Das Importieren von Kontakten in Ihr CRM DoliPlus ist einfach und schnell, ohne erneute Eingabe oder Datenverlust. So starten Sie Ihre Akquisitions- und Qualifizierungsmaßnahmen schneller.

Kontakte in Ihr CRM importieren

DoliPlus ist ein effektives Tool, um neue Kunden zu gewinnen. Es unterstützt Sie bei Ihren Direktmarketing-Aktionen mit Kontaktdateien oder -listen.

Dafür ermöglichen Ihnen ein Importprogramm und eine Excel-Vorlage in einem einzigen Schritt:

• Kunden oder Lieferanten anzulegen oder zu aktualisieren;
• die zugehörigen Kontakte zu importieren;
• den importierten Kunden/Lieferanten in einer bestehenden oder neuen Kategorie zu speichern.

Das obige Video hilft Ihnen, sich mit dieser Funktion vertraut zu machen. Zudem ermöglicht unser Schulungsprogramm die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.

Hinweis: Bitte beachten Sie die Nutzungsanleitung, um Ihre Daten nicht zu gefährden.

Die Importdatei vorbereiten

Passen Sie zunächst Ihre Dateien an das Excel-Format an, das Sie aus der Oberfläche herunterladen können:

• die Vorlage enthält Anleitungen und nützliche Codes;
• die Syntax der Überschriften muss eingehalten werden;
• die Spaltenreihenfolge ist frei wählbar; nur vorhandene Spalten werden verarbeitet;
• die Code-Übersicht hilft Ihnen beim Ausfüllen optionaler Spalten wie der Anrede.

Konvertieren Sie Ihre Dateien dann ins CSV-Format und speichern Sie sie im Ordner „Import Tiers“ der Dokumentbibliothek. Doppelklicken Sie abschließend auf die Datei, um sie neben der Schaltfläche „Datei prüfen“ anzuzeigen.

DoliPlus zeigt dann die ersten 300 Zeilen wie in einer Tabellenkalkulation an. So können Sie das Format schnell überprüfen. Testen Sie zunächst mit einer kleinen Anzahl von Zeilen.

Hinweis: Geben Sie an, ob die Datei Interessenten, Kunden oder Lieferanten betrifft. Gemischte Importe werden nicht unterstützt.

Kunden/Lieferanten und Kontakte unterscheiden

Der Import verarbeitet Kunden/Lieferanten und ihre Kontakte in einem Schritt, wenn sie in derselben Zeile stehen. Der Kontakt wird dann mit Vor- und Nachname erfasst und teilt die Adresse des Kunden/Lieferanten.

Für mehrere Kontakte eines Kunden/Lieferanten verwenden Sie die Spalte TIERS_CONTACT mit einem T- oder C-Marker. So wird der Kunde/Lieferant nur einmal angelegt, und jeder Kontakt kann eine eigene Adresse behalten.

Große Dateien werden im Hintergrund verarbeitet. Bei geringem Umfang ist der Import sofort verfügbar; andernfalls erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Ein technischer Bericht in der Dokumentbibliothek hilft bei der Analyse eventueller Fehler.

Kunden/Lieferanten einer Kategorie zuweisen

Um Ihre Kunden/Lieferanten zu klassifizieren, füllen Sie die Spalte „KATEGORIE“ mit dem Namen einer zuvor angelegten Kategorie. Falls DoliPlus diese nicht findet, erstellt es die Kategorie „Kunden/Interessenten“.

Zudem können Sie global eine Kategorie im Validierungsschritt zuweisen. Diese Einstellung hat Vorrang vor der Spaltenangabe.

Die Datei validieren

Der CSV-Datei wird wie eine Tabellenkalkulation angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor:

1. bestätigen Sie die Felder und den Inhalt in der Vorschau;
2. wählen Sie das Verhalten (wichtig): Aktivieren Sie „Nur einfügen“, um bestehende Werte nicht zu überschreiben. Im Aktualisierungsmodus aktualisiert DoliPlus den Kunden oder den Kontakt mit dem gleichen Namen oder erstellt ihn, falls nicht vorhanden;
3. füllen Sie schließlich die anderen optionalen Felder aus und bestätigen Sie.

Hinweis: „Weder Prospect noch Kunde“ entspricht den Verdächtigen in DoliPlus.

Kunden- und Kontaktdatenbank aktualisieren

Sie können dasselbe Tool auch für Massenaktualisierungen verwenden. Exportieren Sie dazu am besten eine Datei, bearbeiten Sie sie und importieren Sie sie erneut.

Um Ihre Kunden und Kontakte nach Typ zu exportieren, verwenden Sie das Menü Tools → Export-Assistent → 9301 (Liste der Kunden + Kontakte nach Kategorie, Importformat).

Behalten Sie unbedingt die ID-Spalte bei: Sie identifiziert jeden Kunden anhand seiner internen ID. Dank dieser können Sie sogar den Namen eines Kunden ändern, da der Name nicht mehr als Schlüssel dient.

Personalisierte Felder aktualisieren

Sie können auch Ihre personalisierten Felder zur Aktualisierung hinzufügen. Am einfachsten ist es, mit einem Export zu beginnen, um die Syntax zu verstehen: MYFIELDS_COMPANY:NAME_DES_ATTRIBUTS:FK_OBJECT.

Dazu verwenden Sie das Menü Tools → Export-Assistent → 9303 (Liste der Kunden + personalisierte Felder, Importformat).

Einschränkungen

Behalten Sie zwei Grenzen im Hinterkopf. Einerseits überprüft DoliPlus die Eindeutigkeit oder das Format der Buchhaltungscodes beim Import nicht. Andererseits verarbeitet das Programm keine Kunden mit doppelter Zugehörigkeit, z. B. Kunde und Lieferant.

Für weitere Informationen entdecken Sie auch die Verwaltung der personalisierten Felder.