auf 5 September 2026
Der Scan-Ordner in der Dokumentenbibliothek ermöglicht es Ihnen, Ihre digitalisierten Dokumente zu speichern und in DoliPlus zu organisieren. So gelangen Ihre Scans direkt in Ihre Software, ohne manuelles Herunterladen.
Der Scan-Ordner in der Dokumentenbibliothek
In DoliPlus wird standardmäßig ein Ordner namens „Scan“ im Dokumentenbibliothek-Explorer angezeigt. Dieser Ordner erfüllt mehrere Funktionen. Wir betrachten sie nacheinander.
Der Scan-Ordner mit einem Netzwerk-Scanner verbunden
Zunächst verbindet sich der Scan-Ordner mit einem Netzwerk-Scanner über FTP oder SFTP. Ihre Anmeldedaten (Adresse, Benutzername, Passwort) werden Ihnen bei der Anmeldung bereitgestellt. Bei Bedarf teilt Ihnen der Support diese erneut mit.
Die meisten Netzwerk-Scanner können ihre Dokumente an einen entfernten Server senden. Ihre Scans gelangen daher direkt in den Scan-Ordner, ohne weitere Manipulation.
Bitte beachten Sie, dass die FTP-Verbindung nur in der Hauptumgebung (Entität 1) verfügbar ist, falls mehrere Gesellschaften genutzt werden.
Der Scan-Ordner auf mobilen Geräten und anderen Geräten
FTP ermöglicht auch die Synchronisierung Ihrer Dokumente unterwegs. Sie arbeiten so offline auf Smartphone oder Tablet. Zum Beispiel sorgen diese Anwendungen für eine Synchronisierung, manchmal in beide Richtungen:
- Android: AndFTP;
- iOS: FTPManager.
Zusätzlich nutzt das Modul Intervention dieses Prinzip. Es holt Arbeitsaufträge, Berichte oder Protokolle, um sie mit einer Anwendung wie XODO vom Kunden unterschreiben zu lassen.
Der Scan-Ordner als Übertragungszone
Der Scan-Ordner dient auch als Übertragungszone. Sie legen dort temporär Dokumente ab und verschieben sie dann in andere Bereiche der Dokumentenbibliothek.
Scan-Ordner und E-Mail
In der E-Mail-Funktion extrahieren Sie automatisch die Anhänge in die Dokumentenbibliothek. Allerdings sind nicht alle Ordner der Dokumentenbibliothek aus der E-Mail-Funktion zugänglich. Daher dient der Scan-Ordner oft als erste Zieladresse.
Anschließend öffnen Sie im Mehrfenstermodus den endgültigen Dokumentenbibliothek-Bereich und verschieben die extrahierten Dokumente dorthin.
Der persönliche Scan-Ordner pro Benutzer
Schließlich kann der Scan-Ordner jedem Benutzer zugeordnet werden. Bisher erstellte jeder einen Unterordner, der für alle zugänglich war. Jetzt macht eine Option einen Unterordner nur für den Eigentümer zugänglich.
Da dieser Ordner per FTP zugänglich ist, erstellt DoliPlus eine Verzeichnisstruktur pro Benutzer. Jeder Unterordner trägt die E-Mail-Adresse, die in der E-Mail-Konfiguration definiert ist:
- /scan/pierre@email/;
- /scan/florence@email/.
Um diese Option zu aktivieren, konfigurieren Sie zunächst das Modul und schalten dann Option Nr. 1 frei. Zusätzlich ermöglicht eine Rechteverwaltung eine feine Einstellung, Benutzer für Benutzer.
Schließlich können Sie mehrere Zugänge auf Ihrem Scanner einrichten. Jeder leitet das Dokument dann in den richtigen Unterordner, indem Sie den Pfad /scan/email_de_pierre/ in den Scanner-Einstellungen angeben.
Warum den Scan-Ordner nutzen?
Der Scan-Ordner verbindet Papier mit Digitalem, mühelos. Sie scannen, und das Dokument landet am richtigen Ort in DoliPlus.
Sie profitieren auf drei Ebenen:
- fließende Ablage: Ihre Scans gelangen direkt in die Dokumentbibliothek;
- echte Mobilität: Ihre Dokumente folgen auf Tablet und Smartphone;
- klare Organisation: Jeder findet seine eigenen Scans wieder.
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