El recordatorio preventivo de facturas envía automáticamente un aviso a su cliente antes de la fecha de vencimiento. Así, maximiza los pagos en la fecha prevista, manteniendo al mismo tiempo la relación comercial.

El objetivo del recordatorio preventivo de facturas

El recordatorio preventivo de facturas tiene como objetivo obtener el pago en la fecha de vencimiento. Para ello, automatiza el envío de un aviso antes de que se supere el plazo. En concreto, el envío se realiza entre 15 y 5 días antes de la fecha de vencimiento.

El aviso se realiza por correo postal o por correo electrónico. De hecho, el correo electrónico ofrece la mejor tasa de respuesta. Además, un registro de envíos constituye el historial.

Este método aporta dos ventajas adicionales:

• preserva la relación con el comprador, que no está en mora de pago;
• favorece la identificación anticipada de un litigio que bloquearía el pago.

Configurar el recordatorio preventivo de facturas

La configuración se realiza en el panel del módulo Contabilidad (Configuración → pestaña «Recordatorio antes del vencimiento»). Primero, una opción general define la dirección utilizada: la de la ficha del tercero, o la de un contacto dedicado.

De hecho, la asignación de contactos por defecto especifica la dirección a recordar, especialmente si su cliente utiliza un centro de facturación distinto. Dos tipos de contactos entran en juego:

• «contacto cliente Facturación»: su dirección se utiliza para la facturación;
• «Contacto cliente a cargo de los pagos»: su correo electrónico tiene prioridad para el recordatorio.

A continuación, ajusta el plazo de tolerancia, el plazo entre dos recordatorios y el número máximo de recordatorios. Tenga en cuenta, finalmente, que la factura en formato PDF debe estar presente en la biblioteca de documentos: el módulo no la regenera.

¿Dónde DoliPlus obtiene la dirección de correo electrónico del recordatorio?

Muchos usuarios se preguntan de dónde la función de recordatorio preventivo de facturas obtiene la dirección de correo electrónico del destinatario. Aquí tiene la respuesta precisa.

Primero, elige la fuente en el panel del módulo Contabilidad (pestaña «Recordatorio antes del vencimiento»). Luego, DoliPlus sigue un orden de prioridad estricto y se detiene en la primera dirección encontrada:

1. el contacto de facturación vinculado a la factura afectada por el recordatorio;
2. en su defecto, el contacto de facturación definido por defecto en la ficha del cliente;
3. en su defecto, la dirección de correo electrónico de la ficha del cliente (el tercero);
4. como último recurso, el primer contacto activo del cliente que disponga de un correo electrónico.

Además, si el cliente tiene tanto un contacto «facturación» como un contacto «a cargo de los pagos», entonces DoliPlus retiene la dirección de este último. Además, puede enviar una copia del recordatorio al gestor de la cuenta.

Finalmente, si no hay ninguna dirección disponible, el recordatorio se envía por correo postal. Por lo tanto, para recordatorios por correo electrónico fiables, complete un contacto de facturación por defecto en cada cliente.

Personalizar el mensaje de recordatorio

El mensaje se basa en variables de sustitución. La variable {relance} contiene el número del recordatorio. La variable {facture} contiene, por su parte, el detalle de las facturas afectadas.

Aquí tiene un ejemplo de mensaje:

Asunto: Sus facturas están próximas a vencer

Señora, Señor,

A continuación, encontrará un recordatorio de las facturas que pronto llegarán a su fecha de vencimiento.

{facture}

Le agradecemos de antemano su pago.

Atentamente, el servicio de Facturación.

¿Por qué recordar antes del vencimiento?

Esperar al retraso para realizar el seguimiento perjudica la tesorería y la relación con el cliente. El recordatorio preventivo de facturas actúa en el momento adecuado, antes del vencimiento.

Usted gana en tres aspectos:

• pagos puntuales: el recordatorio llega antes de la fecha límite;
• relación preservada: el cliente nunca es señalado como moroso;
• conflictos anticipados: se detecta cualquier bloqueo a tiempo.

Saber más sobre el seguimiento de facturas impagadas

Para profundizar

• El seguimiento de facturas impagadas
• La gestión de contactos por defecto
• La factura de cliente en DoliPlus