I modelli di documenti in DoliPlus

I modelli di documenti di DoliPlus Le consentono di salvare una volta per tutte i Suoi testi standard: e-mail di follow-up, condizioni commerciali, report, risposte ai ticket, ecc.

Successivamente, Li può reinserire con un clic ogni volta che apre un editor di testo. In questo modo, risparmia tempo, garantisce un messaggio omogeneo in tutta l’azienda ed evita errori di battitura.

In pratica, i modelli di documenti si gestiscono dal menu Strumenti › Modelli di documenti. Ogni modello ha un titolo univoco, un tipo, un autore e un elenco di utenti autorizzati, che ne controlla la condivisione.

I diversi tipi di modelli

Innanzitutto, il tipo determina il contesto in cui il modello Le viene proposto. A seconda dei moduli attivati, sono disponibili i seguenti tipi:

  • E-mail — corpo e oggetto dei messaggi inviati dalla posta;
  • Clienti/Fornitori / Contatti — note e testi legati alle schede clienti e fornitori;
  • Gestione commerciale — preventivi, ordini, fatture;
  • Gestione acquisti — documenti fornitori;
  • Prodotto, Newsletter, SMS, Ticket, Intervento, Formazione, Note e Report, a seconda dei Suoi moduli.
💡 Da sapere: un modello di tipo E-mail include un campo Oggetto oltre al corpo. Oggetto e corpo vengono inseriti insieme quando si sceglie il modello.

Creare un modello di documenti

La creazione è semplice e veloce:

  1. apra Strumenti › Modelli di documenti, quindi scelga il tipo desiderato;
  2. clicchi poi su Nuovo modello;
  3. inserisca un titolo univoco e significativo (ad esempio “Follow-up fattura non pagata”);
  4. per un’e-mail, compili anche l’Oggetto;
  5. scriva il contenuto nell’editor di testo avanzato;
  6. indichi infine gli utenti autorizzati, quindi salvi.

Condividere un modello con altri utenti

Questo è l’aspetto più importante dello strumento. Infatti, due campi distinti regolano la condivisione di ogni modello.

Autore: il proprietario del modello

Il campo Autore indica chi ha creato il modello. Viene compilato automaticamente con il Suo nome. Di conseguenza, solo l’autore — o un amministratore — può modificarlo o eliminarlo. I Suoi colleghi possono usarlo, ma non modificarlo: la Sua versione di riferimento rimane così protetta.

Utenti: chi può utilizzarlo

Il campo Utenti è la chiave della condivisione. Qui può aggiungere nominativamente i colleghi autorizzati. Per farlo, inizi a digitare un nome: DoliPlus proporrà quindi l’elenco degli utenti attivi, e Lei potrà selezionare i beneficiari.

  • Modello personale: se indica solo Se stesso, il modello rimane privato;
  • Modello condiviso: aggiunga i Suoi colleghi, e il modello apparirà automaticamente nel loro editor, senza alcuna configurazione da parte loro.
💡 Da sapere: la condivisione è reversibile in qualsiasi momento. Basta rimuovere un collega dalla lista e il modello scomparirà dal suo editor, senza compromettere nulla per gli altri.

Utilizzare un modello quotidianamente

Non appena apri un editor pertinente (un’email, una nota, un resoconto), apparirà un menu a discesa “Scegli qui un modello”. Ti propone tutti i modelli del tipo corretto a cui hai accesso: i tuoi e quelli condivisi con te.

Successivamente, selezioni il modello e il suo contenuto viene inserito istantaneamente. Non ti resta che personalizzare gli ultimi dettagli prima di inviare.

Per approfondire, consulta l’invio di email tramite DoliPlus. Inoltre, i modelli di email si combinano naturalmente con le firme degli utenti.

Personalizzare con le variabili di sostituzione

Inoltre, un modello può contenere variabili di sostituzione. Si tratta di etichette sostituite automaticamente con le informazioni corrette al momento dell’inserimento: nome del cliente, importo della fattura, data odierna, firma…

In altre parole, scrivi “Buongiorno [nome del contatto]” una sola volta, e ogni messaggio utilizzerà il nome corretto. È ciò che trasforma un semplice testo standard in una vera corrispondenza personalizzata.

Gestire e organizzare i modelli di documenti

Infine, la tabella dei modelli offre diverse azioni pratiche:

  • Duplicare un modello per creare una variante senza doverlo riscrivere;
  • Attivare/Disattivare un modello: se disattivato, viene conservato ma non appare più negli editor;
  • Modificare o Eliminare (riservato all’autore e agli amministratori);
  • Cercare e ordinare per titolo, contenuto, tipo, autore o data.

Diritti, amministrazione e ambienti

L’accesso alla creazione dipende dai diritti di ciascun utente. Inoltre, gli amministratori dispongono del pulsante “Mostra tutti i modelli”. Ottengono così una visione completa di tutti i modelli dell’azienda, indipendentemente dall’autore.

Questa visualizzazione è molto utile per armonizzare i testi o riprendere il modello di un collega assente. Infine, nelle installazioni con più società, ogni modello è associato a un ambiente, separando chiaramente i modelli tra le tue entità.

Per approfondire

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