El seguimiento de las facturas impagadas le muestra ahora, antes de cualquier envío, a qué dirección se enviará cada recordatorio. Aquí está lo que cubre este capítulo:

• recordatorios automáticos por correo electrónico y correo postal, en cuatro niveles sucesivos;
• una columna « Destinatario » que muestra, factura por factura, la dirección realmente utilizada;
• la identificación inmediata de los clientes sin dirección utilizable, que hasta ahora pasaban desapercibidos;
• plantillas de cartas personalizables, con variables de sustitución;
• la exclusión de clientes o métodos de pago que nunca desea recordar.

En otras palabras, ya no lanza una campaña de recordatorios esperando que llegue al lugar correcto: lo verifica de un vistazo, luego corrige antes del envío en lugar de después.

Seguimiento de las facturas impagadas vencidas – Introducción

El seguimiento de las facturas impagadas es esencial. De hecho, previene las tensiones de tesorería y los retrasos de pago.

Por eso debe sistematizarlo.

En concreto, DoliPlus automatiza este seguimiento. Así, actúa por correo postal y por correo electrónico.

Además, el protocolo sigue hasta 4 etapas. Si el cliente sigue sin pagar, entonces deben seguirse otras acciones.

Por otro lado, el módulo ofrece plantillas de cartas de recordatorio por defecto.

Luego, personaliza estas plantillas. Para ello, utiliza, entre otras cosas, variables de sustitución.

Finalmente, envía la carta tan pronto como se supere el plazo de pago.

Por ejemplo, accede a la configuración desde la parametrización del módulo de contabilidad.

En cuanto a la tabla de síntesis de las facturas recordadas, la encuentra así: Menú Venta -> Facturas a Clientes -> Seguimiento de impagos.

Aquí tiene una vista de la tabla de seguimiento en su ERP.

Principio del seguimiento de las facturas impagadas en su ERP

DoliPlus realiza el seguimiento de las facturas de clientes con retraso de pago. Para ello, sigue una serie de cartas predefinidas.

Así, el sistema gestiona hasta 4 niveles de seguimiento máximo.

Primero, dispone de dos modos de funcionamiento:

• Modo automático: su soporte DoliPlus configura una tarea en segundo plano, a petición, para actuar con una frecuencia determinada (por ejemplo, cada día o cada semana).
• Modo manual: lanza el seguimiento mediante un botón en la interfaz. Sin embargo, solo el seguimiento por correo postal funciona en este modo.

Por otro lado, un cliente puede acumular varias facturas en seguimiento. En este caso, DoliPlus agrupa las facturas por nivel. Luego, envía un recordatorio para cada nivel de seguimiento.

La consola de administración del módulo de seguimiento de facturas impagadas

La consola de administración del módulo contabilidad permite configurar diferentes opciones. Para ello, vaya a Configuración / pestaña «Seguimiento de facturas impagadas».

Primero, una opción general define la dirección utilizada para el seguimiento. Así, usted elige la dirección de correo o postal del registro del Cliente, o bien la de un contacto definido por defecto.

Por lo tanto, debe asignar contactos por defecto en cada cliente. En efecto, esto especifica la dirección postal o de correo del contacto a seguir. Es especialmente útil si un cliente utiliza un centro de facturación diferente al registro del Cliente.

Concretamente, así es cómo proceder.

Primero, para designar un contacto del Cliente A cuya dirección corresponde a la de facturación, seleccione el tipo «contacto cliente Facturación ».

Luego, para designar un contacto encargado del seguimiento de pagos, seleccione el tipo «Contacto cliente encargado de pagos ».

Nota:

• Si un Cliente solo tiene un contacto del tipo «contacto cliente Facturación », entonces DoliPlus utiliza esta dirección postal (y/o de correo).
• En cambio, si un cliente tiene estos dos tipos de contactos, entonces el sistema toma la dirección de correo del contacto «Contacto cliente encargado de pagos ».
• Plazo de tolerancia inicial: este plazo antes del retraso en una factura se define en la consola de administración, para todos los clientes.
• Plazo entre dos seguimientos en día(s): posteriormente, los seguimientos se suceden según este plazo, también definido en la consola de administración.
• Número máximo de seguimientos: puede reducir este número.
• Finalmente, la factura en formato PDF es obligatoria en la biblioteca de documentos de la factura del cliente. En efecto, el módulo no la regenera.

Por lo tanto, verifique el estado de las facturas en «Pago iniciado», ya que DoliPlus también las sigue.

Seguimiento por correo electrónico

Primero, sepa que puede automatizar este proceso al 100 %.

Además, DoliPlus puede enviar una copia al gestor o co-gestor de la cuenta del cliente.

Por otro lado, el sistema adjunta sistemáticamente una copia de la factura al correo.

Finalmente, si no se encuentra ningún correo, entonces el seguimiento por correo postal se aplica por defecto.

