sur 18 mars 2016
Le dossier Scan de la GED vous permet de récupérer vos documents numérisés, puis de les classer dans DoliPlus. Ainsi, vos scans arrivent directement dans votre logiciel, sans téléchargement manuel.
Le dossier Scan dans la GED
Dans DoliPlus, un dossier nommé « Scan » apparaît en standard dans l’explorateur de la GED. Ce dossier joue en réalité plusieurs rôles. Voyons-les un par un.
Le dossier Scan relié à un scanner réseau
D’abord, le dossier Scan se connecte à un scanner en réseau, via FTP ou SFTP. Vos identifiants (adresse, login, mot de passe) vous sont fournis à l’inscription. Au besoin, votre support vous les communique à nouveau.
En effet, la plupart des scanners réseau savent envoyer leurs documents vers un serveur distant. Vos numérisations arrivent donc dans le dossier Scan, sans aucune autre manipulation.
Notez toutefois que la connexion FTP n’est disponible que sur l’environnement principal (entité 1), en cas d’usage multi-société.
Le dossier Scan sur mobile et autres appareils
Ensuite, le FTP permet aussi de synchroniser vos documents en mobilité. Vous travaillez ainsi en mode déconnecté sur smartphone ou tablette. Par exemple, ces applications assurent une synchronisation, parfois à double sens :
- Android : AndFTP ;
- iOS : FTPManager.
De plus, le module Intervention utilise ce principe. Il rapatrie les bons d’intervention, rapports ou procès-verbaux, afin de les faire signer par le client avec une application comme XODO.
Le dossier Scan comme zone de transfert
Le dossier Scan sert également de zone de transfert. Vous y déposez temporairement des documents, puis vous les glissez vers d’autres emplacements de la GED.
Dossier Scan et messagerie
Dans la messagerie, vous extrayez automatiquement les pièces jointes reçues vers la GED. Or, tous les dossiers de la GED ne sont pas accessibles depuis la messagerie. C’est pourquoi le dossier Scan sert souvent de destination première.
Ensuite, en mode multi-fenêtres, vous ouvrez la zone GED finale, puis vous y glissez les documents extraits.
Le dossier Scan personnel par utilisateur
Enfin, le dossier Scan peut devenir propre à chaque utilisateur. Jusqu’ici, chacun créait un sous-dossier partagé par tous. Désormais, une option rend un sous-dossier accessible à son seul propriétaire.
Comme ce dossier est accessible en FTP, DoliPlus crée une arborescence par utilisateur. Chaque sous-dossier porte l’adresse e-mail définie dans la configuration de la messagerie :
- /scan/email_de_pierre/ ;
- /scan/email_de_florence/.
Pour activer cette option, configurez d’abord le module, puis activez l’option n° 1. De plus, une gestion des droits permet un paramétrage fin, utilisateur par utilisateur.
Enfin, vous pouvez configurer plusieurs accès sur votre scanner. Chacun dirige alors le document vers le bon sous-dossier, en indiquant le chemin /scan/email_de_pierre/ dans les réglages du scanner.
Pourquoi utiliser le dossier Scan ?
Le dossier Scan relie le papier au numérique, sans effort. Vous numérisez, et le document arrive au bon endroit dans DoliPlus.
Vous y gagnez sur trois plans :
- un classement fluide : vos scans rejoignent directement la GED ;
- une mobilité réelle : vos documents suivent sur tablette et mobile ;
- une organisation claire : chacun retrouve ses propres numérisations.
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