Importare contatti nel Suo CRM DoliPlus è semplice e veloce, senza riscrizioni né perdita di dati. In questo modo, Lei avvia più rapidamente le Sue azioni di acquisizione e qualificazione.

Importare contatti nel CRM

DoliPlus è uno strumento efficace per conquistare nuovi clienti. Infatti, Le aiuta a condurre le Sue azioni di marketing diretto partendo da file o liste di contatti.

Per fare ciò, un programma di importazione e una matrice Excel Le permettono, in un’unica operazione:

• di importare i clienti o fornitori, in creazione o aggiornamento;
• di importare i contatti associati al cliente o fornitore;
• di classificare il cliente o fornitore importato in una categoria, esistente o nuova.

Il video sopra La aiuta a familiarizzare con questa funzionalità. Inoltre, il nostro programma di formazione Le permette di formare i Suoi collaboratori.

Nota bene: segua attentamente le istruzioni d’uso, per non compromettere i Suoi dati.

Preparare il file di importazione

Innanzitutto, metta i Suoi file nel formato della matrice Excel, scaricabile dall’interfaccia:

• la matrice contiene le istruzioni e i codici utili;
• la sintassi degli intestazioni deve essere rispettata;
• l’ordine delle colonne rimane libero; solo le colonne presenti vengono elaborate;
• il promemoria dei codici La aiuta a compilare le colonne opzionali, come il titolo.

Successivamente, converta i Suoi file in formato CSV, quindi depositi nel cartella “Import Tiers” della document library. Infine, faccia un doppio clic sul file per visualizzarlo accanto al pulsante “Verificare il file”.

DoliPlus visualizza quindi le prime 300 righe, come in un foglio di calcolo. In questo modo, Lei controlla rapidamente il formato. Ricordi di testare prima su un piccolo numero di righe.

Nota bene: specifichi se il file riguarda potenziali clienti, clienti o fornitori. Infatti, le importazioni miste non sono supportate.

Distinguere i clienti o fornitori e i contatti

L’importazione gestisce i clienti o fornitori e i loro contatti in un’unica operazione, quando sono sulla stessa riga. Il contatto è allora qualificato dal suo nome e cognome, e condivide l’indirizzo del cliente o fornitore.

Invece, per più contatti di uno stesso cliente o fornitore, Lei utilizza la colonna TIERS_CONTACT con un marcatore T o C. In questo modo, il cliente o fornitore viene creato una sola volta, e ogni contatto può conservare il proprio indirizzo.

Peraltro, DoliPlus elabora i file grandi in background. Per un volume piccolo, l’importazione è immediata; altrimenti, un’e-mail La avvisa alla fine. Infine, un rapporto tecnico rimane disponibile nella document library per analizzare eventuali errori.

Assegnare i clienti o fornitori a una categoria

Per classificare i Suoi clienti o fornitori, compili la colonna “CATEGORIA” con il nome di una categoria creata in precedenza. Se DoliPlus non la trova, crea allora la categoria “Clienti/Potenziali clienti”.

Inoltre, Lei può assegnare globalmente una categoria nella fase di validazione. In questo caso, questa scelta ha la priorità sulla colonna.

Validare il file

Il file CSV viene visualizzato come un foglio di calcolo. Procedere quindi come segue:

1. verificare i campi e il contenuto nell’anteprima;
2. scegliere il comportamento (importante): selezionare “Inserisci solo” per non sovrascrivere i valori esistenti. In modalità aggiornamento, DoliPlus aggiorna il customer/supplier o il contatto con lo stesso nome, oppure lo crea se non esiste;
3. compilare infine gli altri campi opzionali e confermare.

Nota: “Né prospect né cliente” corrisponde ai suspect in DoliPlus.

Aggiornare la base customer/supplier e contatti

È possibile utilizzare lo stesso strumento anche per aggiornamenti massivi. A tal fine, è preferibile partire da un file esportato, modificarlo e poi reimportarlo.

Per esportare i customer/supplier e i contatti per tipo, utilizzare il menu Strumenti → Assistente export → 9301 (Lista customer/supplier + contatti per categoria, formato import).

Soprattutto, conservare la colonna ID: identifica ogni customer/supplier con il suo identificativo interno. Grazie a essa, è possibile modificare anche il nome di un customer/supplier, poiché il nome non funge più da chiave.

Aggiornare i campi personalizzati

È possibile associare anche i propri campi personalizzati all’aggiornamento. Il metodo più semplice resta partire da un export per comprenderne la sintassi: MYFIELDS_COMPANY:NOME_DELL_ATTRIBUTO:FK_OBJECT.

A tal fine, utilizzare il menu Strumenti → Assistente export → 9303 (Lista customer/supplier + campi personalizzati, formato import).

Limitazioni

Infine, tenere presenti due limiti. Da un lato, DoliPlus non verifica l’unicità né il formato dei codici contabili all’importazione. Dall’altro, il programma non gestisce i customer/supplier con doppia appartenenza, ad esempio sia cliente che fornitore.

Per approfondire, scoprite anche la gestione dei campi personalizzati.