¿Dónde busca DoliPlus la dirección de correo para los seguimientos?

Esta es la pregunta más frecuente. Aquí está, precisamente, dónde busca DoliPlus la dirección de correo del destinatario antes de cada envío de seguimiento.

Primero, usted elige la estrategia en la consola de administración del módulo contabilidad (pestaña « Seguimiento de facturas impagadas »). Así, existen dos modos:

• Modo « contacto de la factura »: DoliPlus parte del contacto de facturación vinculado a cada factura, luego aplica la cascada siguiente.
• Modo « contacto por defecto »: DoliPlus parte del contacto de facturación definido por defecto en el registro del cliente, luego aplica la misma cascada.

Luego, en ambos casos, DoliPlus sigue un orden de prioridad estricto. Es decir, se detiene tan pronto como encuentra una dirección de correo electrónico válida:

1. El contacto de facturación de la factura — es decir, el contacto de tipo « contacto cliente Facturación » vinculado directamente a la factura impagada. Por ejemplo, una factura dirigida a un servicio específico.
2. El contacto de facturación por defecto del cliente — el contacto « contacto cliente Facturación » (o « Contacto cliente a cargo de los pagos ») designado por defecto en el registro del tercero. Esto es especialmente útil si el cliente tiene un centro de facturación separado.
3. La dirección de correo electrónico del registro del cliente — es decir, el correo electrónico ingresado directamente en el registro del tercero.
4. El primer contacto del cliente con un correo electrónico — en último recurso, DoliPlus retiene el primer contacto activo del tercero que tiene una dirección registrada.

Por otro lado, cuando un cliente tiene tanto un contacto « facturación » como un contacto « a cargo de los pagos », entonces DoliPlus prioriza la dirección de este último.

Finalmente, si ninguna de estas fuentes proporciona un correo electrónico, entonces el recordatorio cambia automáticamente a correo postal. Además, puede enviar una copia de cada recordatorio al gestor y al co-gestor de la cuenta del cliente.

Vea a quién se envía cada recordatorio antes de enviarlo

Esta cascada era hasta ahora una regla que había que conocer. Ahora, se muestra.

De hecho, una columna « Destinatario » aparece en la tabla de recordatorios. Así, puede leer directamente la dirección que DoliPlus retendrá para cada factura, sin abrir un solo registro de cliente.

En concreto, la columna muestra uno de los tres resultados siguientes:

• Una dirección de correo electrónico : el recordatorio se enviará por correo electrónico a esta dirección exacta.
• « Correo » : no se ha encontrado ninguna dirección de correo electrónico, por lo que el recordatorio se enviará por correo postal.
• « Sin destinatario », en rojo: ni correo electrónico ni dirección postal utilizable. Por lo tanto, esta factura se excluirá del envío.

 

Además, el origen de la dirección sigue siendo consultable: pase el cursor sobre la celda, y DoliPlus le indica de dónde proviene. Así, sabrá si se trata del contacto de la factura, del contacto por defecto del cliente, del correo electrónico del tercero o del primer contacto encontrado.

Esto es importante, porque la misma dirección puede provenir de varias fuentes. Es decir, verifica no solo a dónde se envía el recordatorio, sino también por qué.

Esta columna sigue su configuración. De hecho, si cambia de estrategia en la consola de administración, entonces la visualización cambia en consecuencia: lo que lee siempre corresponde a lo que se enviará realmente.

Finalmente, la misma columna equipa la tabla de recordatorios preventivos. Así, controla sus recordatorios antes del vencimiento con exactamente el mismo reflejo.

Poner en marcha sus recordatorios sin enviar nada por error

La preocupación es legítima: nadie quiere descubrir que un correo mal redactado ha sido enviado a 200 clientes. Por eso, DoliPlus le permite probar todo sin compromiso, y luego activar la producción cuando esté seguro.

1. Los ajustes a realizar antes de la primera prueba

Primero, abra la configuración del módulo de contabilidad, pestaña « Chase de facturas impagadas ». A continuación, complete estos cuatro puntos, ya que controlan todo lo demás:

1. La cuenta de envío — « Cuenta de email del usuario utilizada para el envío del chase ». De hecho, sin ella, ningún mensaje puede ser enviado: es la bandeja de salida de sus chases.
2. El número máximo de chases — más allá de este, DoliPlus deja de chasear la factura. Por ejemplo, 3 niveles suelen ser suficientes antes de pasar el caso al departamento de cobros.
3. El plazo entre dos chases, en días. Así, evita escribir dos veces la misma semana al mismo cliente.
4. La estrategia de dirección, descrita anteriormente: contacto de la factura, contacto por defecto del cliente, o envío exclusivamente por correo postal.

