Die Online-Dokumentenverwaltung von DoliPlus organisiert Ihre Quotes, Invoices, Verträge, Baustellenfotos und Korrespondenz am selben Ort wie Ihre Kunden – und wurde noch komfortabler:

• Favorisierte Ordner oben in der Spalte: Ihre drei wichtigsten Ordner sind sofort verfügbar, ohne die Struktur durchsuchen zu müssen.
• Ein Panel rechts zeigt Ihnen an, sobald eine Datei ausgewählt ist, was sie ist und was Sie damit tun können.
• Vollbildvorschau: Lesen Sie ein PDF, ein Bild oder einen Text, ohne es herunterzuladen oder die Seite zu verlassen.
• Aktionen passend zur Datei – Text bearbeiten, Office-Dokument editieren, Foto zuschneiden.
• Touch-Bedienung auf Smartphone und Tablet, in Miniaturansicht.

Mit anderen Worten: Ihre Dokumente sind keine verstreuten Anhänge mehr. Sie werden zu einer Unternehmensbibliothek, sortiert nach Kunden und Ordnern, die jeder nach seinen Berechtigungen einsehen kann.

Dokumente finden, ohne zu suchen

Die linke Spalte zeigt Ihre Favoriten, dann Ihre Speicherorte (geteilte Dokumente, Scans, persönlicher Bereich) und schließlich Ihre verknüpften Konten. Ein Ordner, den Sie täglich öffnen, wird einmal angeheftet und ist dann mit einem Klick erreichbar.

Das Suchfeld sucht dort, wo Sie es anweisen: im aktuellen Ordner, im gesamten Speicherort oder überall gleichzeitig. Das ist die schnellste Methode, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, aber nicht mehr, wo es abgelegt ist.

Dokumente lesen, ohne sie zu öffnen oder herunterzuladen

Wählen Sie eine Datei aus: Das rechte Panel zeigt ihren Typ, ihre Größe, das Datum und Ihre Berechtigungen. Die Schaltfläche Vorschau zeigt sie dann in voller Größe in der Seite an – eine PDF-Invoice wird vollständig angezeigt, ein Foto in voller Größe, eine Textdatei zeigt ihren Inhalt. Sie schließen, gehen zum nächsten.

Dieses Detail verändert den Alltag von Personen, die Dokumente in Serie prüfen: Kein Herunterladen von zehn Dateien mehr, um die richtige zu finden.

Aktionen, die von der Datei abhängen, nicht vom Menü

Die angebotenen Schaltflächen ändern sich je nach Auswahl. Bei einer Textdatei bietet DoliPlus an, sie direkt zu bearbeiten. Bei einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument schlägt es vor, es in der Online-Office-Suite zu öffnen. Bei einem Foto können Sie es größenanpassen. Sie müssen nicht nach dem richtigen Befehl im Menü suchen: Er ist bereits da oder hat keinen Sinn.

Der Rechtsklick behält die klassischen Funktionen: Umbenennen, Kopieren, Verschieben, Archivieren, Berechtigungen verwalten.

Vom Smartphone auf der Baustelle

Auf mobilen Geräten wird die Ordnerstruktur als Ausklappmenü dargestellt und Dokumente als Vorschaubilder angezeigt: Ein Baustellenfoto erkennt man auf einen Blick, während eine Dateinamenliste keine Aussagekraft hat. Auswahlkästchen ermöglichen die Fingerauswahl mehrerer Dokumente.

Sie bevorzugen die App? Die Dokumente eines Kunden, eines Angebots oder eines Einsatzes sind auch über DoliPlusMobi zugänglich. Mehr zum Dateiaustausch vom Smartphone.

Weiterführende Informationen

• Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt in DoliPlus bearbeiten
• Die Online-Office-Suite für Unternehmen

Warum eine Dokumentenverwaltung (GED)

Ablagemethode der internen GED Ihres ERP Dolibarr

Die logische Multipoint-Struktur der Dokumentenbibliothek (Dokumentenmanagement)

Beispiel:

• Die Berechnungsnotiz des Angebots befindet sich in der Dokumentenbibliothek des Angebots
• Die kommerzielle Dokumentation befindet sich im Menü der allgemeinen Dokumentenbibliothek
• Die Rechnung des Lieferanten befindet sich im Ordner der Dokumentenbibliothek der Lieferantenrechnung,
• Die Kontoeröffnungsdokumente Ihres Kunden befinden sich in der Dokumentenbibliothek Ihres Kunden,
• Die Fotos oder Dokumentation Ihrer Produkte und Dienstleistungen befinden sich in der Dokumentenbibliothek des Produkts/Dienstleistung

