I contatti predefiniti di DoliPlus associano automaticamente l’interlocutore corretto a ogni documento. Così, i vostri quote, ordini e invoice vengono inviati alla persona giusta, senza doverli reinserire.

In pratica, designate per ogni customer or supplier dei contatti che svolgono un ruolo preciso nelle vostre vendite e acquisti. Poi, DoliPlus li riprende automaticamente nei documenti interessati.

A cosa servono i contatti predefiniti

Un ruolo, detto anche tipo di contatto, specifica la missione di un interlocutore. Ad esempio:

• il contatto customer responsabile della fatturazione;
• il contatto customer responsabile del follow-up dei pagamenti;
• il contatto supplier responsabile del follow-up dell’ordine.

Una volta definiti, questi contatti predefiniti si applicano automaticamente ai nuovi documenti. Inoltre, potete scegliere un contatto di un altro customer or supplier, che agisce allora “per delega”.

Fatturare automaticamente a un altro indirizzo

Ecco il caso più utile. Immaginate un customer A le cui invoice devono essere inviate a un centro di fatturazione B.

Basta designare, sul customer A, un “contatto customer fatturazione” preso dal customer or supplier B. Di conseguenza, ogni invoice del customer A viene generata direttamente all’indirizzo di B, senza interventi manuali.

Su quali documenti si applicano

Il ruolo dei contatti si definisce per la maggior parte dei documenti commerciali:

• proposte commerciali (quote) e ordini;
• invoice e contratti di servizio;
• ordini e invoice supplier.

Altre funzioni si basano anch’esse su questi ruoli. In particolare, le chase automatiche delle invoice non pagate prendono di mira il contatto responsabile dei pagamenti.

Configurare i contatti predefiniti

La configurazione rimane rapida. Prima, apra il record del customer or supplier, poi clicchi sull’icona « penna » per accedere al secondo gruppo di schede.

Successivamente, apra la scheda « Assegnazioni ». Infine, selezioni il contatto e il suo ruolo. Verifichi in qualsiasi momento la corretta assegnazione dalla scheda contatti della quote, dell’ordine o dell’invoice.

Per saperne di più

• Le chases automatiche delle invoice non pagate
• Importare i contatti nel suo CRM
• Normalizzare le funzioni dei contatti