Die Mahnung von unbezahlten Rechnungen zeigt Ihnen nun vor dem Versand, an welche Adresse jede Erinnerung gesendet wird. Dies umfasst dieses Kapitel:

• Automatische Erinnerungen per E-Mail und Post in vier aufeinanderfolgenden Stufen;
• Eine Spalte “Empfänger”, die für jede Rechnung die tatsächlich verwendete Adresse anzeigt;
• Sofortige Erkennung von Kunden ohne brauchbare Adresse, die bisher durchs Netz fielen;
• Anpassbare Vorlagen für Briefe mit Platzhaltern;
• Ausschluss von Kunden oder Zahlungsmethoden, die Sie nie mahnen möchten.

Mit anderen Worten: Sie starten keine Mahnkampagne mehr und hoffen, dass sie an der richtigen Adresse landet – Sie überprüfen es auf einen Blick und korrigieren vor dem Versand, nicht danach.

Mahnung von überfälligen Rechnungen – Einführung

Die Mahnung unbezahlter Rechnungen ist entscheidend. Sie verhindert Liquiditätsengpässe und Zahlungsverzögerungen.

Daher sollten Sie sie systematisieren.

Konkret automatisiert DoliPlus diesen Prozess. So handeln Sie per Post und E-Mail.

Darüber hinaus folgt das Protokoll bis zu 4 Stufen. Wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt, sind weitere Schritte erforderlich.

Zudem bietet das Modul Standardvorlagen für Mahnbriefe.

Diese Vorlagen können Sie individuell anpassen, beispielsweise mit Platzhaltern.

Schließlich senden Sie den Brief sobald die Zahlungsfrist überschritten ist.

Zum Beispiel erreichen Sie die Konfiguration über die Einstellungen des Buchhaltungsmoduls.

Die Übersichtstabelle der gemahnten Rechnungen finden Sie hier: Menü Verkauf -> Kundenrechnungen -> Mahnung unbezahlter Rechnungen.

Hier eine Ansicht der Mahnübersicht in Ihrer ERP-Software.

Prinzip der Mahnung unbezahlter Rechnungen in Ihrer ERP-Software

DoliPlus mahnt überfällige Kundenrechnungen an. Dafür folgt es einer Reihe vordefinierter Briefe.

Das System unterstützt bis zu 4 Mahnstufen.

Zunächst stehen Ihnen zwei Betriebsmodi zur Verfügung:

• Automatischer Modus: Ihr DoliPlus-Support richtet auf Wunsch einen Hintergrundtask ein, der in festgelegten Intervallen arbeitet (z.B. täglich oder wöchentlich).
• Manueller Modus: Sie starten die Mahnung über eine Schaltfläche in der Oberfläche. Allerdings funktioniert in diesem Modus nur die Mahnung per Post.

Ferner kann ein Kunde mehrere Rechnungen in Mahnung haben. In diesem Fall gruppiert DoliPlus die Rechnungen nach Stufe und sendet eine Mahnung pro Mahnstufe.

Die Administrationskonsole des Mahnmoduls für unbezahlte Rechnungen

Die Verwaltungsconsole des Rechnungsmoduls ermöglicht die Konfiguration verschiedener Optionen. Gehen Sie dazu zu Konfiguration / Registerkarte «Chase für unbezahlte Rechnungen».

Zuerst definiert eine allgemeine Option die Adresse, die für die Chase verwendet wird. Sie wählen also die E-Mail- oder Postadresse des Kunden- oder Lieferanten-Datensatzes oder die eines standardmäßig definierten Kontakts.

Daher müssen Sie für jeden Kunden Standardkontakte zuweisen. Dies gibt die Post- oder E-Mail-Adresse des zu kontaktierenden Kontakts an. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Kunde ein Rechnungszentrum verwendet, das sich von dem Kunden- oder Lieferanten-Datensatz unterscheidet.

Praktisch gesehen, gehen Sie wie folgt vor.

Zuerst, um einen Kontakt des Kunden A zu benennen, dessen Adresse der Rechnungsadresse entspricht, wählen Sie den Typ «Kundenkontakt Rechnungsstellung ».

Dann, um einen Kontakt zu benennen, der für die Zahlungsverfolgung zuständig ist, wählen Sie den Typ «Kundenkontakt für Zahlungsverfolgung ».

