La relance des factures impayées vous montre désormais, avant le moindre envoi, à quelle adresse chaque rappel va partir. Voici ce que couvre ce chapitre :

• des rappels automatiques par e-mail et par courrier postal, sur quatre niveaux successifs ;
• une colonne « Destinataire » qui affiche, facture par facture, l’adresse réellement retenue ;
• le repérage immédiat des clients sans adresse exploitable, qui passaient jusqu’ici entre les mailles ;
• des modèles de courrier personnalisables, avec variables de substitution ;
• l’exclusion des clients ou des modes de règlement que vous ne voulez jamais relancer.

Autrement dit, vous ne lancez plus une campagne de rappels en espérant qu’elle tombe au bon endroit : vous le vérifiez d’un coup d’œil, puis vous corrigez avant l’envoi plutôt qu’après.

Relance des factures impayées échues – Introduction

La relance des factures impayées est essentielle. En effet, elle prévient les tensions de trésorerie et les retards de paiement.

C’est pourquoi vous devez la systématiser.

Concrètement, DoliPlus automatise cette relance. Ainsi, vous agissez par courrier postal et par mail.

De plus, le protocole suit jusqu’à 4 étapes. Si le client refuse toujours de payer, alors d’autres démarches doivent suivre.

Par ailleurs, le module propose des modèles de lettre de relance par défaut.

Vous personnalisez ensuite ces modèles. Pour cela, vous utilisez notamment des variables de substitution.

Enfin, vous envoyez la lettre dès que le délai de paiement est dépassé.

Par exemple, vous accédez à la configuration depuis le paramétrage du module de comptabilité.

Quant au tableau de synthèse des factures relancées, vous le trouvez ainsi : Menu Vente -> Factures Clients -> Relance des impayées.

Voici une vue du tableau de relance dans votre ERP.

Principe de la relance des factures impayées dans votre ERP

DoliPlus relance les factures clients en retard de règlement. Pour cela, il suit une série de courriers prédéfinis.

Ainsi, le système gère jusqu’à 4 niveaux de relance maximum.

D’abord, vous disposez de deux modes de fonctionnement :

• Mode automatique : votre support DoliPlus paramètre une tâche de fond, sur demande, pour agir à fréquence déterminée (par exemple chaque jour ou chaque semaine).
• Mode manuel : vous lancez la relance via un bouton sur l’interface. Toutefois, seule la relance par courrier postal fonctionne dans ce mode.

Par ailleurs, un client peut cumuler plusieurs factures en relance. Dans ce cas, DoliPlus regroupe les factures par niveau. Ensuite, il adresse une relance pour chaque niveau de relance.

La console d’administration du module de relance des factures impayées

La console d’administration du module comptabilité permet de paramétrer différentes options. Pour cela, allez dans Configuration / onglet «Relance de factures impayées».

D’abord, une option générale définit l’adresse utilisée pour la relance. Ainsi, vous choisissez l’adresse mail ou postale de la fiche du Tiers, ou bien celle d’un contact défini par défaut.

Par conséquent, vous devez affecter des contacts par défaut sur chaque client. En effet, cela précise l’adresse postale ou l’adresse mail du contact à relancer. C’est d’autant plus utile si un client utilise un centre de facturation différent de la fiche du Tiers.

Concrètement, voici comment procéder.

D’abord, pour désigner un contact du Tiers A dont l’adresse correspond à l’adresse de facturation, sélectionnez le type «contact client Facturation ».

Ensuite, pour désigner un contact en charge du suivi des règlements, sélectionnez le type «Contact client en charge des règlements ».

Nota :

• Si un Tiers n’a qu’un contact du type «contact client Facturation », alors DoliPlus utilise cette adresse postale (et/ou mail).
• En revanche, si un tiers a ces deux types de contacts, alors le système retient l’adresse mail du contact «Contact client en charge des règlements ».
• Délai de tolérance initial : ce délai avant retard sur une facture se définit en console d’administration, pour tous les clients.
• Délai entre deux relances en jour(s) : par la suite, les relances s’enchaînent selon ce délai, lui aussi défini via la console d’administration.
• Nombre maximum de relances : vous pouvez réduire ce nombre.
• Enfin, la facture au format PDF est obligatoire dans le dossier GED de la facture du client. En effet, le module ne la régénère pas.

Par conséquent, vérifiez le statut des factures en «Règlement commencé», car DoliPlus les relance aussi.

Relance par email

D’abord, sachez que vous pouvez automatiser ce processus à 100 %.

De plus, DoliPlus peut adresser une copie au gestionnaire ou au co-gestionnaire du compte client.

Par ailleurs, le système joint systématiquement une copie de la facture au courrier.

Enfin, si aucun mail n’est trouvé, alors la relance par courrier s’applique par défaut.

Où DoliPlus va-t-il chercher l’adresse e-mail des relances ?

