server: tutto viene convertito in bozze cartacee, quindi nessun cliente riceve alcunché;
• il lotto è limitato a dieci fatture, più che sufficiente per valutare il risultato;
• nulla viene registrato: i livelli di sollecito non avanzano e le date non cambiano.

Di conseguenza, può ripetere il test tutte le volte necessarie. In altre parole, corregge una parola, rilancia, rilegge — senza mai danneggiare i dati o disturbare un cliente.

In pratica, avvii il sollecito dalla lista delle scadenze. DoliPlus genera quindi il PDF con tutte le lettere, più un report dettagliato che spiega, fattura per fattura, l’indirizzo selezionato e l’eventuale motivo di esclusione.

3. Verificare i destinatari, poi passare alla produzione

Prima di disattivare la modalità test, torni alla lista e controlli la colonna «Destinatario». Infatti, è il momento di completare le schede cliente evidenziate in rosso, perché queste fatture non verrebbero inviate a nessuno.

Poi, deselezioni la modalità test. Da questo momento, i solleciti partono realmente, via email quando esiste un indirizzo, e per posta altrimenti.

Infine, un pulsante attiva il servizio automatico. Da qui in poi, DoliPlus gestisce i pagamenti scaduti ogni giorno, senza il Suo intervento. Mantiene comunque il controllo: il pulsante di avvio manuale rimane disponibile finché il servizio automatico è fermo.

Sollecito cartaceo

Per il sollecito cartaceo, DoliPlus genera un PDF di stampa unione. Così raggruppa tutte le lettere di sollecito e le fatture collegate, alla data corrente, nell’interfaccia.

Poi, procede con i solleciti cartacei. Per farlo, non resta che effettuare una stampa globale e l’invio per posta.

Variabili di sostituzione utilizzate

DoliPlus utilizza due tipi di variabili:

1. {relance}: questa variabile contiene il numero del sollecito.
2. {facture}: questa variabile contiene un insieme di righe. Corrispondono alle fatture scadute, con informazioni dettagliate.

Ecco un esempio concreto di applicazione.

Oggetto: Sollecito per fattura/e non pagata/e – {relance}

Oggetto: Sollecito di pagamento fattura/e

Gentile Cliente,

La preghiamo di trovare in allegato un promemoria delle fatture che risultano ancora non saldate nei nostri registri.

{facture}

Riteniamo si tratti di una dimenticanza. Pertanto, La invitiamo a regolarizzare la situazione al più presto.

Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Cordiali saluti.
Il Servizio Fatturazione

Esclusioni di conti terzi.

Desidera escludere alcuni clienti dai solleciti automatici? Ecco come procedere.

Innanzitutto, crei una categoria. Assegni quindi questi clienti alla categoria. Infine, la indichi nella console di amministrazione del modulo contabilità.

Esclusioni di metodi di pagamento

Allo stesso modo, può escludere il pagamento tramite addebito diretto. Basta specificarne l’esclusione.

Variabili di sostituzione utilizzate nelle lettere

Innanzitutto, è disponibile una modalità test in configurazione, per perfezionare le lettere. In pratica, viene attivata solo la modalità lettera, limitata a un invio, senza registrazione dello stato.

Per personalizzare le lettere predefinite e gli oggetti delle email, utilizza le seguenti variabili di sostituzione:

{facture} = l’elenco delle fatture, con importo IVA inclusa e data limite di pagamento. Inseriscilo sempre a capo, poiché questo campo può raggruppare più fatture.

{relance} = il livello di sollecito (1, 2…).

Inoltre, il simbolo $ può precedere le variabili, per compatibilità con altri principi di variabili di DoliPlus.

Nota:

Da un lato, il programma memorizza tutte le azioni di sollecito. Pertanto, può consultare lo storico in qualsiasi momento dall’interfaccia.

Dall’altro, un report in formato testo, datato al giorno corrente, riepiloga le azioni. Può consultarlo anche quando lo desidera.

 

Ecco infine un’anteprima del risultato nell’interfaccia.

Esempio di una lettera di sollecito per fatture non pagate

Ecco ad esempio una lettera di sollecito generata da DoliPlus.

 

Sollecito manuale di fatture clienti non pagate

Non tutte le situazioni si gestiscono in modo standard. Con clienti delicati, controversie in corso o importi rilevanti, può selezionare manualmente i clienti e le fatture da sollecitare, mantenendo il controllo su ogni invio.

Le due modalità coesistono: l’automatismo copre i casi ordinari, il sollecito manuale interviene per le pratiche che richiedono il Suo giudizio. Il sollecito manuale di fatture non pagate.

Sollecito preventivo di fatture

Il miglior sollecito è quello che non serve fare. Il sollecito preventivo invia un promemoria al cliente prima della scadenza: il pagamento arriva alla data prevista, senza tensioni nella relazione commerciale.

Si automatizza come il sollecito post-scadenza – imposta il termine di invio prima della data di pagamento e il messaggio parte automaticamente. Il sollecito preventivo di fatture.

Per approfondire, consulti la definizione di recupero crediti su Wikipedia.