Il follow-up preventivo delle invoice invia automaticamente un promemoria al Suo cliente prima della scadenza. In questo modo, massimizza i pagamenti alla data prevista, preservando al contempo il rapporto commerciale.

L’obiettivo del follow-up preventivo delle invoice

Il follow-up preventivo delle invoice mira a ottenere il pagamento alla data di scadenza. Per farlo, automatizza l’invio di un promemoria prima che il termine venga superato. Nella pratica, l’invio avviene tra i 15 e i 5 giorni prima della scadenza.

Il promemoria viene inviato per posta o e-mail. Tra l’altro, l’e-mail offre il tasso di risposta più elevato. Inoltre, un registro degli invii costituisce lo storico.

Questo metodo offre due ulteriori vantaggi:

  • preserva il rapporto con l’acquirente, che non è in ritardo con il pagamento;
  • favorisce l’identificazione anticipata di una controversia che bloccherebbe il pagamento.

Configurare il follow-up preventivo delle invoice

La configurazione avviene nella console del modulo Contabilità (Configurazione → scheda «Follow-up prima della scadenza»). Innanzitutto, un’opzione generale definisce l’indirizzo utilizzato: quello della scheda del cliente/fornitore o quello di un contatto dedicato.

Infatti, l’assegnazione di contatti predefiniti specifica l’indirizzo da contattare, soprattutto se il Suo cliente utilizza un centro di fatturazione separato. Due tipi di contatti entrano in gioco:

  • «contatto cliente Fatturazione»: il suo indirizzo viene utilizzato per la fatturazione;
  • «Contatto cliente responsabile dei pagamenti»: la sua e-mail ha la priorità per il follow-up.

Si imposta quindi il periodo di tolleranza, l’intervallo tra due follow-up e il numero massimo di follow-up. Si noti infine che l’invoice in formato PDF deve essere presente nella document library: il modulo non la rigenera.

configurazione del follow-up preventivo delle invoice in DoliPlus

Dove DoliPlus recupera l’indirizzo e-mail per il promemoria?

Molti utenti si chiedono dove il follow-up preventivo delle invoice recuperi l’indirizzo e-mail del destinatario. Ecco quindi la risposta precisa.

Innanzitutto, si sceglie la fonte nella console del modulo Contabilità (scheda «Follow-up prima della scadenza»). Successivamente, DoliPlus segue un ordine di priorità rigoroso e si ferma al primo indirizzo trovato:

  1. il contatto di fatturazione collegato all’invoice interessata dal promemoria;
  2. in mancanza, il contatto di fatturazione predefinito nella scheda del cliente;
  3. in mancanza, l’indirizzo e-mail della scheda del cliente (il cliente/fornitore);
  4. come ultima risorsa, il primo contatto attivo del cliente con un’e-mail.

Inoltre, se il cliente dispone sia di un contatto «fatturazione» che di un contatto «responsabile dei pagamenti», DoliPlus utilizza l’indirizzo di quest’ultimo. È inoltre possibile inviare una copia del promemoria al gestore del conto.

Infine, se nessun indirizzo è disponibile, il promemoria viene inviato per posta. Pertanto, per promemoria e-mail affidabili, inserire un contatto di fatturazione predefinito per ogni cliente.

Personalizzare il messaggio di follow-up

Il messaggio si basa su variabili di sostituzione. La variabile {relance} contiene il numero del follow-up. La variabile {facture} contiene, invece, il dettaglio delle invoice interessate.

Ecco un esempio di messaggio:

Oggetto: Le Sue invoice stanno per scadere

Gentile Cliente,

Di seguito trova un promemoria delle invoice che stanno per scadere.

{facture}

La ringraziamo anticipatamente per il Suo pagamento.

Cordiali saluti, il servizio Fatturazione.

Perché effettuare il follow-up prima della scadenza?

Attendere il ritardo per effettuare un sollecito peggiora la liquidità e il rapporto con il cliente. Il sollecito preventivo delle fatture agisce al momento giusto, prima della scadenza.

Lei ne trae vantaggio su tre fronti:

  • pagamenti puntuali: il promemoria arriva prima della data limite;
  • relazione preservata: il cliente non viene mai segnalato in ritardo;
  • contenziosi anticipati: un blocco viene rilevato in tempo.

Scopra di più sul sollecito delle fatture insolute

Per approfondire

 

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