sur 8 mars 2023
La relance préventive de factures envoie automatiquement un rappel à votre client avant l’échéance. Ainsi, vous maximisez les paiements à la date prévue, tout en préservant la relation commerciale.
L’objectif de la relance préventive de factures
La relance préventive de factures vise à obtenir le paiement à la date d’échéance. Pour cela, elle automatise l’envoi d’un rappel avant que le délai ne soit dépassé. Concrètement, l’envoi s’effectue entre 15 et 5 jours avant l’échéance.
Le rappel passe par courrier ou par e-mail. D’ailleurs, l’e-mail offre le meilleur taux de réponse. De plus, un journal des envois constitue l’historique.
Cette méthode apporte deux avantages supplémentaires :
- elle préserve la relation avec l’acheteur, qui n’est pas en retard de paiement ;
- elle favorise l’identification anticipée d’un litige qui bloquerait le règlement.
Configurer la relance préventive de factures
La configuration se fait dans la console du module Comptabilité (Configuration → onglet « Relance avant échéance »). D’abord, une option générale définit l’adresse utilisée : celle de la fiche du tiers, ou celle d’un contact dédié.
En effet, l’affectation de contacts par défaut précise l’adresse à relancer, surtout si votre client utilise un centre de facturation distinct. Deux types de contacts entrent en jeu :
- « contact client Facturation » : son adresse sert pour la facturation ;
- « Contact client en charge des règlements » : son e-mail est prioritaire pour la relance.
Vous réglez ensuite le délai de tolérance, le délai entre deux relances et le nombre maximum de relances. Notez enfin que la facture au format PDF doit être présente dans la GED : le module ne la régénère pas.
Où DoliPlus prend-il l’adresse e-mail du rappel ?
Beaucoup d’utilisateurs se demandent où la relance préventive de factures va chercher l’adresse e-mail du destinataire. Voici donc la réponse précise.
D’abord, vous choisissez la source dans la console du module Comptabilité (onglet « Relance avant échéance »). Ensuite, DoliPlus suit un ordre de priorité strict et s’arrête à la première adresse trouvée :
- le contact de facturation rattaché à la facture concernée par le rappel ;
- à défaut, le contact de facturation défini par défaut sur la fiche du client ;
- à défaut, l’adresse e-mail de la fiche du client (le tiers) ;
- en dernier recours, le premier contact actif du client disposant d’un e-mail.
Par ailleurs, si le client possède à la fois un contact « facturation » et un contact « en charge des règlements », alors DoliPlus retient l’adresse de ce dernier. De plus, vous pouvez envoyer une copie du rappel au gestionnaire du compte.
Enfin, si aucune adresse n’est disponible, alors le rappel part par courrier postal. Par conséquent, pour des rappels par e-mail fiables, renseignez un contact de facturation par défaut sur chaque client.
Personnaliser le message de relance
Le message s’appuie sur des variables de substitution. La variable {relance} contient le numéro de la relance. La variable {facture} contient, elle, le détail des factures concernées.
Voici un exemple de message :
Objet : Vos factures arrivent à échéance
Madame, Monsieur,
Vous trouverez ci-dessous un rappel des factures qui arrivent bientôt à échéance.
{facture}
Nous vous remercions par avance de votre règlement.
Cordialement, le service Facturation.
Pourquoi relancer avant l’échéance ?
Attendre le retard pour relancer dégrade la trésorerie et la relation client. La relance préventive de factures agit au bon moment, avant l’échéance.
Vous y gagnez sur trois plans :
- des paiements à l’heure : le rappel arrive avant la date limite ;
- une relation préservée : le client n’est jamais pointé en retard ;
- des litiges anticipés : un blocage se détecte tôt.
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