El seguimiento manual de facturas le permite elegir con precisión los clientes y las facturas a cobrar en DoliPlus.

A diferencia del método automatizado, usted mantiene el control sobre cada envío. Por eso este enfoque es ideal para situaciones delicadas, como un cliente importante al que cuidar o un conflicto en curso.

Seguimiento manual de facturas impagadas en DoliPlus

Primero, redacta un modelo de email. Luego, selecciona las facturas vencidas. Finalmente, envía el recordatorio con un clic. Con este método, controla el tono y el momento de cada cobro.

Redactar un modelo de email para enviar desde la factura

En el menú Herramientas, acceda a la gestión de Modelos de Emails.

Redacte un mensaje siguiendo el ejemplo. Puede incluir variables, que se sustituirán automáticamente cuando el mensaje se envíe desde su factura.

La sintaxis de las variables es sencilla: (doble guión bajo) VARIABLE (doble guión bajo). Por ejemplo: __FACREF__

 

Además, puede recuperar los títulos de los campos personalizados de la factura con esta sintaxis: (doble guión bajo) CÓDIGO DEL CAMPO PERSONALIZADO EN MAYÚSCULAS (doble guión bajo). Por ejemplo: __MONCHAMP__

Lista de variables estándar: Consulte el capítulo Resumen de variables de sustitución

 

Seleccionar las facturas vencidas

Para ahorrar tiempo, utilice primero la lista especial de facturas impagadas. Luego, acceda a la factura correspondiente.

Enviar el recordatorio

Finalmente, reenvíe el email de cobro, con la factura adjunta.

Consejo: también puede añadir un campo personalizado en la factura para registrar cada paso del cobro. Además, este campo está disponible en los cuadros dinámicos.

 

Los permisos a marcar antes de realizar el cobro

Un usuario solo ve lo que se le autoriza a ver. Por lo tanto, cuando la pantalla de seguimiento o su botón de envío no están disponibles, la respuesta suele encontrarse en el registro del usuario, pestaña Permisos.

Aquí están los derechos a conceder, según lo que la persona debe hacer:

• Leer las facturas (módulo Facturas a clientes): es la condición de acceso. Sin este derecho, la pantalla de seguimiento simplemente deniega el acceso.
• Editar los seguimientos (módulo Contabilidad experta): este es el derecho decisivo. De hecho, controla tanto la entrada de menú Comercial › Facturas a clientes › Seguimiento de facturas impagadas como el botón que inicia la edición del correo.
• Enviar las facturas por correo electrónico (módulo Facturas a clientes): indispensable para el seguimiento manual de facturas enviado desde la factura, descrito anteriormente.
• Ver todos los clientes o proveedores (módulo Clientes o proveedores): sin él, la lista solo muestra los clientes de los que el usuario es el comercial. Por lo tanto, una tabla que parece vacía a veces es solo una tabla filtrada.
• Administrador: reservado para la configuración de los seguimientos, es decir, los niveles, los modelos de correo y el calendario.

Además, la entrada de menú solo aparece si el módulo Contabilidad experta está activado y si el seguimiento después del vencimiento también lo está en su configuración. Por eso es mejor verificar estos dos ajustes antes de sospechar un problema de derechos.

¿El botón de edición del correo sigue desactivado?

Dos causas muy diferentes producen este mismo síntoma.

Primero, la info-burbuja « Derechos necesarios » indica que falta el derecho Editar los seguimientos. La corrección se realiza, por lo tanto, en los permisos del usuario.

Luego, la mención « Modo automático activado » indica algo completamente diferente: el servicio de seguimiento automático está en funcionamiento en su instalación. DoliPlus entonces deja de lado el envío manual en masa, para que un mismo cliente no reciba dos correos el mismo día. En otras palabras, su derecho está bien — es el automatismo el que tiene prioridad. Para recuperar el control, detenga el servicio desde la pantalla de configuración de los seguimientos.

 

Seguimiento de facturas impagadas automatizado

¿Prefiere automatizar? DoliPlus entonces realiza el seguimiento de sus clientes de forma automática, según un calendario que usted define. Para más información, consulte el capítulo Seguimiento de facturas impagadas automatizado.

 

Seguimiento preventivo de facturas

Finalmente, también puede prevenir los retrasos antes del vencimiento. Para más información, consulte el capítulo Seguimiento preventivo de facturas.