Hinweis:

• Wenn ein Kunde oder Lieferant nur einen Kontakt des Typs «Kundenkontakt Rechnungsstellung » hat, verwendet DoliPlus diese Post- (und/oder E-Mail-)Adresse.
• Andererseits, wenn ein Kunde oder Lieferant beide Arten von Kontakten hat, verwendet das System die E-Mail-Adresse des Kontakts «Kundenkontakt für Zahlungsverfolgung ».
• Anfängliche Toleranzfrist: Diese Frist vor Verzögerung einer Rechnung wird in der Verwaltungsconsole für alle Kunden definiert.
• Zeit zwischen zwei Chases in Tag(en): Anschließend folgen die Chases diesem Intervall, das ebenfalls über die Verwaltungsconsole definiert wird.
• Maximale Anzahl der Chases: Sie können diese Anzahl reduzieren.
• Schließlich ist die Rechnung im PDF-Format im Dokumentenarchiv des Kunden obligatorisch. DoliPlus generiert sie nicht erneut.

Daher überprüfen Sie den Status der Rechnungen mit «Zahlung begonnen», da DoliPlus diese ebenfalls chast.

Chase per E-Mail

Zuerst, Sie können diesen Prozess zu 100 % automatisieren.

Außerdem kann DoliPlus eine Kopie an den Kundenbetreuer oder Co-Betreuer des Kundenkontos senden.

Darüber hinaus fügt das System automatisch eine Kopie der Rechnung an die E-Mail an.

Schließlich, wenn keine E-Mail gefunden wird, wird die Chase per Post standardmäßig angewendet.

Wo sucht DoliPlus die E-Mail-Adresse für Chases?

Das ist die häufigste Frage. Hier also, genau, wo DoliPlus die E-Mail-Adresse des Empfängers vor jedem Chase-Versand sucht.

Zuerst wählen Sie die Strategie in der Verwaltungsconsole des Rechnungsmoduls (Registerkarte «Chase für unbezahlte Rechnungen»). Es gibt also zwei Modi:

• Modus «Kontakt der Rechnung»: DoliPlus startet mit dem Rechnungsstellungskontakt, der jeder Rechnung zugeordnet ist, und wendet dann die folgende Kaskade an.
• Modus «Standardkontakt»: DoliPlus startet mit dem standardmäßig definierten Rechnungsstellungskontakt im Kunden-Datensatz und wendet dann dieselbe Kaskade an.

Ensuite, dans les deux cas, DoliPlus suit un ordre de priorité strict. Autrement dit, il s’arrête dès qu’il trouve une adresse e-mail valide :

1. Der Rechnungs-Kontakt der Rechnung — also der Kontakt vom Typ « Kundenkontakt Rechnungsstellung », der direkt mit der eingezogenen Rechnung verknüpft ist. Zum Beispiel eine Rechnung, die an eine bestimmte Abteilung gerichtet ist.
2. Der Standard-Rechnungs-Kontakt des Kunden — der Kontakt « Kundenkontakt Rechnungsstellung » (oder « Kundenkontakt für Zahlungen zuständig »), der standardmäßig im Kundenrecord hinterlegt ist. Dies ist besonders nützlich, wenn der Kunde ein separates Rechnungszentrum hat.
3. Die E-Mail-Adresse des Kundenrecords — also die E-Mail, die direkt im Kundenrecord eingetragen ist.
4. Der erste Kontakt des Kunden mit einer E-Mail-Adresse — als letzte Option wählt DoliPlus den ersten aktiven Kontakt des Kunden, der eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat.

Par ailleurs, wenn ein Kunde sowohl einen « Rechnungs-Kontakt » als auch einen « Kontakt für Zahlungen zuständig » hat, dann bevorzugt DoliPlus die Adresse des Letzteren.

Falls keine dieser Quellen eine E-Mail liefert, wird die Mahnung automatisch auf postalischen Versand umgestellt. Zudem können Sie eine Kopie jeder Mahnung an den Kundenbetreuer und den Co-Betreuer des Kundenkontos senden.

Sehen Sie, an wen jede Mahnung geht, bevor Sie sie versenden

Diese Prioritätsregel war bisher eine interne Regel, die man kennen musste. Jetzt wird sie angezeigt.

Tatsächlich gibt es eine Spalte « Empfänger » in der Mahnungstabelle. So können Sie direkt sehen, welche Adresse DoliPlus für jede Rechnung verwendet, ohne eine einzige Kundenakte zu öffnen.