Scanner-Verbindung

Ihr Scanner ist so konfiguriert, dass er auf den “scan”-Ordner Ihres DoliPlus-Servers zeigt? Dann können Sie Ihre gescannten Dokumente einfach in Ihren Ordnern der Dokumentenbibliothek (Dokumentenmanagement) ablegen. Dies ist eine Standardfunktion in DoliPlus. Fordern Sie beim Support Ihre kostenlosen Zugangscodes an.

Kapitel anzeigen

E-Mail-Verbindung

Senden Sie eine E-Mail mit einem Dokument aus Ihrer Dokumentenbibliothek als Anhang – so einfach war es noch nie mit der internen E-Mail-Funktion von DoliPlus. Sie haben Zugriff auf Ihre Dokumentenbibliothek, um die zu versendenden Dokumente auszuwählen.

Ihr WebMail ist auch mit Ihrer Dokumentenbibliothek (GED) verknüpft. Sie können automatisch Anhänge aus einer E-Mail extrahieren und in einen logischen Ordner Ihrer Dokumentenbibliothek integrieren.

Mit Ihrem WebMail können Sie auch Dokumente auswählen, die in Ihrer Dokumentenbibliothek klassifiziert sind, um sie zu versenden.

Private GED-Verbindung zu MonCloud

Wenn Sie über einen MonCloud-Speicherplatz von DoliPlus verfügen, ist dieser mit Ihrer Dokumentenbibliothek (GED) von Dolibarr verbunden. Ihr MonCloud-Speicherplatz kommuniziert auch mit dem Unternehmensdateiserver (NAS) und mit OneDrive.

Berechtigungsverwaltung

Die Verwaltung der Berechtigungen für die Ordner der allgemeinen Dokumentenbibliothek sowie der Dokumentenbibliothek für Kunden und Lieferanten ermöglicht die Definition von Zugriffsrechten.

Berechtigungsverwaltung – Unterordner des allgemeinen GED-Ordners

Es ist möglich, die Berechtigungen der allgemeinen Dokumentenbibliothek zu überschreiben, um bestimmten Benutzern volle Rechte zu gewähren, damit sie Dokumente einsehen/herunterladen und hochladen können, selbst wenn sie keine Berechtigungen haben.

Ein Button in der allgemeinen Dokumentenbibliothek ermöglicht den Zugriff auf die Schnittstelle, die die Ordner der Ebene I auflistet und Benutzer mit vollen Rechten zuweist.

1. Entfernen Sie die Berechtigung des Benutzers: Allgemeine Dokumentenbibliothek: Einsehen.
2. Tragen Sie den Benutzer in die Liste der autorisierten Ordner ein. Die anderen Ordner werden in der mobilen Anwendung DoliPlusMobi ausgeblendet oder sind nicht vorhanden.

 

Anwendungsfall:

Die Benutzer verfügen über eingeschränkte Leseberechtigungen in der allgemeinen Dokumentenbibliothek. Die Berechtigung für bestimmte Ordner ermöglicht es ihnen, auch Dokumente in diesen Unterordnern hochzuladen.

Verbindung zwischen Dokumentenbibliothek und NAS (Netzwerkspeicher)

Zum Beispiel, wenn Sie einen NAS-Speicher haben, der mit dem Web verbunden ist, können Sie eine Verbindung herstellen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente von Ihrer DoliPlus-Dokumentenbibliothek und Ihrem NAS-Speicher zu verschieben.

Ein Beispielvideo finden Sie hier.

Wie Sie diesen Connector in DoliPlus einrichten. Gehen Sie zu Startseite -> Einstellungen -> Dokumentenbibliothek.

Für eine Verbindung von DoliPlus aus sind die klassischen Parameter für den FTP- oder besser FTPS-Zugriff auf den NAS erforderlich:

• Öffentliche Serveradresse
• Login
• Passwort
• Portnummer

Tipp: Testen Sie die Parameter vorher in einem Browser oder einem FTP-Client wie FileZilla.

Darüber hinaus sind Konfigurationen des NAS und des Routers erforderlich.

