I clienti e i contatti sono il cuore del CRM di DoliPlus. Il cliente rappresenta un’azienda (cliente, prospect, fornitore), mentre il contatto una persona o un indirizzo associato. Così, tutta la vostra relazione commerciale si organizza intorno a loro.

Clienti e contatti: di cosa parliamo?

Il modulo Clienti gestisce i vostri clienti, prospect e fornitori, chiamati “tiers”. Molti altri moduli si basano su di esso: fatture, ordini, contratti, proposte commerciali.

Un cliente è quindi un’entità: cliente, prospect, fornitore o partner. Il contatto, invece, rappresenta una persona o un indirizzo all’interno del cliente, ad esempio un indirizzo di fatturazione o di consegna. Inoltre, un cliente ha solo due stati: attivo o chiuso.

Creare un cliente

La creazione parte da una scelta semplice. Selezionando “Nuovo prospect”, “Nuovo cliente” o “Nuovo fornitore”, i campi corrispondenti vengono precompilati. Inoltre, DoliPlus può generare automaticamente il codice cliente o fornitore, per un riferimento univoco.

Una volta creata l’azienda, potete aggiungere documenti nella sua scheda della document library. Infine, ricordate una regola di eliminazione: solo un cliente senza oggetti associati (fattura, contratto, ordine) può essere eliminato. Altrimenti, è meglio impostarlo come “chiuso”.

La scelta iniziale — “Nuovo prospect”, “Nuovo cliente” o “Nuovo fornitore” — precompila i due campi che contano: Prospect/Cliente e Fornitore. Un prospect arriva quindi come Prospect con Fornitore impostato su “no”, un cliente come Prospect/Cliente, e così via. Siete liberi di modificarli successivamente.

Creare un contatto associato

I contatti completano il cliente. Ne potete creare quanti ne servono: contatto fatturazione, contatto tesoriere, indirizzo di consegna. Due percorsi sono disponibili:

• tramite Clienti → Contatti → Nuovo contatto: il contatto può rimanere indipendente da un cliente;
• tramite la scheda cliente o fornitore di un cliente, pulsante “Crea un contatto”: il contatto è quindi collegato al cliente.

Questi contatti servono poi come destinatari per le vostre e-mail, i vostri quote o le vostre fatture. Scopri di più sull’importazione dei contatti

Gestione elettronica dei documenti (G.E.D) del Cliente

Tutti i documenti caricati nel lettore “Clienti” sono associati esclusivamente a questo cliente.

Caricate il logo del cliente nella cartella Foto.

Vedi anche GED (Gestione Elettronica dei Documenti) Dolibarr

Generare un documento da un cliente

Potete anche creare un documento dalla scheda del cliente, partendo da un modello personalizzabile (.odt o .doc). I modelli si trovano in Strumenti → Documenti e Modelli → Modelli di documenti → Clienti.

La scheda del cliente include anche il campo Lingua predefinita. Compilatelo, e tutti i documenti creati per questo cliente saranno nella sua lingua — designazioni e descrizioni degli articoli incluse, purché il vostro catalogo sia tradotto. Tradurre il catalogo prodotti

I modelli si trovano nella cartella Strumenti → Documenti & Modelli → Modelli di documenti → Clienti.

Diritti e configurazione

Infine, la gestione dei diritti si regola prima per gruppo, poi eventualmente per utente. Inoltre, grazie alla gerarchia definita nella gestione degli utenti, un manager può accedere ai customer or supplier e ai documenti del suo team.

Per concludere, la configurazione del module definisce i codici customer or supplier e il formato dei codici contabili.

Perché gestire bene i customer or supplier e i contatti?

Un file client disordinato rallenta tutta l’azienda. Al contrario, customer or supplier e contatti ben organizzati diventano un riferimento affidabile, condiviso da tutti.

Ne beneficerete su tre fronti:

• una base unica: clienti, prospect e fornitori nello stesso luogo;
• scambi mirati: il contatto giusto riceve il documento giusto;
• un core per l’ERP: invoice, ordini e contratti si basano su di esso.

Scopri di più sull’importazione dei contatti

Per approfondire

• Importare contatti nel CRM
• La document library (gestione elettronica dei documenti)
• Catalogo prodotti multilingue — per tradurre i documenti di un cliente straniero fino alle descrizioni degli articoli

• Archiviazione automatica delle email in entrata e in uscita
• Normalizzare le funzioni dei contatti con un menu a tendina — normalizzare le funzioni dei vostri contatti con un menu a tendina.