La gestione documentale online di DoliPlus organizza quote, invoice, contratti, foto di cantiere e corrispondenza nello stesso posto dei vostri clienti — e ora è ancora più comoda:

• Cartelle preferite fissate in cima alla colonna: i vostri tre case file quotidiani sono a portata di clic senza navigare nell’albero.
• Un pannello a destra che vi mostra, quando selezionate un file, cos’è e cosa potete farci.
• Un’anteprima a schermo intero: leggete un PDF, un’immagine o un testo senza scaricarli o lasciare la pagina.
• Azioni che si adattano al file — modificare un testo, editare un documento Office, ridimensionare una foto.
• Uso con un dito su telefono e tablet, in vista miniature.

In altre parole: i vostri documenti smettono di essere allegati sparsi. Diventano una biblioteca aziendale, organizzata per cliente e case file, che ognuno consulta in base ai propri permessi.

Trovare un documento senza cercarlo

La colonna di sinistra riunisce i vostri preferiti, poi le posizioni (documenti condivisi, scansioni, spazio personale) e infine i vostri account collegati. Una cartella che aprite ogni giorno si fissa una volta, e poi si ritrova con un solo clic.

Il campo di ricerca, invece, cerca dove glielo chiedete: nella cartella corrente, in tutta la posizione, o ovunque contemporaneamente. È il gesto più veloce quando sapete cosa cercate ma non più dove è archiviato.

Leggere un documento senza aprirlo o scaricarlo

Selezionate un file: il pannello di destra mostra il tipo, il peso, la data e i vostri permessi. Il pulsante Anteprima lo visualizza allora a grandezza naturale, nella pagina — una invoice PDF si legge per intero, una foto si visualizza a dimensione reale, un file di testo mostra il suo contenuto. Chiudete, passate al successivo.

Questo dettaglio cambia la routine di chi verifica documenti in serie: non serve più scaricare dieci file per trovare quello giusto.

Azioni che dipendono dal file, non da un menu

I pulsanti proposti cambiano in base a ciò che avete selezionato. Su un file di testo, DoliPlus vi permette di modificarlo direttamente. Su un documento Word, Excel o PowerPoint, vi propone di aprirlo nella suite per ufficio online. Su una foto, di ridimensionarla. Non dovete cercare il comando giusto in un menu: è già lì, oppure non serve.

Il clic destro, invece, mantiene tutte le operazioni classiche: rinominare, copiare, spostare, archiviare, gestire i permessi.

Da un telefono, su un cantiere

Su mobile, l’albero delle cartelle si ripiega in un cassetto e i documenti si visualizzano in anteprime: si riconosce una foto di cantiere in un attimo, mentre un elenco di nomi di file non dice nulla. Le caselle di selezione riappaiono per scegliere più documenti con un tocco.

Preferite l’applicazione? I documenti di un cliente, di un preventivo o di un intervento sono accessibili anche da DoliPlusMobi. Scoprite di più sulla condivisione di file da mobile.

Per approfondire

• Modificare i vostri documenti Word, Excel e PowerPoint direttamente in DoliPlus
• La suite per ufficio online per aziende

Perché una GED (Gestione Elettronica Documenti)

Metodo di classificazione della GED interna del vostro ERP Dolibarr

Il Multipunto logico della document library (Gestione Elettronica dei Documenti)

Esempio:

• la nota di calcolo del quote è nella document library del Quote
• La documentazione commerciale è nel Menu document library generale
• L’invoice del fornitore nella cartella document library dell’Invoice fornitore,
• I documenti di apertura conto del tuo cliente sono nella document library del tuo cliente,
• Le foto o documentazione dei tuoi prodotti e servizi sono nella document library del Prodotto/Servizio

Collegamento Scanner

Il tuo scanner è configurato per puntare alla cartella “scan” del tuo server DoliPlus? Allora, recupera e archivia facilmente i tuoi documenti scansionati nelle tue cartelle della document library (Gestione Elettronica dei Documenti). È una funzionalità standard in DoliPlus, chiedi al supporto i tuoi codici di accesso gratuiti.

Consulta il capitolo

Collegamento Messaggistica

Inviare un’email con allegato un documento dalla sua document library non è mai stato così semplice con la messaggistica interna DoliPlus. Un accesso dedicato consente di esplorare la document library e selezionare i documenti da inviare.

Il suo WebMail è inoltre integrato con la document library (Gestion Électronique de Documents), permettendo di estrarre automaticamente gli allegati delle email per inserirli in uno dei multipunti logici della document library.

Con il WebMail può anche selezionare direttamente i documenti da inviare tra quelli archiviati nella document library.

Integrazione con la document library privata MonCloud

Se dispone di uno spazio MonCloud DoliPlus, questo è connesso alla sua document library (Gestion Électronique de Documents) Dolibarr. Il suo spazio MonCloud comunica inoltre con il server file aziendale (NAS) e con OneDrive.