Además, dos ajustes le evitan errores comerciales. Por un lado, una categoría de terceros excluidos protege sus cuentas sensibles de los chases. Por otro lado, excluye ciertos métodos de pago, especialmente el cargo automático, ya que el dinero llega de todos modos.

2. El modo de prueba: ver qué se enviaría, sin que nada se envíe

A continuación, marque « Modo de prueba para ajustar los correos ». En concreto, este modo cambia tres cosas:

• ningún email sale de su servidor: todo se guarda como borrador, por lo que ningún cliente recibe nada;
• el lote se limita a diez facturas, lo que es suficiente para evaluar el resultado;
• nada se registra: los niveles de chase no avanzan, y las fechas no cambian.

Por lo tanto, puede realizar la prueba tantas veces como sea necesario. En otras palabras, corrige una palabra, relanza, relee — sin dañar nunca sus datos ni molestar a un cliente.

En concreto, lance el chase desde la lista de impagos. DoliPlus genera entonces el PDF de todos los correos, así como un informe detallado que explica, factura por factura, la dirección seleccionada y la razón de un posible descarte.

3. Verificar los destinatarios, luego pasar a producción

Antes de desmarcar el modo de prueba, vuelva a la lista y revise la columna « Destinatario ». De hecho, es el momento de completar los registros de clientes mostrados en rojo, ya que estas facturas no se enviarían a ninguna parte.

A continuación, desmarque el modo de prueba. A partir de entonces, los chases se envían realmente, por email cuando existe una dirección, y por correo postal en caso contrario.

Finalmente, un botón activa el servicio automático. A partir de ahí, DoliPlus gestiona sus impagos cada día, sin intervención por su parte. Sin embargo, usted mantiene el control: el botón de lanzamiento manual sigue disponible mientras el servicio automático esté detenido.

Chase por correo postal

Para el chase en papel, DoliPlus genera un PDF de fusión. Así, agrupa todos los correos de chase y las facturas asociadas, a la fecha del día, en la interfaz.

A continuación, proceda a los chases por correo postal. Para ello, solo le queda realizar una edición global y un doblado.

Variables de sustitución utilizadas

DoliPlus utiliza dos tipos de variables:

1. {relance}: esta variable contiene el n° del chase.
2. {facture}: esta variable contiene un conjunto de líneas. Corresponden a las facturas impagadas, con información detallada.

Exclusiones de cuentas de terceros.

¿Desea excluir a terceros de un recordatorio automático? Proceda de la siguiente manera.

Primero, cree una categoría. Luego, asigne estos terceros a esta categoría. Finalmente, indíquela en la consola de administración del módulo de contabilidad.

Exclusiones de métodos de pago

De manera similar, puede excluir el método de pago por domiciliación. Para ello, simplemente especifique su exclusión.

Variables de sustitución utilizadas en la carta

Primero, un modo de prueba sigue disponible en la configuración, para ajustar las cartas. En concreto, solo se activa el modo carta, limitado a un envío, sin registro de estado.

A continuación, para personalizar las cartas predefinidas y los asuntos de los correos, utilice las siguientes variables de sustitución:

{facture} = la lista de facturas, con importe IVA incluido y fecha límite de pago. Colóquela siempre en una nueva línea, ya que este campo puede agrupar varias facturas.

{relance} = el nivel de recordatorio (1, 2…).

Además, el símbolo $ puede preceder a las variables, por compatibilidad con otros principios de variables de DoliPlus.

Nota:

Por un lado, el programa memoriza todas las acciones de recordatorio. Así, puede consultar el historial en cualquier momento en la interfaz.

Por otro lado, un informe en formato de texto, fechado en el día, recoge un resumen de las acciones. También puede consultarlo cuando lo desee.

 

Aquí tiene, finalmente, una vista previa del resultado en la interfaz.

Ejemplo de una carta de recordatorio de facturas impagadas

Aquí tiene, por ejemplo, una carta de recordatorio generada por DoliPlus.

 

Recordatorio manual de facturas impagadas a clientes

No todas las situaciones se tratan de la misma manera. Ante un cliente sensible, un litigio en curso o un importe importante, usted mismo elige a los clientes y las facturas a recordar, y mantiene el control sobre cada envío.

Los dos métodos coexisten: el automatismo cubre lo habitual, el recordatorio manual toma el relevo en los expedientes que merecen su juicio. El recordatorio manual de facturas impagadas.

Recordatorio preventivo de facturas

El mejor recordatorio es el que no hay que hacer. El recordatorio preventivo envía un recordatorio al cliente antes de la fecha de vencimiento: el pago llega a la fecha prevista, y la relación comercial no ha sufrido ninguna tensión.

Se automatiza como el recordatorio después del vencimiento: usted fija el plazo de envío antes de la fecha de vencimiento, y el mensaje se envía automáticamente. El recordatorio preventivo de facturas.

Para profundizar, consulte la definición de recuperación de créditos en Wikipedia.