Konkreter gesagt, zeigt die Spalte eines der folgenden Ergebnisse an:

• Eine E-Mail-Adresse : Die Erinnerung wird per E-Mail an diese Adresse gesendet.
• « Post » : Keine E-Mail-Adresse wurde gefunden, die Erinnerung wird daher per Post versendet.
• « Kein Empfänger », in Rot : Weder E-Mail noch postalische Adresse verfügbar. Folglich wird diese Rechnung nicht versendet.

 

Zusätzlich bleibt die Herkunft der Adresse einsehbar: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zelle, und DoliPlus zeigt Ihnen, woher sie stammt. Sie wissen dann, ob es sich um den Kontakt der Rechnung, den Standard-Kontakt des Kunden, die E-Mail des Kunden oder den ersten gefundenen Kontakt handelt.

Das ist wichtig, denn dieselbe Adresse kann aus mehreren Quellen stammen. Mit anderen Worten, Sie überprüfen nicht nur wo die Mahnung hingeht, sondern auch warum.

Diese Spalte folgt Ihren Einstellungen. Wenn Sie die Strategie in der Administrationskonsole ändern, ändert sich die Anzeige entsprechend: Was Sie lesen, entspricht immer dem, was tatsächlich versendet wird.

Schließlich ist dieselbe Spalte auch in der Tabelle der präventiven Mahnungen enthalten. So kontrollieren Sie Ihre Erinnerungen vor Fälligkeit mit demselben Reflex.

Ihre Mahnungen starten, ohne etwas versehentlich zu versenden

Die Sorge ist berechtigt: Niemand möchte feststellen, dass eine ungeschickte Nachricht an 200 Kunden verschickt wurde. Deshalb lässt DoliPlus Ihnen alles in Ruhe testen, bevor Sie in den Produktivmodus wechseln.

1. Die Einstellungen vor dem ersten Test

Zuerst öffnen Sie die Konfiguration des Buchhaltungsmoduls, Registerkarte « Chase of unpaid invoices ». Dann tragen Sie diese vier Punkte ein, da sie alles Weitere steuern:

1. Das Versandkonto — « E-Mail-Konto des Benutzers, das für den Versand der Chase verwendet wird ». Ohne dieses Konto kann keine Nachricht versendet werden: Es ist das Versandpostfach Ihrer Chases.
2. Die maximale Anzahl der Chases — darüber hinaus hört DoliPlus auf, die Rechnung zu verfolgen. Zum Beispiel reichen oft 3 Stufen, bevor Sie die Sache an die Inkassoabteilung übergeben.
3. Die Frist zwischen zwei Chases, in Tagen. So vermeiden Sie, in derselben Woche zweimal denselben Kunden anzuschreiben.
4. Die Adressstrategie, wie oben beschrieben: Kontakt der Rechnung, Standardkontakt des Kunden oder ausschließlich per Post.

Zusätzlich verhindern zwei Einstellungen kommerzielle Fehler. Einerseits schließt eine Kategorie ausgeschlossenes Tier Ihre sensiblen Konten von den Chases aus. Andererseits schließen Sie bestimmte Zahlungsmethoden aus, insbesondere den Lastschrift, da das Geld ohnehin ankommt.

2. Der Testmodus: Sehen, was verschickt würde, ohne dass etwas verschickt wird

Als Nächstes aktivieren Sie « Testmodus für die Einstellung der Briefe ». Konkret ändert dieser Modus drei Dinge:

• keine E-Mail verlässt Ihren Server: Alles wird als Briefentwurf gespeichert, daher erhält kein Kunde etwas;
• der Batch ist auf zehn Rechnungen begrenzt, was völlig ausreicht, um das Ergebnis zu beurteilen;
• nichts wird gespeichert: Die Chase-Stufen schreiten nicht voran, und die Daten ändern sich nicht.

Daher können Sie den Test so oft wiederholen, wie Sie möchten. Mit anderen Worten: Sie korrigieren ein Wort, starten die Chase, lesen noch einmal — ohne Ihre Daten zu beschädigen oder einen Kunden zu stören.

Konkret starten Sie die Chase aus der Liste der unbezahlten Rechnungen. DoliPlus erstellt dann das PDF aller Briefe sowie einen detaillierten Bericht, der erklärt, Rechnung für Rechnung, die gewählte Adresse und den Grund für eine mögliche Auslassung.

3. Die Empfänger überprüfen, dann in den Produktivmodus wechseln

Bevor Sie den Testmodus deaktivieren, kehren Sie zur Liste zurück und durchsuchen die Spalte « Empfänger ». Denn jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die in Rot angezeigten Kundenakten zu vervollständigen, da diese Rechnungen sonst nirgendwohin gehen würden.

