on 5 Settembre 2026 DMS – Cartella Scan – Scansione e Trasferimento
La cartella Scan dell’archivio documentale vi permette di recuperare i vostri documenti digitalizzati, per poi classificarli in DoliPlus. Così, i vostri scans arrivano direttamente nel vostro software, senza scaricamento manuale.
La cartella Scan nell’archivio documentale
In DoliPlus, una cartella denominata « Scan » appare in standard nell’esploratore dell’archivio documentale. Questa cartella svolge in realtà diversi ruoli. Vediamoli uno per uno.
La cartella Scan collegata a uno scanner di rete
Innanzitutto, la cartella Scan si connette a uno scanner di rete, tramite FTP o SFTP. Le vostre credenziali (indirizzo, login, password) vi vengono fornite all’iscrizione. Se necessario, il vostro supporto ve le comunica nuovamente.
Infatti, la maggior parte degli scanner di rete sa inviare i documenti a un server remoto. Le vostre scansioni arrivano quindi nella cartella Scan, senza alcuna altra manipolazione.
Tuttavia, la connessione FTP è disponibile solo nell’ambiente principale (entità 1), in caso di utilizzo multi-azienda.
La cartella Scan su mobile e altri dispositivi
Successivamente, l’FTP permette anche di sincronizzare i documenti in mobilità. Lavorate così in modalità disconnessa su smartphone o tablet. Ad esempio, queste applicazioni assicurano una sincronizzazione, a volte bidirezionale:
- Android: AndFTP;
- iOS: FTPManager.
Inoltre, il modulo Intervento utilizza questo principio. Recupera i buoni d’intervento, i rapporti o i verbali, per farli firmare al cliente con un’applicazione come XODO.
La cartella Scan come area di trasferimento
La cartella Scan serve anche come area di trasferimento. Vi depositate temporaneamente i documenti, per poi trascinarli verso altre posizioni dell’archivio documentale.
Cartella Scan e posta elettronica
Nella posta elettronica, estraete automaticamente gli allegati ricevuti verso l’archivio documentale. Tuttavia, non tutte le cartelle dell’archivio documentale sono accessibili dalla posta elettronica. È per questo che la cartella Scan serve spesso come destinazione iniziale.
Successivamente, in modalità multi-finestra, aprite la cartella di destinazione dell’archivio documentale, per poi trascinarvi i documenti estratti.
La cartella Scan personale per utente
Infine, la cartella Scan può diventare propria di ogni utente. Fino ad ora, ciascuno creava una sottocartella condivisa da tutti. Ora, un’opzione rende una sottocartella accessibile solo al suo proprietario.
Poiché questa cartella è accessibile in FTP, DoliPlus crea una struttura ad albero per utente. Ogni sottocartella porta l’indirizzo e-mail definito nella configurazione della posta elettronica:
- /scan/email_di_pietro/;
- /scan/email_di_florence/.
Per attivare questa opzione, configuri prima il modulo, poi attivi l’opzione n° 1. Inoltre, una gestione dei diritti consente una configurazione precisa, utente per utente.
Infine, può configurare più accessi sul suo scanner. Ciascuno indirizza il documento verso la sottocartella corretta, indicando il percorso /scan/email_di_pierre/ nelle impostazioni dello scanner.
Perché utilizzare la cartella Scan?
La cartella Scan collega la carta al digitale, senza sforzo. Scansiona, e il documento arriva al posto giusto in DoliPlus.
Ne beneficia su tre fronti:
- un archivio fluido: le sue scansioni vanno direttamente nell’archivio documentale;
- una mobilità reale: i suoi documenti sono disponibili su tablet e mobile;
- un’organizzazione chiara: ognuno ritrova le proprie scansioni.
Scopri di più sull’archivio documentale
Per approfondire
- L’archivio documentale (gestione elettronica dei documenti)
- La sua mail integrata — Webmail DoliPlus
