sur 9 octobre 2019
La facturation récurrente Dolibarr automatise l’édition des factures clients.
De plus, elle assure l’envoi par mail ou courrier, selon une périodicité.
En effet, la facture s’appuie sur un modèle de facture, aussi appelé facture prédéfinie.
Celui-ci s’accompagne, par ailleurs, d’un échéancier défini et d’options paramétrables.
Pour les règlements en prélèvements SEPA, les factures rejoignent la gestion des prélèvements.
Grâce à elle, vous éditez un fichier au format standard européen.
Ce fichier reste téléchargeable auprès de toutes les banques européennes.
Ainsi, vous exécutez tous les ordres de prélèvement en une seule opération.
Enfin, vous classez payé l’ensemble des factures concernées dès le constat du règlement en banque.
Comment construire une facturation récurrente Dolibarr ?
D’abord, voici l’écran de départ ci-dessous.
Ensuite, activez l’option PG57 : Gestion des factures récurrentes dans Paramètres PDF/Interface.
Pour cela, ouvrez l’onglet « Espace de configuration – Paramètres Généraux ».
Par ailleurs, plusieurs possibilités sont disponibles, à partir :
- Du contrat de service
- D’une commande client
- D’une facture client en mode Provisoire
Dans tous ces cas, un bouton crée la facture prédéfinie.
De plus, il établit le lien avec son élément source (tableau disponible en bas de page).
Ensuite, ce lien vous mène directement sur la facture prédéfinie.
Vous pouvez alors la compléter ou la modifier si nécessaire.
Note : le tag Abo sur la Réf. interne personnalise cette référence en automatique.
Concrètement, vous obtenez Abo + Mois Année de la facture.
Comment définir la récurrence de la facture
D’abord, ouvrez la facture prédéfinie.
Ensuite, rendez-vous dans l’onglet « Factures récurrentes », comme ci-dessous.
Puis activez la fréquence voulue, comme sur l’écran suivant.
Définir les paramètres
D’abord, indiquez la date pour la prochaine génération de facture. En effet, elle marque le début de la prochaine échéance, en configuration initiale ou en mise à jour.
Ensuite, fixez le nombre maximum de génération : 2 pour un renouvellement par tacite reconduction, ou XX pour un nombre déterminé d’échéances.
Par ailleurs, choisissez le statut des factures générées : Brouillon (Prov) ou Chrono définitif.
De plus, précisez le renouvellement par tacite reconduction : Oui ou Non.
Le paiement échéance se règle, quant à lui, selon le terme.
Enfin, activez la date sur Service automatique. Ainsi, la date du service apparaît.
Note : une échéance d’avance reste nécessaire pour calculer la date de fin de période (début de la suivante – 1 jour).
Pour le mandat SEPA, le mode de règlements en prélèvements doit être activé.
Générer l’échéancier
Voici l’écran de génération ci-dessous.
- D’abord, cet outil reste à usage interne, à des fins de gestion. Il n’est donc pas destiné aux clients,
- De plus, un export Excel peut être lancé si nécessaire,
- Par ailleurs, la création de facture en masse est décrite ci-dessous, dans « Interface de gestion des échéances mensuelles »,
- Ensuite, une échéance peut être désactivée (report à la demande d’un client),
- De même, une échéance peut être supprimée,
- Enfin, des échéances peuvent être ajoutées en modifiant la date de 1ère échéance, puis par une nouvelle génération,
Le tableau ci-dessous illustre ces options.
- Par ailleurs, la colonne « Prov » tague une génération de facture à réaliser exceptionnellement en provisoire, afin d’être amendée sur l’échéance concernée.
- De plus, la colonne « Alerte » tague l’échéance avec un commentaire. Ainsi, vous pensez à réaliser une action (par exemple une situation réelle si l’échéancier traduit une estimation),
L’écran suivant montre le résultat.
- Enfin, une fois la facture générée, celle-ci est reportée avec un lien dans la ligne de l’échéance.
Onglet « Contact Facture »
Voici l’onglet dédié ci-dessous.
Par ailleurs, deux méthodes sont possibles :
- D’abord, définir localement le contact de facturation
- Ensuite, définir au niveau du tiers le contact de facture prédéfinie (cf chapitre : contact défini par défaut)
Interface de gestion de facturation récurrente Dolibarr
D’abord, pour accéder au tableau, suivez l’écran ci-dessous.
Ensuite, ce tableau de gestion conduit les opérations mois par mois.
- D’abord, l’édition des factures en masse,
- Ensuite, l’envoi par mail ou par courrier, via un fichier PDF regroupant toutes les factures à imprimer,
Par ailleurs, un auto-rafraîchissement du tableau suit le déroulement des opérations lancées.
C’est pourquoi vous conservez l’écran ouvert jusqu’à la fin des opérations.
De plus, les factures Prov doivent être validées pour l’édition.
Concrètement, c’est le compte email de l’utilisateur qui sert à l’envoi.
Enfin, l’onglet GED stocke le PDF fusionné, comme ci-dessous.
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