La chase manuale delle fatture Le permette di selezionare con precisione i clienti e le fatture da seguire in DoliPlus.

A differenza di il metodo automatizzato, Lei mantiene il controllo su ogni invio. È per questo che questo approccio è perfetto per situazioni delicate, ad esempio un buon cliente da trattare con cura o una controversia in corso.

Chase manuale delle fatture non pagate in DoliPlus

Innanzitutto, Lei compone un modello di email. Poi, seleziona le fatture scadute. Infine, invia la chase con un clic. Grazie a questo metodo, Lei controlla il tono e il momento di ogni chase.

Comporre un modello di email da inviare dalla fattura

Nel menu Strumenti, acceda alla gestione dei Modelli Email.

Componi poi un messaggio secondo l’esempio. Lei può integrare variabili, che saranno sostituite automaticamente quando il messaggio partirà dalla Sua fattura cliente.

La sintassi delle variabili è semplice: (doppio trattino basso) VARIABLE (doppio trattino basso). Ad esempio: __FACREF__

 

Inoltre, Lei può anche riprendere le intestazioni dei campi personalizzati della fattura, secondo questa sintassi: (doppio trattino basso) CODICE DEL CAMPO PERSONALIZZATO IN MAIUSCOLO (doppio trattino basso). Ad esempio: __MONCHAMP__

Elenco delle variabili standard: Riferirsi al capitolo Riepilogo delle variabili di sostituzione

 

Selezionare le fatture scadute

Per risparmiare tempo, utilizzi prima l’elenco speciale delle fatture non pagate. Acceda poi alla fattura interessata.

Inviare la chase

Invia infine l’email di chase, con la fattura allegata.

Suggerimento: Lei può anche aggiungere un campo personalizzato sulla fattura, per registrare ogni fase della chase. Inoltre, questo campo rimane disponibile nelle tabelle dinamiche.

 

I permessi da selezionare prima di inviare la chase

Un utente vede solo ciò che gli viene consentito di vedere. Quindi, quando la schermata di follow-up o il relativo pulsante di invio mancano all’appello, la risposta si trova quasi sempre nel record dell’utente, scheda Permessi.

Ecco i diritti da concedere, in base a ciò che la persona deve fare:

• Leggere le invoice (module Invoice clienti): è la condizione di base. Senza questo diritto, la schermata dei follow-up nega semplicemente l’accesso.
• Modificare i follow-up (module Contabilità avanzata): ecco il diritto decisivo. Infatti, controlla sia la voce di menu Commerciale › Invoice clienti › Follow-up invoice scadute sia il pulsante che avvia la modifica della lettera.
• Inviare le invoice via mail (module Invoice clienti): indispensabile per il follow-up manuale delle invoice inviato dall’invoice, descritto sopra.
• Vedere tutti i customer/supplier (module Tiers): senza di esso, l’elenco mostra solo i clienti di cui l’utente è il referente commerciale. Di conseguenza, una tabella che sembra vuota a volte è solo filtrata.
• Amministratore: riservato alla configurazione dei follow-up, ovvero i livelli, i modelli di lettera e il calendario.

Inoltre, la voce di menu appare solo se il module Contabilità avanzata è attivato e se il follow-up dopo scadenza è abilitato nella sua configurazione. Ecco perché è meglio verificare queste due impostazioni prima di sospettare un problema di diritti.

Il pulsante di modifica della lettera rimane disattivato?

Due cause molto diverse producono lo stesso sintomo.

Innanzitutto, il tooltip «Diritti necessari» segnala che manca il diritto Modificare i follow-up. La correzione avviene quindi nelle autorizzazioni dell’utente.

Poi, la dicitura «Modalità automatica attivata» indica tutt’altro: il servizio di follow-up automatico è attivo sulla vostra installazione. DoliPlus mette quindi da parte l’invio manuale in blocco, affinché lo stesso cliente non riceva due lettere lo stesso giorno. In altre parole, il vostro diritto è valido — è l’automatismo ad avere la priorità. Per riprendere il controllo, interrompete il servizio dalla schermata di configurazione dei follow-up.

 

Follow-up automatico delle invoice scadute

Preferite automatizzare? DoliPlus segue allora i vostri clienti in autonomia, secondo un calendario che definite. Per approfondire, consultate il capitolo Follow-up automatico delle invoice scadute.

 

Follow-up preventivo delle invoice

Infine, potete anche prevenire i ritardi prima della scadenza. Scoprite di più nel capitolo Follow-up preventivo delle invoice.