Importar contactos en su CRM DoliPlus es sencillo y rápido, sin necesidad de reingresar datos ni perder información. Así, inicia más rápido sus acciones de captación y cualificación.

Importar contactos en su CRM

DoliPlus es una herramienta eficaz para conquistar nuevos clientes. De hecho, le ayuda a realizar sus acciones de marketing directo a partir de archivos o listas de contactos.

Para ello, un programa de importación y una matriz Excel le permiten, en una sola operación:

• importar terceros, ya sea creando nuevos o actualizando existentes;
• importar los contactos asociados al tercero;
• clasificar el tercero importado en una categoría, ya existente o nueva.

El vídeo anterior le ayuda a familiarizarse con esta funcionalidad. Además, nuestro programa de formación le permite capacitar a sus colaboradores.

Nota: respete bien las instrucciones de uso, para no comprometer sus datos.

Preparar el archivo de importación

Primero, ponga sus archivos en el formato de la matriz Excel, descargable desde la interfaz:

• la matriz contiene las instrucciones y los códigos útiles;
• la sintaxis de los encabezados debe respetarse;
• el orden de las columnas es libre; solo se procesan las columnas presentes;
• el recordatorio de códigos le ayuda a rellenar las columnas opcionales, como el tratamiento.

A continuación, convierta sus archivos al formato CSV y colóquelos en la carpeta « Import Tiers » de la biblioteca de documentos. Haga finalmente un doble clic en el archivo para visualizarlo junto al botón « Verificar el archivo ».

DoliPlus muestra entonces las 300 primeras líneas, como en una hoja de cálculo. Así, puede controlar rápidamente el formato. De hecho, le recomendamos probar primero con un pequeño número de líneas.

Nota: especifique si el archivo se refiere a prospectos, clientes o proveedores. De hecho, las importaciones mixtas no están soportadas.

Distinguir los terceros y los contactos

La importación gestiona los terceros y sus contactos en una sola operación, cuando figuran en la misma línea. El contacto se identifica entonces por su nombre y apellido, y comparte la dirección del tercero.

En cambio, para varios contactos de un mismo tercero, utilice la columna TIERS_CONTACT con un marcador T o C. Así, el tercero se crea una sola vez, y cada contacto puede conservar su propia dirección.

Además, DoliPlus procesa los archivos grandes en segundo plano. Para un volumen pequeño, la importación es inmediata; de lo contrario, recibirá un correo electrónico al finalizar. Por último, un informe técnico permanece disponible en la biblioteca de documentos para analizar posibles errores.

Asignar los terceros a una categoría

Para clasificar sus terceros, rellene la columna « CATEGORÍA » con el nombre de una categoría creada con antelación. Si DoliPlus no la encuentra, creará entonces la categoría « Clientes/Prospectos ».

Además, puede asignar globalmente una categoría en la fase de validación. En este caso, esta elección tiene prioridad sobre la columna.

Validar el archivo

El archivo CSV se muestra como una hoja de cálculo. Proceda de la siguiente manera:

1. valide los campos y el contenido en la vista previa;
2. elija el comportamiento (importante): marque « Insertar solo » para no sobrescribir valores existentes. En modo actualización, DoliPlus actualiza el cliente o proveedor con el mismo nombre, o lo crea si no existe;
3. complete finalmente los demás campos opcionales, luego valide.

Nota: « Ni prospecto ni cliente » corresponde a los sospechosos en DoliPlus.

Actualizar la base de clientes y contactos

También puede utilizar la misma herramienta para actualizaciones masivas. Para ello, es preferible partir de un archivo exportado, modificarlo y luego reimportarlo.

Para exportar sus clientes y contactos por tipo, utilice el menú Herramientas → Asistente de exportación → 9301 (Lista de clientes + contactos por categoría, formato de importación).

Asegúrese de conservar la columna ID: identifica a cada cliente por su identificador interno. Gracias a ella, incluso puede modificar el nombre de un cliente, ya que el nombre ya no sirve como clave.

Actualizar los campos personalizados

También asocia sus campos personalizados a la actualización. Lo más sencillo es partir de una exportación para comprender la sintaxis: MYFIELDS_COMPANY:NOMBRE_DEL_ATRIBUTO:FK_OBJECT.

Para ello, utilice el menú Herramientas → Asistente de exportación → 9303 (Lista de clientes + campos personalizados, formato de importación).

Restricciones

Por último, tenga en cuenta dos limitaciones. Por un lado, DoliPlus no verifica la unicidad ni el formato de los códigos contables al importar. Por otro lado, el programa no procesa los clientes con doble pertenencia, por ejemplo, cliente y proveedor.

Para profundizar, descubra también la gestión de campos personalizados.