Die Standardkontakte von DoliPlus ordnen automatisch den richtigen Ansprechpartner jedem Dokument zu. So gehen Ihre Quotes, Bestellungen und Invoices an die richtige Person, ohne erneute Eingabe.

Konkret weisen Sie jedem Kunden oder Lieferanten Kontakte mit spezifischen Rollen in Ihren Verkaufs- und Einkaufsprozessen zu. DoliPlus übernimmt diese dann automatisch in die relevanten Dokumente.

Wozu dienen Standardkontakte

Eine Rolle, auch Kontakttyp genannt, definiert die Aufgabe eines Ansprechpartners. Zum Beispiel:

  • der Kundenkontakt für die Rechnungsstellung;
  • der Kundenkontakt für die Zahlungsverfolgung;
  • der Lieferantenkontakt für die Auftragsverfolgung.

Einmal definiert, gelten diese Standardkontakte automatisch für neue Dokumente. Zudem können Sie einen Kontakt eines anderen Kunden oder Lieferanten auswählen, der dann „in Vertretung“ handelt.

Automatisch an eine andere Adresse fakturieren

Hier das nützlichste Beispiel: Stellen Sie sich einen Kunden A vor, dessen Rechnungen an ein Rechnungszentrum B gehen sollen.

Sie weisen einfach beim Kunden A einen „Kundenkontakt für Rechnungen“ zu, der beim Kunden oder Lieferanten B hinterlegt ist. Folglich wird jede Rechnung für Kunde A direkt an die Adresse von B gestellt, ohne manuelle Eingriffe.

Auf welche Dokumente werden sie angewendet

Die Rollen der Kontakte werden für die meisten Handelsdokumente definiert:

  • Angebote (Quotes) und Bestellungen;
  • Rechnungen und Serviceverträge;
  • Bestellungen und Lieferantenrechnungen.

Andere Funktionen nutzen ebenfalls diese Rollen. Insbesondere zielen die automatischen Mahnungen für unbezahlte Rechnungen auf den Kontakt für Zahlungen ab.

Standardkontakte: Rollenzuweisung bei einem Kunden oder Lieferanten in DoliPlus

Standardkontakte einrichten

Die Einrichtung bleibt schnell. Öffnen Sie zunächst den Kundendatensatz, dann klicken Sie auf das „Stift“-Symbol, um zur zweiten Gruppe von Reitern zu gelangen.

Anschließend öffnen Sie den Reiter „Zuweisungen“. Wählen Sie schließlich den Kontakt und seine Rolle aus. Sie können die korrekte Zuweisung jederzeit im Kontakte-Reiter des Angebots, des Auftrags oder der Rechnung überprüfen.

Weiterführende Informationen

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