sur 9 mars 2023
Relance des factures impayées échues – Introduction
La relance des factures impayées est essentielle. En effet, elle prévient les tensions de trésorerie et les retards de paiement.
C’est pourquoi vous devez la systématiser.
Concrètement, DoliPlus automatise cette relance. Ainsi, vous agissez par courrier postal et par mail.
De plus, le protocole suit jusqu’à 4 étapes. Si le client refuse toujours de payer, alors d’autres démarches doivent suivre.
Par ailleurs, le module propose des modèles de lettre de relance par défaut.
Vous personnalisez ensuite ces modèles. Pour cela, vous utilisez notamment des variables de substitution.
Enfin, vous envoyez la lettre dès que le délai de paiement est dépassé.
Par exemple, vous accédez à la configuration depuis le paramétrage du module de comptabilité.
Quant au tableau de synthèse des factures relancées, vous le trouvez ainsi : Menu Vente -> Factures Clients -> Relance des impayées.
Voici une vue du tableau de relance dans votre ERP.
Principe de la relance des factures impayées dans votre ERP
DoliPlus relance les factures clients en retard de règlement. Pour cela, il suit une série de courriers prédéfinis.
Ainsi, le système gère jusqu’à 4 niveaux de relance maximum.
D’abord, vous disposez de deux modes de fonctionnement :
- Mode automatique : votre support DoliPlus paramètre une tâche de fond, sur demande, pour agir à fréquence déterminée (par exemple chaque jour ou chaque semaine).
- Mode manuel : vous lancez la relance via un bouton sur l’interface. Toutefois, seule la relance par courrier postal fonctionne dans ce mode.
Par ailleurs, un client peut cumuler plusieurs factures en relance. Dans ce cas, DoliPlus regroupe les factures par niveau. Ensuite, il adresse une relance pour chaque niveau de relance.
La console d’administration du module de relance des factures impayées
La console d’administration du module comptabilité permet de paramétrer différentes options. Pour cela, allez dans Configuration / onglet «Relance de factures impayées».
D’abord, une option générale définit l’adresse utilisée pour la relance. Ainsi, vous choisissez l’adresse mail ou postale de la fiche du Tiers, ou bien celle d’un contact défini par défaut.
Par conséquent, vous devez affecter des contacts par défaut sur chaque client. En effet, cela précise l’adresse postale ou l’adresse mail du contact à relancer. C’est d’autant plus utile si un client utilise un centre de facturation différent de la fiche du Tiers.
Concrètement, voici comment procéder.
D’abord, pour désigner un contact du Tiers A dont l’adresse correspond à l’adresse de facturation, sélectionnez le type «contact client Facturation ».
Ensuite, pour désigner un contact en charge du suivi des règlements, sélectionnez le type «Contact client en charge des règlements ».
Nota :
- Si un Tiers n’a qu’un contact du type «contact client Facturation », alors DoliPlus utilise cette adresse postale (et/ou mail).
- En revanche, si un tiers a ces deux types de contacts, alors le système retient l’adresse mail du contact «Contact client en charge des règlements ».
- Délai de tolérance initial : ce délai avant retard sur une facture se définit en console d’administration, pour tous les clients.
- Délai entre deux relances en jour(s) : par la suite, les relances s’enchaînent selon ce délai, lui aussi défini via la console d’administration.
- Nombre maximum de relances : vous pouvez réduire ce nombre.
- Enfin, la facture au format PDF est obligatoire dans le dossier GED de la facture du client. En effet, le module ne la régénère pas.
Par conséquent, vérifiez le statut des factures en «Règlement commencé», car DoliPlus les relance aussi.
Relance par email
D’abord, sachez que vous pouvez automatiser ce processus à 100 %.
De plus, DoliPlus peut adresser une copie au gestionnaire ou au co-gestionnaire du compte client.
Par ailleurs, le système joint systématiquement une copie de la facture au courrier.
Enfin, si aucun mail n’est trouvé, alors la relance par courrier s’applique par défaut.
Où DoliPlus va-t-il chercher l’adresse e-mail des relances ?
C’est la question la plus fréquente. Voici donc, précisément, où DoliPlus va chercher l’adresse e-mail du destinataire avant chaque envoi de relance.
D’abord, vous choisissez la stratégie dans la console d’administration du module comptabilité (onglet « Relance de factures impayées »). Ainsi, deux modes existent :
- Mode « contact de la facture » : DoliPlus part du contact de facturation rattaché à chaque facture, puis applique la cascade ci-dessous.