Gestione dei permessi

Un sistema di gestione dei permessi per le cartelle della document library generale e della document library clienti/fornitori consente di definire autorizzazioni specifiche.

Gestione permessi – Sottocartelle document library generale

È possibile eccezionalmente concedere permessi completi su specifiche sottocartelle della document library generale, permettendo a determinati utenti di consultare/scaricare e caricare documenti, anche se normalmente non ne avrebbero i diritti.

Un pulsante nella document library generale permette di accedere all’interfaccia che elenca le cartelle di primo livello e assegnare agli utenti i permessi completi.

1. Rimuovere all’utente il permesso generale: Document library: Consultazione.
2. Assegnare l’utente alle cartelle autorizzate, le altre cartelle saranno nascoste o assenti nell’app mobile DoliPlusMobi.

 

Caso d’uso:

Gli utenti con permessi limitati in consultazione sulla document library generale potranno caricare documenti nelle specifiche sottocartelle a loro autorizzate.

Integrazione tra document library e NAS (Server di archiviazione di rete)

Ad esempio, se possiede un NAS connesso al web, è possibile stabilire un collegamento per trasferire documenti tra la document library DoliPlus e il suo storage NAS.

Un video dimostrativo qui.

Come configurare questo connettore in DoliPlus. Da Home -> Configurazione ->Document library.

Per una connessione da DoliPlus, sono necessari i parametri standard per accedere via FTP o preferibilmente FTPS al NAS:

• Indirizzo pubblico del server
• Login
• Password
• Numero porta

Consiglio: Testare prima i parametri con un browser o un client FTP come FileZilla.

Inoltre, sono necessarie configurazioni sul NAS e sul router.

• Configurazione server FTP sul NAS
  • Porta 21
  • Attivazione SSL/TLS
  • FTP passivo sulla gamma di porte 55536-55735
• Configurazione modem/router Orange, SFR o altri.
  • Port forwarding della porta 21 verso l’IP locale del NAS
  • Port forwarding della gamma di porte passive 55536-55735 verso l’IP locale del NAS

In mobilità, specialmente su tablet, utilizzi le icone per accedere alle funzionalità disponibili con il mouse sul suo PC o Mac in ufficio, oppure usi i menu contestuali con una pressione prolungata sul documento.

Scorciatoie da tastiera

Trovi le scorciatoie Windows nella sua document library, le principali sono:

• Aggiorna: F5
• Indietro: BACKSPACE
• Avanti: SPACE
• Copia: CTRL+C
• Taglia: CTRL+X
• Incolla: CTRL+V

Le altre scorciatoie si trovano dietro il pittogramma ? della sua document library

Esempio di gestione delle immagini.

• Anteprima del PDF nell’esploratore

  

   

MonCloud la Document Library Privata

Il termine “Cloud” (“nuvola” in italiano) si riferisce all’esternalizzazione dei suoi dati su server remoti, evitando così di doverli memorizzare su un dispositivo locale.

Il vantaggio è poter accedere ai propri dati da qualsiasi computer connesso a Internet e sincronizzarli su più dispositivi.

MonCloud è uno spazio riservato non condiviso, il suo. I documenti caricati in MonCloud non sono visibili agli altri utenti.

Inoltre, se desidera accedere alla sua cartella MonCloud dai suoi dispositivi mobili Android, iPhone, iPad, dal suo PC Windows o Mac da ufficio, è possibile farlo utilizzando il protocollo standard chiamato WebDAV.

A seconda dei casi, è necessario scaricare applicazioni standard che le permettano di connettersi inserendo:

Indirizzo (url)   + login + Password della sua sessione Dolibarr + DoliPlus

Nota:

Per ottenere l’indirizzo (url) del server, clicchi sul pulsante “Credenziali MonCloud” nella sua scheda utente per ricevere le credenziali complete via email. È poi più semplice fare un copia-incolla dalla sua email…

Questo indirizzo termina con una barra (/), è importante non ometterla.

Alcuni dispositivi hanno un servizio di rilevamento che tronca l’indirizzo; per ovviare a questo problema, lo registri e poi torni in modifica per forzare l’indirizzo completo.

Se viene richiesto il protocollo, scelga Basic.

 

Aprire la sua document library come un’unità del suo computer

MonCloud utilizza il protocollo standard WebDAV: la vostra document library privata si aggiunge quindi all’Esplora file di Windows o al Finder del Mac, come qualsiasi altro disco. Bastano due minuti. I file circolano poi in entrambe le direzioni, senza passare dal browser.

Primo passo: recuperare le credenziali

Aprite il vostro profilo utente, quindi cliccate sul pulsante «Credenziali MonCloud»: riceverete via email l’indirizzo del server, il vostro username e la password. Conservate questo messaggio a portata di mano, dovrete copiare-incollare questi tre valori.

Windows: aggiungere MonCloud come unità di rete

Diversi software sul mercato svolgono questa funzione. Prendiamo qui RaiDrive come esempio: scaricatelo, installatelo, avviatelo, quindi impostate la lingua italiana.

