Kunden und Kontakte sind das Herzstück des DoliPlus-CRM. Der Kunde repräsentiert ein Unternehmen (Kunde, Lead, Lieferant), und der Kontakt eine Person oder Adresse, die damit verknüpft ist. So organisieren Sie Ihre gesamten Geschäftsbeziehungen um diese.

Kunden und Kontakte: Worum geht es?

Das Modul Kunden verwaltet Ihre Kunden, Leads und Lieferanten, die als “Kunden” bezeichnet werden. Viele andere Module bauen darauf auf: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Angebote.

Ein Kunde ist also eine Einheit: Kunde, Lead, Lieferant oder Partner. Der Kontakt stellt eine Person oder Adresse innerhalb des Kunden dar, zum Beispiel eine Rechnungs- oder Lieferadresse. Darüber hinaus hat ein Kunde nur zwei Status: aktiv oder geschlossen.

Einen Kunden erstellen

Die Erstellung beginnt mit einer einfachen Auswahl. Durch die Auswahl von “Neuer Lead”, “Neuer Kunde” oder “Neuer Lieferant” werden die entsprechenden Felder vorbefüllt. Zudem kann DoliPlus automatisch die Kundennummer oder Lieferantennummer generieren, für eine eindeutige Referenz.

Sobald das Unternehmen erstellt ist, fügen Sie ihm Dokumente in seinem GED-Register hinzu. Beachten Sie abschließend eine Löschregel: Nur ein Kunde ohne zugeordnete Objekte (Rechnung, Vertrag, Bestellung) kann gelöscht werden. Andernfalls ist es besser, ihn auf den Status “geschlossen” zu setzen.

Die anfängliche Auswahl — “Neuer Lead”, “Neuer Kunde” oder “Neuer
Lieferant” — befüllt die beiden wichtigsten Felder: Lead/Kunde und
Lieferant. Ein Lead wird also als Lead mit Lieferant “nein” erstellt, ein Kunde als
Lead/Kunde, und so weiter. Sie bleiben frei, diese später zu korrigieren.

Einen zugeordneten Kontakt erstellen

Kontakte ergänzen den Kunden. Sie erstellen so viele, wie Sie benötigen: Rechnungsansprechpartner, Finanzverantwortlicher, Lieferadresse. Zwei Wege stehen zur Verfügung:

  • über Kunden → Kontakte → Neuer Kontakt: Der Kontakt kann unabhängig von einem Kunden bleiben;
  • über das Kunden- oder Lieferantenregister eines Kunden, Button “Kontakt erstellen”: Der Kontakt ist dann mit dem Kunden verknüpft.

Diese Kontakte dienen anschließend als Empfänger für Ihre E-Mails, Ihre Angebote oder Ihre Rechnungen. Mehr über den Import von Kontakten erfahren

Dokumentenmanagement (GED) des Kunden

Alle Dokumente, die im Ordner “Kunden” abgelegt werden, sind ausschließlich diesem Kunden zugeordnet.

Legen Sie das Logo des Kunden im Foto-Ordner ab.

Siehe auch GED (Dokumentenmanagement) Dolibarr

Ein Dokument aus einem Kunden erstellen

Sie können auch ein Dokument aus dem Kunden-Record heraus erstellen, basierend auf einem anpassbaren Vorlage (.odt oder .doc). Die Vorlagen werden in Tools → Dokumente & Matrizen → Dokumentenvorlagen → Kunden abgelegt.

Erstellung eines Dokuments aus einem Kunden in DoliPlus
Der Kunden-Record enthält auch das Feld Standardsprache. Geben Sie dies an, und alle für diesen Kunden erstellten Dokumente werden nun in seiner Sprache ausgegeben — einschließlich der Artikelbezeichnungen und -beschreibungen, sofern Ihr Katalog übersetzt ist. Produktkatalog übersetzen

Die Vorlagen werden im Ordner Tools → Dokumente & Matrizen →
Dokumentenvorlagen → Kunden abgelegt.

Rechte und Konfiguration

Schließlich lässt sich die Rechteverwaltung zunächst gruppenweise anpassen und bei Bedarf pro Benutzer. Dank der in der Benutzerverwaltung definierten Hierarchie kann ein Manager zudem auf die Kunden und Unterlagen seines Teams zugreifen.

Rechteverwaltung für Kunden und Kontakte in DoliPlus

Abschließend regelt die Modulkonfiguration die Kundencodes und das Format der Buchhaltungscodes.

Warum ist eine gute Kunden- und Kontaktverwaltung wichtig?

Ein ungeordneter Kundenstamm bremst das gesamte Unternehmen aus. Gut gepflegte Kunden und Kontakte werden hingegen zu einer verlässlichen Referenz, die für alle zugänglich ist.

Sie profitieren in drei Bereichen:

  • eine zentrale Datenbasis: Kunden, Interessenten und Lieferanten an einem Ort;
  • zielgerichtete Kommunikation: der richtige Ansprechpartner erhält das passende Dokument;
  • eine Grundlage für das ERP: Rechnungen, Aufträge und Verträge bauen darauf auf.

Mehr zum Kontaktimport erfahren

Weiterführende Informationen

 

Print Friendly, PDF & Email