Rechnungen an Behörden werden mit DoliPlus zur Routine: Sie bestätigen Ihre Rechnung, sie wird versendet und Sie verfolgen ihren Status – ohne eine andere Website zu öffnen. Hier die Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden:

• Sie müssen nicht mehr das Chorus Pro-Portal öffnen, um Ihre Rechnungen hochzuladen;
• die SIREN-Nummer Ihres Kunden genügt – die Suche nach dem SIRET entfällt;
• der Status wird direkt in der Rechnung angezeigt: Übernahme, Zahlungsanweisung, Ablehnung mit Begründung;
• das PDF wird automatisch mitgesendet, wie es der öffentliche Sektor verlangt;
• Sie wissen im Voraus, welche Angaben Sie von Ihrem öffentlichen Kunden benötigen.

Kurz gesagt: Die Vorschriften bleiben, aber sie sind nicht mehr Ihre tägliche Arbeit.

Rechnungen an Behörden: Was sich konkret ändert

Bisher bedeutete eine Rechnung an eine Behörde, ein Krankenhaus oder ein Ministerium doppelten Aufwand: Sie erstellten sie in Ihrer Software und gaben sie dann manuell in ein öffentliches Portal ein. Anschließend mussten Sie regelmäßig nachsehen, ob sie bearbeitet wurde.

Jetzt bestätigen Sie Ihre Rechnung wie bei jedem anderen Kunden. DoliPlus erkennt an der offiziellen Nummer, dass es sich um einen öffentlichen Empfänger handelt, und wählt automatisch den richtigen Versandweg. Sie müssen keine zusätzlichen Optionen auswählen oder besondere Schritte einleiten.

Vor allem bleibt die Nachverfolgung bei Ihnen. Jeder Status wird direkt auf der Rechnung angezeigt: versendet, übernommen, genehmigt, zur Zahlung freigegeben, bezahlt – oder abgelehnt mit Begründung.

Kann man wirklich auf Chorus Pro verzichten?

Das ist die häufigste Frage – und sie verdient eine klare Antwort. Chorus Pro bleibt der gesetzlich vorgeschriebene Eingangskanal für Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Kein Anbieter umgeht ihn, und Sie sollten misstrauisch sein, wenn Ihnen das Gegenteil versprochen wird.

Der entscheidende Vorteil ist jedoch: Sie müssen sich nicht mehr selbst darum kümmern. Die zertifizierte Plattform, die Ihre Rechnungen übermittelt, kommuniziert automatisch mit Chorus Pro. Sie sparen sich das Portal, die Doppeleingabe und die manuelle Nachverfolgung – nicht aber die gesetzlichen Vorgaben.

Zusammenfassend: Rechnungen an Behörden lassen sich komplett in DoliPlus abwickeln – vom ersten Klick bis zur Zahlung.

Benötigen Sie die SIRET-Nummer Ihres Kunden oder reicht die SIREN?

Die SIREN-Nummer genügt. Der europäische Standard für elektronische Rechnungen identifiziert Ihren Kunden gleichermaßen über die SIREN (9 Ziffern) oder die SIRET (14 Ziffern). DoliPlus verwendet automatisch die von Ihnen eingegebene Nummer.

Das ist praktisch: Aufträge Ihrer Kunden enthalten meist die SIREN, selten die SIRET. Sie können also direkt die vorliegende Nummer nutzen. Fehlt die USt-IdNr. in der Kundenakte, berechnet DoliPlus sie aus der SIREN.

Zudem akzeptiert die integrierte Suche jetzt direkt aus einem Auftrag kopierte Nummern und zeigt die Hauptverwaltung zuerst an – besonders hilfreich bei Behörden mit hunderten Standorten. Zum Kapitel

Welche Angaben benötigen Sie von Ihrem öffentlichen Kunden?

Manche öffentlichen Einrichtungen verlangen einen Service-Code und/oder eine Engagement-Nummer. Diese Angaben stehen auf ihrer Bestellung; sie stammen also von Ihrem Kunden, nie von Ihrer Software.

Auf Ihrer Rechnung haben diese beiden Angaben einen eigenen Platz: den Abschnitt „Elektronische Rechnung — öffentlicher Sektor“ mit einem Feld „Service-Code (Chorus Pro)“ und einem Feld „Engagement-Nummer (öffentlicher Auftrag)“. Sie erfassen sie beim Erstellen der Rechnung wie jede andere Information.

Zudem erspart Ihnen DoliPlus die doppelte Eingabe, wann immer es möglich ist. Ist kein Service-Code erfasst, übernimmt es die Kundenreferenz der Rechnung. Fehlt die Engagement-Nummer, übernimmt es die der verknüpften Bestellung – vorausgesetzt, es gibt nur eine, denn bei mehreren wäre die richtige Wahl nicht eindeutig. Ohne diese Angaben wird die Rechnung abgelehnt – und das gilt unabhängig vom verwendeten Tool. Fordern Sie sie daher am besten schon bei der Bestellung an.

Umfasst Ihre Installation außerdem mehrere Gesellschaften, verfügt jede davon auf ihren eigenen Rechnungen über diese beiden Felder. So erfasst die Gesellschaft, die mit dem öffentlichen Sektor arbeitet, ihren Service-Code und ihre Engagement-Nummer bei sich, mit ihren eigenen Einstellungen, ohne auf die anderen angewiesen zu sein. Mit anderen Worten: Sie können eine Behörde aus jeder Ihrer Gesellschaften heraus zu denselben Bedingungen fakturieren.

Was müssen Sie vorbereiten?

Ein einziger Punkt betrifft Sie direkt: Ihre eigene SIRET-Nummer, mit 14 Ziffern. Daran erkennt der öffentliche Sektor den Absender einer Rechnung. Wir richten dies gemeinsam mit Ihnen bei der Inbetriebnahme ein – einmalig.

Achten Sie auf den Unterschied, denn er beruhigt: Diese Anforderung gilt für Sie, den Absender. Um eine Behörde zu fakturieren, kann die Nummer Ihres Kunden sich auf seine SIREN beschränken.

Schließlich wird das PDF Ihrer Rechnung automatisch mitgesendet, da der öffentliche Sektor dies verlangt. Sie müssen also keine Anhangsdatei manuell hinzufügen.

Weiterführende Informationen

• Den Status jeder ausgestellten Rechnung verfolgen: Kapitel anzeigen
• Ihre Kunden oder Lieferanten mit ihrer SIREN- oder SIRET-Nummer klassifizieren: Kapitel anzeigen
• Ihre Geschäfte mit dem Ausland melden: Mehr erfahren
• Ihre Lieferantenrechnungen im elektronischen Format erhalten: Mehr erfahren