• Konfiguration des FTP-Servers auf dem NAS
  • Port 21
  • Aktivierung von SSL / TLS
  • Passiver FTP auf dem Portbereich 55536-55735
• Konfiguration des Modems/Routers von Orange, SFR oder anderen.
  • Weiterleitung des Ports 21 an die lokale IP-Adresse des NAS-Servers
  • Weiterleitung des passiven Portbereichs 55536-55735 an die lokale IP-Adresse des NAS-Servers

On the go, especially on tablets, use the icons to access features available with a mouse on your PC or Mac at the office, or use the context menus with a long press on the document.

Keyboard Shortcuts

Find the Windows shortcuts in your document library, the main ones are:

• Refresh: F5
• Previous: BACKSPACE
• Next: SPACE
• Copy: CTRL+C
• Cut: CTRL+X
• Paste: CTRL+V

Other shortcuts are available behind the ? icon in your document library

Example of image management.

• PDF preview in the explorer

  

   

MonCloud – Your Private Document Library

The term “Cloud” (French for “cloud”) refers to storing your data on remote servers, eliminating the need to keep it on a local device.

The advantage is that you can access your data from any internet-connected computer and synchronize it across multiple devices.

MonCloud is your private, non-shared space. Documents stored in MonCloud are not visible to other users.

Additionally, if you want to access your MonCloud folder from your Android or iPhone, iPad, Windows PC or Mac desktop, this is possible by using the standard protocol called WebDAV.

Depending on the case, you may need to download standard applications to connect by entering:

Address (URL) + Login + Password of your Dolibarr session + DoliPlus

Note:

To get the server address (URL), click the “MonCloud Credentials” button in your user profile to receive your complete credentials by email. It is then easier to copy and paste from your email…

This address ends with a slash (/), which is important not to omit.

Some devices have a discovery service that truncates the address. To bypass this, save and then edit to force the full address.

If the protocol is requested, choose Basic.

 

Access Your Document Library as a Computer Drive

MonCloud spricht WebDAV, ein Standardprotokoll: Ihre private Dokumentenbibliothek wird somit wie jedes andere Laufwerk im Windows Explorer oder Mac Finder angezeigt. Dauert nur zwei Minuten. Dateien werden dann in beide Richtungen übertragen, ohne den Browser zu nutzen.

Zuerst: Ihre Zugangsdaten abrufen

Öffnen Sie Ihr Benutzerprofil und klicken Sie auf den Button „MonCloud-Zugangsdaten“: Sie erhalten per E-Mail die Serveradresse, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Bewahren Sie diese Nachricht auf, Sie werden diese drei Angaben kopieren müssen.

Windows: MonCloud als Netzwerklaufwerk einbinden

Mehrere Programme erledigen dies. Wir nutzen hier RaiDrive als Beispiel: Laden Sie es herunter, installieren Sie es, starten Sie es und stellen Sie die Sprache auf Deutsch um.

Klicken Sie dann in der oberen Symbolleiste auf Hinzufügen, wechseln Sie zum Tab NAS und tragen Sie ein:

• Speicher: WebDAV;
• Laufwerk: Ihren gewünschten Laufwerksbuchstaben;
• Adresse: die lange, per E-Mail erhaltene Adresse, aufgeteilt in zwei Zeilen wie im Beispiel;
• Port: 443;
• Konto: Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.

Bestätigen Sie mit OK: Die Ordner Ihrer persönlichen Dokumentenbibliothek erscheinen im Windows Explorer. Die Synchronisierung erfolgt automatisch.

macOS: Verbindung über den Finder herstellen

Auf dem Mac ist keine Installation nötig. Öffnen Sie den Finder, wählen Sie im Menü Gehe zu den Punkt „Mit Server verbinden…“ und geben Sie dieselbe Adresse wie unter Windows ein.

Der Finder fordert dann Ihre Zugangsdaten an: Geben Sie den erhaltenen Benutzernamen und das Passwort ein und klicken Sie auf Verbinden.

Der Scan-Ordner per sicherem FTP

Dieselbe Software bindet auch den Scan-Ordner Ihrer Sitzung als Netzwerklaufwerk ein, diesmal per sicherem FTP, mit den bei der Auslieferung übergebenen Parametern. In RaiDrive: Hinzufügen, Tab NAS:

• Speicher: FTP;
• Laufwerk: ein Laufwerksbuchstabe;
• Adresse: Ihre FTP-Adresse, Port 21;
• Konto: Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.

