sur 24 juillet 2020
La gestion numérique du courrier vous permet de dématérialiser vos courriers entrants, puis de les distribuer aux bons services. Ainsi, vous traitez votre courrier plus vite, sans papier qui circule.
À quoi sert la gestion numérique du courrier ?
La gestion numérique du courrier s’adresse d’abord au service courrier, puis à tous les utilisateurs impliqués dans les réponses et les envois. En dématérialisant, vous optimisez la productivité et vous améliorez le service client.
Concrètement, cette approche apporte plusieurs bénéfices :
- elle valorise l’information ;
- elle raccourcit les délais de traitement ;
- elle réduit les coûts de photocopie, d’impression et de classement ;
- elle supprime les tâches chronophages.
Ainsi, vous mettez en place une politique de classement, de recherche, de consultation et d’archivage, centralisée dans votre ERP.
Le principe de fonctionnement
D’abord, les courriers entrants sont scannés, puis téléversés en FTP vers DoliPlus, qui offre cette fonctionnalité en standard. Par ailleurs, pour un courrier déjà reçu par e-mail, la messagerie extrait les pièces jointes en un clic, vers le dossier « Scan ». En savoir plus sur le dossier Scan
Ensuite, un opérateur ventile chaque courrier aux utilisateurs en charge du traitement. Cette étape clé, rendue numérique, fait gagner un temps précieux. De cette façon, l’information est mieux organisée, et le service client gagne en réactivité.
Enfin, un tableau de synthèse supervise les flux. Vos équipes suivent ainsi l’avancement et maîtrisent mieux leurs informations.
Configurer le module
La configuration reste simple. D’abord, ajustez les droits, par groupe d’utilisateurs ou individuellement.
Ensuite, paramétrez les règles métiers de ventilation, depuis l’espace de configuration accessible à l’administrateur.
Pourquoi dématérialiser son courrier ?
Un courrier papier qui circule se perd, prend du retard et coûte cher. La gestion numérique du courrier supprime ces freins.
Vous y gagnez sur trois plans :
- un traitement rapide : chaque courrier arrive aussitôt au bon service ;
- une traçabilité complète : tout est classé et consultable ;
- des coûts réduits : moins de photocopies et de classement papier.
Pour aller plus loin
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