auf 5 September 2026
Die präventive Rechnungserinnerung sendet automatisch eine Mahnung an Ihren Kunden vor Fälligkeit. So maximieren Sie pünktliche Zahlungen und pflegen die Geschäftsbeziehung.
Ziel der präventiven Rechnungserinnerung
Die präventive Rechnungserinnerung soll Zahlungen zum Fälligkeitstermin sichern. Dafür automatisiert sie das Versenden einer Erinnerung vor Überschreiten der Frist. Konkret erfolgt der Versand zwischen 15 und 5 Tagen vor Fälligkeit.
Die Erinnerung geht per Post oder E-Mail. E-Mails erzielen die höchste Antwortrate. Zudem dokumentiert ein Versandprotokoll den Verlauf.
Diese Methode bietet zwei weitere Vorteile:
- Sie schont die Beziehung zum Kunden, der nicht in Verzug ist;
- Sie hilft, potenzielle Zahlungsstreitigkeiten früh zu erkennen.
Präventive Rechnungserinnerung einrichten
Die Konfiguration erfolgt im Modul Buchhaltung (Einstellungen → Tab “Erinnerung vor Fälligkeit”). Zuerst legt eine globale Option die verwendete Adresse fest: entweder die des Kunden oder eines speziellen Ansprechpartners.
Denn Standardkontakte bestimmen die zu verwendende Adresse, besonders bei separaten Rechnungsstellen. Zwei Kontakttypen sind relevant:
- “Rechnungskontakt”: Seine Adresse dient für Rechnungen;
- “Zahlungsverantwortlicher”: Seine E-Mail hat Priorität für Erinnerungen.
Dann stellen Sie Toleranzzeitraum, Abstand zwischen Erinnerungen und maximale Anzahl ein. Beachten Sie: Die PDF-Rechnung muss in der Dokumentenverwaltung vorhanden sein – das Modul generiert sie nicht neu.
Woher bezieht DoliPlus die E-Mail-Adresse?
Viele Nutzer fragen sich, wo die präventive Rechnungserinnerung die Empfängeradresse findet. Hier die genaue Antwort.
Zuerst wählen Sie die Quelle im Buchhaltungsmodul (Tab “Erinnerung vor Fälligkeit”). Dann folgt DoliPlus einer strengen Prioritätenfolge und nutzt die erste gefundene Adresse:
- der Rechnungskontakt der betreffenden Rechnung;
- sonst der Standard-Rechnungskontakt im Kundenprofil;
- sonst die E-Mail-Adresse des Kundenprofils (des Drittpartners);
- als letztes der erste aktive Kontakt mit E-Mail-Adresse.
Falls der Kunde sowohl einen “Rechnungskontakt” als auch einen “Zahlungsverantwortlichen” hat, bevorzugt DoliPlus Letzteren. Zudem können Sie eine Kopie an den Account-Manager senden.
Falls keine Adresse vorhanden ist, geht die Erinnerung per Post. Für zuverlässige E-Mail-Erinnerungen pflegen Sie daher Standard-Rechnungskontakte bei jedem Kunden.
Erinnerungstext anpassen
Der Text nutzt Platzhalter. {relance} enthält die Mahnungsnummer. {facture} listet die betreffenden Rechnungen auf.
Beispieltext:
Betreff: Ihre fälligen Rechnungen
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Anhang finden Sie eine Übersicht Ihrer bald fälligen Rechnungen.
{facture}
Vielen Dank für Ihre Zahlung.
Mit freundlichen Grüßen, Ihre Buchhaltung.
Warum vor Fälligkeit erinnern?
Warten auf Zahlungsverzug verschlechtert Liquidität und Kundenbeziehung. Präventive Rechnungserinnerungen greifen zum richtigen Zeitpunkt – vor Fälligkeit.
Sie profitieren dreifach:
- Pünktliche Zahlungen: Die Erinnerung kommt vor dem Stichtag;
- Intakte Beziehung: Der Kunde wird nie als säumig markiert;
- Früh erkannte Probleme: Zahlungsblockaden fallen früh auf.
Mehr über automatische Mahnungen erfahren
Weiterführende Themen