C’est la question la plus fréquente. Voici donc, précisément, où DoliPlus va chercher l’adresse e-mail du destinataire avant chaque envoi de relance.

D’abord, vous choisissez la stratégie dans la console d’administration du module comptabilité (onglet « Relance de factures impayées »). Ainsi, deux modes existent :

• Mode « contact de la facture » : DoliPlus part du contact de facturation rattaché à chaque facture, puis applique la cascade ci-dessous.
• Mode « contact par défaut » : DoliPlus part du contact de facturation défini par défaut sur la fiche du client, puis applique la même cascade.

Ensuite, dans les deux cas, DoliPlus suit un ordre de priorité strict. Autrement dit, il s’arrête dès qu’il trouve une adresse e-mail valide :

1. Le contact de facturation de la facture — c’est-à-dire le contact de type « contact client Facturation » rattaché directement à la facture relancée. Par exemple, une facture adressée à un service précis.
2. Le contact de facturation par défaut du client — le contact « contact client Facturation » (ou « Contact client en charge des règlements ») désigné par défaut sur la fiche du tiers. C’est notamment utile si le client possède un centre de facturation distinct.
3. L’adresse e-mail de la fiche du client — autrement dit l’e-mail saisi directement sur la fiche du tiers.
4. Le premier contact du client disposant d’un e-mail — en dernier recours, DoliPlus retient le premier contact actif du tiers qui possède une adresse renseignée.

Par ailleurs, lorsqu’un client possède à la fois un contact « facturation » et un contact « en charge des règlements », alors DoliPlus privilégie l’adresse de ce dernier.

Enfin, si aucune de ces sources ne fournit d’e-mail, alors la relance bascule automatiquement sur le courrier postal. De plus, vous pouvez adresser une copie de chaque relance au gestionnaire et au co-gestionnaire du compte client.

Voyez à qui part chaque relance, avant de l’envoyer

Cette cascade était jusqu’ici une règle qu’il fallait connaître. Désormais, elle s’affiche.

En effet, une colonne « Destinataire » figure dans le tableau des relances. Ainsi, vous lisez directement l’adresse que DoliPlus retiendra pour chaque facture, sans ouvrir une seule fiche client.

Concrètement, la colonne affiche l’un des trois résultats suivants :

• Une adresse e-mail : le rappel partira par messagerie, à cette adresse précise.
• « Courrier » : aucune adresse e-mail n’a été trouvée, le rappel partira donc par voie postale.
• « Aucun destinataire », en rouge : ni e-mail ni adresse postale exploitable. Par conséquent, cette facture sera écartée de l’envoi.

 

De plus, l’origine de l’adresse reste consultable : survolez la cellule, et DoliPlus vous indique d’où elle provient. Vous savez alors s’il s’agit du contact de la facture, du contact par défaut du client, de l’e-mail du tiers ou du premier contact trouvé.

C’est important, car la même adresse peut venir de plusieurs sources. Autrement dit, vous vérifiez non seulement où part la relance, mais aussi pourquoi.

Cette colonne suit votre paramétrage. En effet, si vous changez de stratégie en console d’administration, alors l’affichage change en conséquence : ce que vous lisez correspond toujours à ce qui partira réellement.

Enfin, la même colonne équipe le tableau des relances préventives. Ainsi, vous contrôlez vos rappels avant échéance avec exactement le même réflexe.

Mettre vos relances en route sans rien envoyer par erreur

La crainte est légitime : personne ne veut découvrir qu’un courrier maladroit est parti chez 200 clients. C’est pourquoi DoliPlus vous laisse tout essayer à blanc, puis basculer en production quand vous êtes sûr de vous.

1. Les réglages à poser avant le premier essai

D’abord, ouvrez la configuration du module comptabilité, onglet « Relance de factures impayées ». Ensuite, renseignez ces quatre points, car ils commandent tout le reste :

1. Le compte d’envoi — « Compte email utilisateur utilisé pour l’envoi de la relance ». En effet, sans lui, aucun message ne peut partir : c’est la boîte d’envoi de vos relances.
2. Le nombre maximum de relances — au-delà, DoliPlus cesse de relancer la facture. Par exemple, 3 niveaux suffisent souvent avant de passer la main au recouvrement.
3. Le délai entre deux relances, en jours. Ainsi, vous évitez d’écrire deux fois la même semaine au même client.
4. La stratégie d’adresse, décrite plus haut : contact de la facture, contact par défaut du client, ou envoi exclusivement par courrier.

Par ailleurs, deux réglages vous évitent des maladresses commerciales. D’une part, une catégorie de tiers exclus met vos comptes sensibles hors de portée des relances. D’autre part, vous excluez certains moyens de règlement, notamment le prélèvement, puisque l’argent arrive de toute façon.

