auf 5 September 2026
Die digitale Postverwaltung ermöglicht es Ihnen, eingehende Post zu digitalisieren und an die richtigen Abteilungen weiterzuleiten. So bearbeiten Sie Ihre Post schneller – ganz ohne Papier.
Wozu dient die digitale Postverwaltung?
Die digitale Postverwaltung richtet sich zunächst an die Poststelle, dann an alle Nutzer, die an Antworten und Versand beteiligt sind. Durch die Digitalisierung steigern Sie die Produktivität und verbessern den Kundenservice.
Konkret bietet dieser Ansatz mehrere Vorteile:
- Sie werten Informationen auf;
- Sie verkürzen die Bearbeitungszeiten;
- Sie senken die Kosten für Kopieren, Drucken und Ablage;
- Sie eliminieren zeitaufwändige Aufgaben.
So etablieren Sie eine zentralisierte Strategie für Ablage, Suche, Einsicht und Archivierung in Ihrem ERP.
Das Funktionsprinzip
Zunächst werden eingehende Briefe gescannt und per FTP in DoliPlus hochgeladen, das diese Funktion standardmäßig bietet. Für bereits per E-Mail erhaltene Post extrahiert das System Anhänge mit einem Klick in den Ordner „Scan“. Mehr zum Scan-Ordner
Anschließend verteilt ein Operator jede Post an die zuständigen Nutzer. Dieser digitale Schritt spart wertvolle Zeit. So sind Informationen besser organisiert und der Kundenservice reagiert schneller.
Alle Bildschirme – Sortieren, Aktionsliste, Konfiguration – finden Sie in der Gruppe „Postverteilung“ am Ende des Menüs Verkauf.
Abschließend überwacht ein Dashboard die Workflows. Ihre Teams behalten so den Überblick und haben ihre Informationen besser im Griff.
Modul konfigurieren
Die Konfiguration ist einfach. Passen Sie zunächst die Rechte an – gruppen- oder nutzerspezifisch.
Dann richten Sie geschäftsspezifische Verteilungsregeln ein. Der Administrator findet diese in der Gruppe „Postverteilung“ im Menü Verkauf oder per Klick auf den Konfigurationsbutton im Sortierbildschirm.
Warum Post digitalisieren?
Papierpost geht verloren, verzögert sich und verursacht Kosten. Die digitale Postverwaltung beseitigt diese Hindernisse.
Sie profitieren in drei Bereichen:
- Schnelle Bearbeitung: Jede Post erreicht sofort die richtige Abteilung;
- Vollständige Nachverfolgbarkeit: Alles ist abgelegt und einsehbar;
- Geringere Kosten: Weniger Kopien und Papierablage.
Weiterführende Informationen