- Mode « contact par défaut » : DoliPlus part du contact de facturation défini par défaut sur la fiche du client, puis applique la même cascade.
Ensuite, dans les deux cas, DoliPlus suit un ordre de priorité strict. Autrement dit, il s’arrête dès qu’il trouve une adresse e-mail valide :
- Le contact de facturation de la facture — c’est-à-dire le contact de type « contact client Facturation » rattaché directement à la facture relancée. Par exemple, une facture adressée à un service précis.
- Le contact de facturation par défaut du client — le contact « contact client Facturation » (ou « Contact client en charge des règlements ») désigné par défaut sur la fiche du tiers. C’est notamment utile si le client possède un centre de facturation distinct.
- L’adresse e-mail de la fiche du client — autrement dit l’e-mail saisi directement sur la fiche du tiers.
- Le premier contact du client disposant d’un e-mail — en dernier recours, DoliPlus retient le premier contact actif du tiers qui possède une adresse renseignée.
Par ailleurs, lorsqu’un client possède à la fois un contact « facturation » et un contact « en charge des règlements », alors DoliPlus privilégie l’adresse de ce dernier.
Enfin, si aucune de ces sources ne fournit d’e-mail, alors la relance bascule automatiquement sur le courrier postal. De plus, vous pouvez adresser une copie de chaque relance au gestionnaire et au co-gestionnaire du compte client.
Relance par courrier
Pour la relance papier, DoliPlus génère un PDF de fusion. Ainsi, il regroupe tous les courriers de relance et les factures associées, à la date du jour, sur l’interface.
Ensuite, vous procédez aux relances par courrier. Pour cela, il vous reste à réaliser une édition globale puis une mise sous pli.
Variables de substitution utilisées
DoliPlus utilise deux types de variables :
- {relance} : cette variable contient le n° de la relance.
- {facture} : cette variable contient un ensemble de lignes. Elles correspondent aux factures impayées, avec des informations de détail.
Voici par exemple une application concrète.
Sujet : Relance sur facture(s) Impayée(s) – {relance}
Objet : Relance règlement de facture(s)
Madame, Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-dessous un rappel des factures, qui restent à ce jour impayées en nos livres.
{facture}
Nous pensons qu’il s’agit d’un oubli. Aussi, nous vous prions de bien vouloir faire le nécessaire par retour.
Enfin, nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.
Cordialement.
Le Service Facturation
Exclusions de comptes tiers.
Vous souhaitez exclure des tiers d’une relance automatique ? Procédez ainsi.
D’abord, créez une catégorie. Ensuite, affectez ces tiers à cette catégorie. Enfin, désignez-la dans la console d’administration du module comptabilité.
Exclusions de modes de règlements
De même, vous pouvez exclure le mode de règlement par prélèvement. Pour cela, précisez simplement son exclusion.
Variables de substitutions utilisées dans le courrier
D’abord, un mode test reste disponible en configuration, afin de mettre au point les courriers. Concrètement, seul le mode courrier est activé, limité à un envoi, sans enregistrement d’état.
Ensuite, pour personnaliser les courriers prédéfinis et les sujets des mails, vous utilisez les variables de substitution suivantes :
{facture} = la liste des factures, avec montant TTC et date limite de règlement. Mettez-la systématiquement à la ligne, car ce champ peut regrouper plusieurs factures.
{relance} = le niveau de relance (1, 2…).
Par ailleurs, le symbole $ peut précéder les variables, par compatibilité avec d’autres principes de variables de DoliPlus.
Nota :
D’une part, le programme mémorise toutes les actions de relance. Ainsi, vous consultez l’historique à tout moment sur l’interface.
D’autre part, un rapport au format texte, daté du jour, reprend une synthèse des actions. Vous le consultez également quand vous le souhaitez.
Voici enfin un aperçu du résultat dans l’interface.
Exemple d’un courrier de relance de factures impayées
Voici par exemple un courrier de relance généré par DoliPlus.
Relance manuelle de factures Dolibarr clients impayées
Pour aller plus loin, reportez-vous au chapitre Relance de factures Dolibarr de clients impayées.
Relance préventive de factures
Enfin, reportez-vous au chapitre Relance préventive de factures.
Pour aller plus loin, consultez la définition de recouvrement de créances sur Wikipédia.
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