2. Le mode test : voir ce qui partirait, sans que rien ne parte

Ensuite, cochez « Mode test pour mise au point des courriers ». Concrètement, ce mode change trois choses :

• aucun email ne quitte votre serveur : tout bascule en édition courrier, donc aucun client ne reçoit quoi que ce soit ;
• le lot est limité à dix factures, ce qui suffit largement à juger du résultat ;
• rien n’est enregistré : les niveaux de relance n’avancent pas, et les dates ne bougent pas.

Par conséquent, vous relancez l’essai autant de fois que nécessaire. Autrement dit, vous corrigez un mot, vous relancez, vous relisez — sans jamais abîmer vos données ni déranger un client.

Concrètement, lancez la relance depuis la liste des impayées. DoliPlus produit alors le PDF de tous les courriers, ainsi qu’un rapport détaillé qui explique, facture par facture, l’adresse retenue et la raison d’une éventuelle mise à l’écart.

3. Vérifier les destinataires, puis passer en production

Avant de décocher le mode test, revenez à la liste et parcourez la colonne « Destinataire ». En effet, c’est le moment de compléter les fiches clients affichées en rouge, car ces factures ne partiraient nulle part.

Ensuite, décochez le mode test. Dès lors, les relances partent réellement, par email quand une adresse existe, et par courrier sinon.

Enfin, un bouton lance le service automatique. À partir de là, DoliPlus traite vos impayés chaque jour, sans intervention de votre part. Vous gardez toutefois la main : le bouton de lancement manuel reste disponible tant que le service automatique est à l’arrêt.

Relance par courrier

Pour la relance papier, DoliPlus génère un PDF de fusion. Ainsi, il regroupe tous les courriers de relance et les factures associées, à la date du jour, sur l’interface.

Ensuite, vous procédez aux relances par courrier. Pour cela, il vous reste à réaliser une édition globale puis une mise sous pli.

Variables de substitution utilisées

DoliPlus utilise deux types de variables :

1. {relance} : cette variable contient le n° de la relance.
2. {facture} : cette variable contient un ensemble de lignes. Elles correspondent aux factures impayées, avec des informations de détail.

Voici par exemple une application concrète.

Sujet : Relance sur facture(s) Impayée(s) – {relance}

Objet : Relance règlement de facture(s)

Madame, Monsieur,

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-dessous un rappel des factures, qui restent à ce jour impayées en nos livres.

{facture}

Nous pensons qu’il s’agit d’un oubli. Aussi, nous vous prions de bien vouloir faire le nécessaire par retour.

Enfin, nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.

Cordialement.
Le Service Facturation

Exclusions de comptes tiers.

Vous souhaitez exclure des tiers d’une relance automatique ? Procédez ainsi.

D’abord, créez une catégorie. Ensuite, affectez ces tiers à cette catégorie. Enfin, désignez-la dans la console d’administration du module comptabilité.

Exclusions de modes de règlements

De même, vous pouvez exclure le mode de règlement par prélèvement. Pour cela, précisez simplement son exclusion.

Variables de substitutions utilisées dans le courrier

D’abord, un mode test reste disponible en configuration, afin de mettre au point les courriers. Concrètement, seul le mode courrier est activé, limité à un envoi, sans enregistrement d’état.

Ensuite, pour personnaliser les courriers prédéfinis et les sujets des mails, vous utilisez les variables de substitution suivantes :

{facture} = la liste des factures, avec montant TTC et date limite de règlement. Mettez-la systématiquement à la ligne, car ce champ peut regrouper plusieurs factures.

{relance} = le niveau de relance (1, 2…).

Par ailleurs, le symbole $ peut précéder les variables, par compatibilité avec d’autres principes de variables de DoliPlus.

Nota :

D’une part, le programme mémorise toutes les actions de relance. Ainsi, vous consultez l’historique à tout moment sur l’interface.

D’autre part, un rapport au format texte, daté du jour, reprend une synthèse des actions. Vous le consultez également quand vous le souhaitez.

 

Voici enfin un aperçu du résultat dans l’interface.

Exemple d’un courrier de relance de factures impayées

Voici par exemple un courrier de relance généré par DoliPlus.

 

Relance manuelle de factures clients impayées

Toutes les situations ne se traitent pas au kilomètre. Face à un client sensible, un litige en cours ou un montant important, vous choisissez vous-même les clients et les factures à relancer, et vous gardez la main sur chaque envoi.

Les deux méthodes cohabitent : l’automatisme couvre le tout-venant, la relance manuelle prend le relais sur les dossiers qui méritent votre jugement. La relance manuelle de factures impayées.

Relance préventive de factures

La meilleure relance est celle qu’on n’a pas à faire. La relance préventive envoie un rappel au client avant l’échéance : le paiement arrive à la date prévue, et la relation commerciale n’a subi aucune tension.

Elle s’automatise comme la relance après échéance — vous fixez le délai d’envoi avant la date due, et le message part tout seul. La relance préventive de factures.

Pour aller plus loin, consultez la définition de recouvrement de créances sur Wikipédia.

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