Ihre Verbindungen werden dann nebeneinander im selben Fenster angezeigt.

Einen Ordner der Dokumentenbibliothek mit einer kleinen Gruppe teilen

Möchten Sie, dass einige Benutzer an denselben Dateien arbeiten, ohne auf einen externen Speicherdienst zurückgreifen zu müssen? Ein sicherer FTP-Zugriff wird auf einen freigegebenen Ordner in der Dokumentbibliothek eingerichtet, mit Lese- und Schreibrechten. Jeder Benutzer synchronisiert dann einen lokalen Ordner auf seinem Computer mit der Software seiner Wahl – die Software wird nicht bereitgestellt, nur der Zugriff.
Sie profitieren in drei Punkten: kontrollierte Freigabe, da nur autorisierte Benutzer Zugriff haben; echte Integration, da der Ordner wie ein Windows-Laufwerk funktioniert; und kein externer Cloud-Speicher, da die Dokumente Ihre DoliPlus-Session nicht verlassen. Das Teilen per E-Mail führt dagegen zu mehreren Versionen und Verlusten.

Diese Funktion befindet sich derzeit in Entwicklung.

Auf Android und iOS

Auf Smartphones und Tablets erledigt jeder WebDAV-Client den Job – der Server ist DoliPlus; der Client ist die App, die sich verbindet. Einige bewährte Optionen:

• Android — WebDAV Navigator Lite (auch für iPad verfügbar) · WebDavDroid Lite ;
• iOS — WebDAV Navigator Lite · My WebDAV.

Berechtigungsverwaltung MonCloud

Zwei Berechtigungen steuern MonCloud, beide standardmäßig für neue Benutzer aktiviert:

• Zugriff auf die MonCloud-Dokumentbibliothek – ohne diese sieht der Benutzer seinen privaten Bereich nicht in den DoliPlus-Explorern;
• Erlauben der Synchronisierung des privaten MonCloud-Dokumentbibliotheksbereichs mit Drittanbieter-Apps (Android, iOS, Windows) – diese öffnet oder schließt alle oben genannten Funktionen in diesem Kapitel.

Das Entfernen der zweiten Berechtigung lässt den Bereich in DoliPlus sichtbar, schneidet ihn aber von Netzwerklaufwerken und mobilen Apps ab.

Weitere Optionen und Konfiguration

Zugriff über das Administratormenü

Automatische Ordner

Diese Option standardisiert automatisch die Namen von Unterordnern in der Dokumentbibliothek.

Zugriff: Startseite->Konfiguration->Dokumentbibliothek

Dokumente systematisch zusammenführen

Zugriff: Startseite->Konfiguration->Dokumentbibliothek

Praktisch, um beispielsweise eine Dekadenversicherungsbescheinigung automatisch zu Angeboten hinzuzufügen.

Verfügbar für alle hier aufgeführten Elemente.

 

Bilder im Planablageordner in PDFs umwandeln

Diese Option ermöglicht es, Bilder im Ordner für Planablagen (z.B. “Pläne”) in PDFs in der Dokumentenbibliothek zu konvertieren.

Das Originalbild wird im Unterordner ‘Archiv’ gespeichert.

Kann auf Ordner angewendet werden, die an mehreren Stellen der Dokumentenbibliothek liegen, vorausgesetzt der Name des Planablageordners entspricht einem Unterordner des Auftrags, Angebots …

Zulässige Bildformate:

Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt in der Dokumentenbibliothek bearbeiten

Mit dem in DoliPlus integrierten OnlyOffice-Modul müssen Sie Dokumente nicht mehr herunterladen, um sie zu bearbeiten. Ein Rechtsklick auf eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in Ihrer Dokumentenbibliothek zeigt die Option Mit OnlyOffice bearbeiten: Der Editor öffnet sich direkt in Ihrem Browser, im Vollbildmodus, und das Speichern erfolgt automatisch. Ihr Dokument bleibt auf Ihrem DoliPlus-Server — es wird zu keinem Zeitpunkt an einen externen Dienst übertragen.

Mehr erfahren über die Dokumentenbearbeitung mit OnlyOffice

API und Dokumentenbibliothek

Siehe Kapitel über bidirektionale Kommunikations-API Dolibarr & DoliPlus