Anschließend deaktivieren Sie den Testmodus. Ab diesem Zeitpunkt werden die Chases tatsächlich versendet, per E-Mail, wenn eine Adresse vorhanden ist, und per Post, wenn nicht.

Schließlich startet eine Schaltfläche den automatischen Dienst. Ab diesem Zeitpunkt behandelt DoliPlus Ihre unbezahlten Rechnungen täglich, ohne Ihr Eingreifen. Sie behalten jedoch die Kontrolle: Die manuelle Startschaltfläche bleibt verfügbar, solange der automatische Dienst deaktiviert ist.

Chase per Post

Für die Papier-Chase erstellt DoliPlus ein PDF mit Serienbrief. So werden alle Chase-Briefe und die zugehörigen Rechnungen am aktuellen Tag in der Oberfläche zusammengefasst.

Anschließend führen Sie die Chases per Post durch. Dazu müssen Sie nur noch einen globalen Druck und das Kuvertieren durchführen.

Verwendete Platzhalter

DoliPlus verwendet zwei Arten von Variablen:

1. {relance}: Diese Variable enthält die Chase-Nummer.
2. {facture}: Diese Variable enthält eine Reihe von Zeilen. Sie entsprechen den unbezahlten Rechnungen mit detaillierten Informationen.

Exclusion von Kunden- oder Lieferantenkonten.

Möchten Sie bestimmte Kunden oder Lieferanten von automatischen Mahnungen ausschließen? So geht’s.

Zuerst erstellen Sie eine Kategorie. Dann weisen Sie diese Konten dieser Kategorie zu. Schließlich legen Sie sie in der Administrationskonsole des Buchhaltungsmoduls fest.

Exklusion von Zahlungsmethoden

Ebenso können Sie die Zahlungsmethode per Lastschrift ausschließen. Geben Sie dazu einfach deren Exklusion an.

Variablen für die Briefvorlagen

Zunächst steht ein Testmodus in der Konfiguration zur Verfügung, um die Briefe zu optimieren. Konkret ist nur der Briefmodus aktiviert, begrenzt auf einen Versand, ohne Statusaufzeichnung.

Anschließend nutzen Sie die folgenden Ersatzvariablen, um die vordefinierten Briefe und die E-Mail-Betreffzeilen anzupassen:

{facture} = die Liste der Rechnungen, inklusive Bruttopreis und Fälligkeitsdatum. Fügen Sie diese immer in eine neue Zeile ein, da dieses Feld mehrere Rechnungen enthalten kann.

{relance} = die Mahnstufe (1, 2…).

Hinweis:

Zum einen speichert das Programm alle Mahnaktionen. Somit können Sie die Historie jederzeit in der Oberfläche einsehen.

Zum anderen fasst ein tagesaktueller Textbericht eine Zusammenfassung der Aktionen zusammen. Sie können ihn ebenfalls jederzeit abrufen.

 

Hier ist ein Beispiel für das Ergebnis in der Oberfläche.

Beispiel für eine Mahnung von unbezahlten Rechnungen

Hier ist ein Beispiel für eine von DoliPlus generierte Mahnung.

 

Manuelle Mahnung von unbezahlten Kundenrechnungen

Nicht alle Situationen lassen sich standardisiert lösen. Bei sensiblen Kunden, laufenden Streitfällen oder hohen Beträgen wählen Sie selbst die Kunden und Rechnungen aus, die Sie mahnen möchten, und behalten die Kontrolle über jeden Versand.

Beide Methoden ergänzen sich: Die Automatisierung deckt den Standardfall ab, die manuelle Mahnung übernimmt bei Fällen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Manuelle Mahnung von unbezahlten Rechnungen.

Präventive Mahnung von Rechnungen

Die beste Mahnung ist die, die man nicht verschicken muss. Die präventive Mahnung erinnert den Kunden vor dem Fälligkeitsdatum: Die Zahlung erfolgt wie geplant, und die Geschäftsbeziehung bleibt ungetrübt.

Sie lässt sich wie die Mahnung nach Fälligkeit automatisieren – Sie legen das Versanddatum vor dem Fälligkeitsdatum fest, und die Nachricht geht automatisch raus. Präventive Mahnung von Rechnungen.

Für weitere Informationen besuchen Sie die Definition von Forderungsmanagement auf Wikipedia.