Cliccate poi su Aggiungi nella barra degli strumenti in alto, quindi andate nella scheda NAS e inserite:

• Archiviazione: WebDAV;
• Disco: la lettera di unità di rete a vostra scelta;
• Indirizzo: l’indirizzo lungo ricevuto via email, distribuito sulle due righe come nell’esempio;
• Porta: 443;
• Account: il vostro username e password.

Confermate con OK: le cartelle della vostra document library personale appariranno nell’Esplora file di Windows. La sincronizzazione sarà poi automatica.

macOS: connettersi dal Finder

Su Mac, nulla da installare. Aprite il Finder, menu Vai, quindi «Connetti al server…», e inserite lo stesso indirizzo usato su Windows.

Il Finder chiederà quindi le credenziali: inserite il login e la password ricevuti, quindi cliccate su Connetti.

La cartella Scan, in FTP sicuro

Lo stesso software monta anche la cartella Scan della vostra sessione come unità di rete, questa volta in FTP sicuro, con i parametri forniti al momento della consegna. In RaiDrive, Aggiungi, scheda NAS:

• Archiviazione: FTP;
• Disco: una lettera di unità;
• Indirizzo: il vostro indirizzo FTP, porta 21;
• Account: il vostro username e password.

Le vostre connessioni appariranno affiancate nella stessa finestra.

Condividere una cartella della document library con un piccolo gruppo

Lei desidera che un gruppo di utenti lavori sugli stessi file, senza passare attraverso un servizio di archiviazione esterno? Un accesso FTP sicuro è aperto su una cartella condivisa della document library, in lettura e scrittura. Ogni utente sincronizza poi una cartella locale del proprio computer, con il software di propria scelta — questo non è fornito, è solo l’accesso che viene concesso.
Lei ne trae vantaggio su tre fronti: un controllo completo, poiché solo gli utenti designati accedono alla cartella; una vera integrazione, poiché la cartella si comporta come un’unità Windows; e nessuna piattaforma cloud esterna, poiché i documenti non lasciano la sua sessione DoliPlus. Condividere via e-mail, al contrario, moltiplica le versioni e le perdite.

Questa funzionalità è in fase di sviluppo.

Su Android e su iOS

Su smartphone e tablet, qualsiasi client WebDAV va bene — il server è DoliPlus; il client è l’applicazione che si connette. Alcune che hanno dato prova di sé:

• Android — WebDAV Navigator Lite (disponibile anche su iPad) · WebDavDroid Lite ;
• iOS — WebDAV Navigator Lite · My WebDAV.

Gestione dei permessi MonCloud

Due autorizzazioni controllano MonCloud, entrambe concesse per impostazione predefinita a un nuovo utente:

• Accesso alla document library MonCloud — senza di essa, l’utente non vede il proprio spazio privato negli esploratori di DoliPlus;
• Autorizzare la sincronizzazione dello spazio document library privato MonCloud con applicazioni di terze parti (Android, iOS, Windows) — è questa che apre o chiude tutto quanto descritto in questo capitolo.

Rimuovere la seconda a un utente lascia il suo spazio consultabile in DoliPlus, ma lo disconnette dalle unità di rete e dalle applicazioni mobili.

Altre opzioni e configurazione

Accesso dal menu Amministratore

Cartelle automatiche

Questa opzione permette di normalizzare automaticamente il nome delle sottocartelle della document library.

Accesso: Home->configurazione->document library

Assemblare documenti in modo sistematico

Accesso: Home->configurazione->document library

Utile, ad esempio, per aggiungere sistematicamente un’attestazione di assicurazione decennale alle proposte commerciali.

Disponibile per tutti gli elementi elencati qui.

 

Convertire le immagini localizzate nella cartella dei depositi di piani in PDF

Questa opzione consente di convertire le immagini situate nella cartella dei depositi di piani (es. Piani) in PDF nella libreria documenti.

L’immagine originale viene archiviata nella sottocartella ‘Archivi’.

Può essere applicata alle cartelle situate in più punti della libreria documenti, a condizione che il nome della cartella dei depositi di piani corrisponda a una sottocartella dell’ordine, preventivo…

Formati di immagini consentiti:

Modificare i documenti Word, Excel, PowerPoint direttamente nella libreria documenti

Con il modulo OnlyOffice integrato in DoliPlus, non è più necessario scaricare un documento per modificarlo. Un clic destro su un file Word, Excel o PowerPoint nella libreria documenti mostra l’opzione Modifica con OnlyOffice: l’editor si apre direttamente nel browser, a schermo intero, e il salvataggio è automatico. Il documento rimane sul server DoliPlus — non viene mai trasferito a un servizio esterno.

Scopri di più sulla modifica dei documenti con OnlyOffice

API e libreria documenti

Vedere il capitolo API di comunicazione bidirezionale Dolibarr & DoliPlus